医用耗材采购信息变动通知系统的设计与应用

医用耗材采购信息变动通知系统的设计与应用

陈宝海,汪小锋

浙江大学医学院附属儿童医院 信息中心,浙江 杭州 310052

[摘 要]目的 建立医用耗材采购信息变动通知系统,优化医用耗材采购信息变动通知流程管理。方法 改进医用耗材采购信息变动通知的管理流程,在医院采购软件系统表中增加相应触发器实时抓取数据,设计开发软件系统,结合自动短信通知,替代原先的纸质通知单。结果 实现医用耗材采购信息变动通知的信息化管理,优化通知管理流程,实现跨院区、多部门信息化联动,通知时效性得到有效提高。运行8个月的数据显示,通知时间与计算时间、计算时间与审核时间间隔均在1 h以内,使用部门总体满意度由54.8%提高至98.5%。结论 医用耗材采购信息变动通知系统的开发应用,提高了采购变动信息通知的时效性、解决了跨院区信息传递障碍、降低了人工流程管理成本,提升了医用耗材精细化管理水平。

[关键词]医用耗材;采购信息变动通知;跨院区;精细化管理

引言

随着改革的推进与深化,公立医院对后勤服务的要求也越来越高,已将其纳入质量全程监控管理的范畴[1]。精细化管理是以“精确、细致、深入、规范”为特征的全面管理模式[2-3]。其运用程序化、规范化、标准化、数据化和信息化手段,以达到提高质量和效益为目的,实现组织管理各单元精确、高效、协调和程序运行[4-5]。现在大部分医院以分院区形式分布,工作人员多点办公,而医用耗材采购中物资的新增、停用、价格变动经常发生,原先使用纸质报告单在部门间的申请、通知,未被审批部门接收、及时处理的情况时有发生,阻碍了采购进程。基于此,我们通过改进医用耗材采购信息变动通知的管理流程,在医院物资管理系统相关表中增加触发器,实时抓取医用耗材物资变动数据,改进其管理流程,编译医用耗材采购信息变动通知系统,用系统软件替代纸质报告,结合自动短信通知相关人员,通过对此软件系统不断的螺旋式升级,在实际使用中,取得良好的应用效果。

1 医用耗材变动通知中存在的主要问题

1.1 医用耗材变动通知频繁

医用耗材是医疗器械的重要组成部分,具有品种多、用量大、消耗快、更新快、采购频繁等特点。随着医疗条件的改善、院感管理的要求和患者对医疗服务需求的提高,大量的一次性耗材取代需消毒的可重复使用的医用耗材[6]。我院医用耗材变动需通知频繁,2019年1月至8月,医用消耗材料共采购5116次订单,258次医用耗材变动需部门间通知协调。

1.2 跨院区、多地点办公审批效率低

医用耗材采购中物资的新增、停用、价格变动的发生,都需要在采购部门、医保部门、物价部门、临床部门之间进行协调,传统方法使用纸质报告单在部门间申请、传递、审批,而多院区、多部门之间的协调,未被相应部门及时接收、及时处理情况时有发生,审批效率低。据统计,在纸质审批流程中,平均时长3 h。

1.3 物价及医保部门审批流程繁复、易出错

物价中心要求医用耗材收费价格的计算人与核对人不相同,且各院区通知到位,且相关纸质报告单编号、签字、留档等过程,操作较为繁复、易出错。

2 医用耗材采购信息变动通知系统需求采集

我院成立由医保办、物价中心、采购中心、信息中心、临床业务科室负责人及相关人员6人组成的需求采集小组,梳理现有流程,通过头脑风暴法,找出存在的主要问题,用鱼骨图说明,见图1。

图1 医用耗材采购信息变动通知纸质单现存问题鱼骨图

3 医用耗材采购信息变动通知系统设计

3.1 医用耗材采购信息变动通知系统设计目标

医用耗材采购信息变动通知包括医用耗材采购信息变动通知单书写、纸质单报告采购中心领导签字、纸质单报告科室间递送、物价中心计算人计算、物价中心审核人审核。针对问题需求改进程序流程,设立目标:① 医用耗材物质变动信息程序自动提取,采购中心员工选择需要申请通知的医用耗材;② 程序自动每隔30 min(可配置)提醒采购中心领导医用耗材有变动,请求审核;③ 程序自动在每隔30 min(可配置)提醒物价中心工作人员医用耗材有变动;④ 物价中心第一操作人为计算人,程序辅助计算医用耗材收费单价;⑤ 物价中心第二操作人为审核人,确认审核。

3.2 医用耗材采购信息变动通知系统设计过程

根据前面的分析,编译医用耗材采购信息变动通知系统,取代原流程中的纸质单,用电子单形式通知。系统具体设计如下:① 对接采购中心物价采购系统,在耗材物资对应表上建立触发器,当采购系统有医用耗材物资变动(变动方式为:新增、停用、修改),触发器抓取相关信息,包括:医用物资名称、规格,采购单价、变动方式、国产/进口、单位,触发系统时间;② 采购中心工作人员在程序上选择需要通知给物价中心的物资,输入自己工号、密码确认通知;③ 采购中心领导选择确认通知的通知单,输入工号、密码确认;④ 如有需要处理的通知单出现,程序每隔30 min自动弹出,显示在电脑屏幕的最上层。物价中心第一次点击通知信息的为计算人,填写收费名称、收费单价(软件参考物价相关规定部分自动辅助计算收费单价)。最后输入工号、密码确认,程序记录系统时间及结算人信息;⑤ 物价中心第二次点击通知信息的为审核人,审核人不能和计算人相同,核对成功后输入工号密码确认审核;⑥ 可右键点击医用耗材通知信息,弹出和原纸质单格式为参考的打印模块,可打印出软件版纸质通知单;⑦ 提供多功能查询模块,以方便查询历史医用耗材通知相关信息;⑧ 系统操作流程可逆,但每一步数据的变化系统都得保留相关修改日志。改进后的医用耗材采购信息变动通知系统的数据流图如图2。系统部分相关界面如图3~4所示。

图2 医用耗材采购信息变动通知系统流图

图3 医用耗材采购信息变动通知系统通知界面

图4 医用耗材采购信息变动通知系统计算认操作界面

4 应用效果

通过医用耗材采购信息变动通知系统上线后对实施情况进行跟踪、评估,经过8个月的实施,得到了相关科室的认可:系统目前总得到258条通知单数据,作为样本,比较通知时间(采购中心最终通知物价中心时间)与计算时间(物价中心工作中第一人处理时间),平均相差35.32 min、计算时间与核对时间(物价中心工作中第二人处理时间)平均相差12.48 min,响应时间良好,见表1。由于是程序系统通知,跨院区通知得到解决;以触发器自动抓取院内医用耗材管理信息系统的基础数据,简易度提升;医用耗材收费价格大部分可以由系统参考物价规定智能计算,劳动量减少,智能度提高。通过对使用科室相关使用人员的满意度调查发现,比较实施前后对医用耗材采购信息变动通知的工作流程,工作效率,操作繁复程度等条目来评价,结果显示,总体满意度从54.8%提高至98.5%。

表1 258条通知单数据时间差

上线月份 通知数/条 通知时间与计算时间平均差/min计算时间与核对时间平均差/min 1 18 40.25 15.42 2 25 38.28 14.28 3 28 36.32 13.48 4 35 35.26 12.16 5 39 34.28 12.09 6 38 34.42 11.15 7 38 32.25 11.08 8 35 31.50 10.18合计 258 35.32 12.48

5 讨论

随着科学技术和医疗事业的不断发展,全程信息化监管将成为医院管理的必然趋势[7]。研究根据实际操作过程中体现出的矛盾,在保证质量的基础上,改变流程,简化繁复的操作过程,对医用耗材采购信息变动通知进行重新整理,编译程序,让通知变得既满足政策管理,又满足实际要求,满意度得到提高。

医用耗材采购信息变动通知系统的基础数据是在医院物资管理系统中自动提取,系统使用者很少需要自己录入相关数据,在原本工作任务就繁重的情况下,减轻了工作量,提高了工作效率,而效率提高使医用耗材库存减少成为可能。

医用耗材采购信息变动通知系统上线后,共采集到258条通知单数据,比较医院物资管理系统自动获取的医用耗材物资名与物价人员填写的物资收费名称98%有差异。国家药监局发布《国务院办公厅关于印发治理高值医用耗材改革方案的通知》(国办发〔2019〕37号)[8],强调规范医疗器械唯一标识系统建设,加强医疗器械全生命周期管理。对于医用耗材名称,建议各个系统中应与医疗器械唯一标识数据库中的耗材名称一致。下一步,研究将会按照国家药监局发布《国务院办公厅关于印发治理高值医用耗材改革方案的通知》,在医用耗材采购信息变动通知系统中加入符合医疗器械唯一标识系统规则的识别码,与别的信息系统预留接口,更加方便临床科室使用。

6 结论

进一步的发展和建设需要系统化方法解决系统化问题。随着信息技术的快速发展,医院管理模式只有不断的改进,才能满足时代的需求[9-11]。医务人员是管理措施的实施者、制度政策的执行者,在医院管理中起着至关重要的作用[12]。基于信息化的系统操作,以流程为核心,以质量为前提[13],着重强化简便的操作方法,借助于规范,从始至终地操作流程、完善各项管理环节以达到更加优质的管理效果[14]。医用耗材采购信息变动通知系统的建立,有效地缩短了医用物资变动部门间的通知时间,提高医院管理的效率和效果。随着信息技术的发展,人工智能在医学领域有着重要的作用[15]。有学者提出,需要加快人工智能医学应用开发步伐。在后勤医院管理流程中,如何引入人工智能,以快速提升医护的满意度,是需要进一步探究的问题[16]

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Design and Application of Information Change Notification System for Medical Consumables Purchasing

CHEN Baohai, WANG Xiaofeng
Department of Information Center, The Children’s Hospital of Zhejiang University School of Medicine,Hangzhou Zhejiang 310052, China

Abstract: Objective To establish a medical consumables purchasing information change notification system, and optimize the process management of medical consumables purchasing information change notification. Methods The management process for notification of changes in medical consumables purchsaing information has been improved. A corresponding trigger was added to the hospital procurement software system table to capture data in real time. The software system was designed and developed, combined with automatic SMS notifications, to replace the original paper notifications. Results The information management of change notification of medical consumables purchasing information was realized, the management process of notification was optimized, the information linkage of cross-hospital and multi-department was realized, and the timeliness of notification was effectively improved.The 8-month running data showed that the notification time and calculation time, calculation time and audit time ware within 1 hour, and the overall satisfaction of the user department had increased from 54.8% to 98.5%. Conclusion The development and application of medical consumables purchase information change notification system improves the timeliness of purchase change information notification, solves the obstacles of information transmission across hospital districts, reduces the cost of manual process management, and improves the level of fine management of medical consumables.

Key words: medical consumables; notification of change in purchasing information; inter-hospital; fine management

收稿日期:2020-05-22

作者邮箱:6514102@zju.edu.cn

[中图分类号]R197.3

[文献标识码]A

doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2020.12.029

[文章编号]1674-1633(2020)12-0118-03

本文编辑 皮志超