二维码在医疗机构无菌高值耗材管理中的应用

王磊a,李悦b,裘祖雄b,宋军侠b

南京市第一医院 a. 医务处;b. 信息处统计室,江苏 南京 210006

[摘 要] 目的 规范医疗机构二维码在无菌高值耗材中的应用,以加强无菌高值耗材的高效管理和医疗机构的长期发展。方法 分析传统二维码的优缺点,设计新的二维码,针对二维码管理中存在的问题并提出完善的建议。结果 加强出入库管理、完善院内规定;保护二维码标签,促进信息追溯;防止信息泄露,保障耗材安全性。结 无菌高值耗材的二维码管理可通过加强出入库管理、保护二维码标签和防止信息泄露进行不断完善。

[关键词] 二维码;医疗机构;无菌高值耗材;信息追溯

引言

高值耗材可发挥越来越大的医疗作用,医疗机构对高值耗材给予重视和加强管理。由于耗材管理信息量大。通过信息化的二维码管理可弥补传统管理方式上的不足。无菌高值耗材由于需无菌化存放和管理,二维码在无菌高值耗材的管理上有重要的实际意义。

1 相关定义的介绍

1.1 无菌高值医用耗材

无菌高值医用耗材需保证无菌的环境。国务院《中华人民共和国医疗器械监督管理条例》和国家药品监督管理局《一次性使用无菌医疗用品管理办法》[1]等对无菌高值医用耗材的使用、监管进行规定。

1.2 二维码的介绍

1.2.1 二维码的定义及优点

二维码是一个近几年来移动设备上流行的一种编码方式,它比传统的条形码能存更多的信息,也能表示更多的数据类型[2]。二维码在使用和管理的过程中有独特的优点,见表1[3]

表1 二维码的优点和应用

优点 应用灵活性高、保密性强、耐用性好 根据实际需要改变条码符号形状翻译准确性高 翻译条码比普通条码译码错误率百万分之二还低,误码率达千万分之一纠错功能好 出现局部损坏,仍可恢复信息编码范围广 图片和声音等皆可通过数字形式编码

1.2.2 二维码和一维码的比较

二维码的使用逐渐得到普及,维码和一维码的区别,见表2[4]。主要体现在资料容量、呈现形式、纠错级别、编码规则和加密措施方面。

2 二维码在医疗机构无菌高值耗材管理中的应用

随着信息化技术的发展,二维码在医疗、商业和生活中发挥着重要的作用。医疗机构应用二维码管理无菌高值耗材的流程经过具体变化,优势明显。

表2 一维码和二维码的区别

一维码 二维码资料容量密度小,只能是字母和数字,尺寸相对较大,空间利用率较低,数据容量较小一般只可容纳30个字符左右。密度大,包含数字、字母、二进制数、日文汉字/片假名、中文汉字等等,数据容量大可容纳1850个字符,可以是图片、网址、文字、诗词、文章、音频文件。呈现形式只在水平方向单向的表达信息,而垂直方向不表达任何含义,那个高度只为了方便设备对焦扫码。不仅水平方向表达信息,垂直方向也有信息表达,三个“回”字型帮助设备对焦。纠错级别 矩形,破损无法读取。 正方形,破损可读取,纠错率达7%~30%。编码规则UPC码、Codabar、CODE128、EAN码、CODE39、交叉25码、CODE93、ISBN码等。QR Code、Code49、Code 16K 、Code one、PDF417、Data Matrix、Aztec等。加密措施 无法加密。 引入加密技术,保密性、防伪性好。

2.1 院内二维码的流程

矩阵二维码是在一个矩形空间里,根据黑白像素的不同分布来进行编码。在矩形空间中,使用“点”来表示比特流中的“1”,使用“空”来表示比特流中的“0”,它们的排列组合方式,决定了矩阵式二维码的意义。使用若干个与二进制相对应的几何形体来表示文字数值信息,通过图像输入设备或光电扫描设备自动识读以实现信息自动处理。

传统的二维码结构分为三部分:首先,三个“回”表示位置检测图案;其次是矩形数据存储区,最后是标准部件,见图1。

图1 二维码结构图

对传统二维码的改进,见图2。在图1 的基础上进行改善。符号分为功能形和编码区格式;功能图形包括空白区、位置探测图形、位置探测图形分隔符、定位图形和校正图形;编码区格式包括格式信息、版本信息数据和纠错码。

图2 传统二维码的改进

二维码化无菌高值耗材的院内全流程,见图3。具体流程如下:

(1)各科室提出需求计划,汇总后,提交给设备处;设备处通过询价,资格审查,制订采购计划;提交给供应商,供应商根据需求送货到库房,设备处验货后生成代销入库单,并建立设备信息档,经由二维码发布者通过PC 端的编码器生成私钥,并用私钥对信息进行加密,然后将内置公钥的APP 对外发布,用户的智能手机连接无线网络后安装该APP 去扫描二维码,审核信息,确认二维码信息准确、可靠和安全后,实物入库。

(2)临床科室使用无菌高值耗材后,APP 扫描二维码进行医嘱收费,生成代销出库单,收费完成,数据库系统自动冲销计算库存量,生成补货消息,通知供货商及时送货。

(3)代销出库单审核无误后,生成实际入库单,并电子记账,核对发票信息确实无误后,送至财务部门完成付款。

图3 二维码化无菌高值耗材的院内全流程

2.2 二维码管理无菌高值医用耗材的优势

2012~2017 年医用高值耗材的年消耗量,见图4。随着时间的增长,医疗机构对高值医用耗材的消耗不断增加,无菌高值耗材的消耗量也在增加,运用信息化手段即二维码进行管理,可避免一维码的弊端。

图4 2012~2017年医疗机构医用高值耗材年消耗量

无菌高值医用耗材的传统管理依靠人工和一维码,但二维码应用后在每周发票数、入库及核对时间和平均每张发票处理时间指标上均有提高,见表3。可知二维码的管理确有成效。

3 二维码在医疗机构无菌高值耗材管理中存在的问题分析

二维码的应用广泛,在医疗机构无菌高值耗材的管理中体现了一定的优势,即使二维码拥有诸多优点,但通过文献研究和实际经验分析,仍存在很多问题需分析和防范。

表3 2017年7~10月一维码与二维码扫描无菌高值医用耗材发票处理时间比较

月份一维条码扫描技术 二维码扫描技术每周发票数 (张)入库及核对时间 (s)平均每张发票处理时间 (s)每周发票数 (张)入库及核对时间 (s)平均每张发票处理时间 (s)7月 1456 33968 23.33 1467 16984 11.58 8月 1470 35839 24.38 1533 17919 11.69 9月 1468 46917 31.96 1556 23459 15.08 10月 1500 46800 31.20 1548 23400 15.12

3.1 应用规定不完善,单人核对易出错

二维码在高值耗材中的实际应用有较多优点,但考虑到无菌高值耗材的特殊性,医疗机构的针对性规定尚不完备。首先,无菌高值耗材的出入库情况需要借助二维码,但对工作人员如何使用二维码未有详细规定。其次,缺少关于二维码的培训。二维码除相关领域工作外,较少人员深入了解二维码的原理及使用,若医疗机构不重视二维码的培训[5],部分工作人员不熟悉二维码的使用。部分医疗机构在入库管理中引入QR 码,形成QR 码随货单,这样生产厂家在送货时,可将设备与有关资料送到管理人员手中,只要扫描QR 码,便会自动形成待入库单,核对无误后即可入库[5]。其次,待入库单的审核方式是单人核对,双人核对或交叉核对规定尚不明确。单人核对设备和资料易出现信息出错。信息出错不仅影响无菌高值耗材的出入库,而且影响后期信息的追溯[7],由于医疗机构考虑人力等因素易忽略双人及多人核对安排的重要性。

3.2 标签易磨损,信息难汇总和追溯

首先,现在二维码随处可见,随着信息化的普及和应用,越来越多的人倾向于使用手机扫描二维码进行付款等,如果二维码未进行合理的保护,极易在长时间的使用中出现磨损,导致信息难获取。不同材质的二维码受损程度不同,医疗机构过多考虑成本,忽视二维码材质的重要性,若选择材质较好的二维码可在一定程度上避免磨损带来的难获取信息的问题[8]。医疗机构根据不同种类的无菌高值医用耗材进行分类管理,并根据相关信息形成二维码码单,将码单粘贴在无菌耗材表面,在长期使用中二维码易出现磨损,医疗机构工作人员进行扫码时难以准确获取信息,为工作的开展带来了一定的困难。其次,不能通过二维码准确获取信息导致后期无菌耗材信息的汇总和追溯。医疗机构库房和采购中心工作人员需定期汇总无菌耗材的信息,耗材表面所贴的二维码包括耗材的基本信息和相关情况,如果表面磨损,出现信息难核实,影响后期耗材信息的追溯。既然二维码标签易磨损,医疗机构应选用优质标签,如带保护膜的标签和防水标签。

3.3 信息存在泄露风险,耗材安全性难保证

首先,二维码具有信息量大、扫码迅速和获取速度快的特点[9],但同样存在信息易泄露的风险。首先,二维码经过扫码可迅速得知具体信息,若二维码无前置安全口令,无法保证耗材的安全性,任何人均可进行扫码获取信息。一般二维码中包含英文、语音、汉字和图像等信息[10]。无菌高值医用耗材的管理包括采购、入库和核销等。缺少安全口令或密码,耗材信息易泄露。医疗机构将无菌高值医用耗材的相关信息存储于二维码中,由于无菌耗材的特殊性,相关信息包括出入库、使用情况和后期追溯,医疗机构未对二维码进行保护,无菌耗材的相关信息一旦泄露,不仅不利于医疗机构的耗材管理,而且影响了医疗机构的长久发展[11]

3.4 二维码岗前培训不足,管理和流程需规范

首先,缺少关于二维码的培训。二维码有其领域,除专业人员外,较少人深入了解二维码的原理及使用,若医疗机构不重视二维码的培训,部分工作人员不熟悉二维码的使用,在实际工作中易产生疏漏[12]。其次,二维码可用于无菌高值医用耗材的入库等流程管理,在流程的各部分均使用二维码扫描,管理和流程均需进行规范化。在管理上,岗前培训是否包括医疗机构的无菌高值耗材和二维码的使用管理;通过二维码扫描入库,是否进行多人核对,保障入库的准确性。在流程上,无菌高值医用耗材的管理在具体过程中是否有完善的对接机制,各负责人是否定期交接,问题是否及时上报,从入库到出库是否进行信息追溯和反馈。

4 完善二维码在医疗机构无菌高值耗材管理中应用的建议

针对二维码在无菌耗材的管理过程中存在的问题,如医疗机构内的管理规定不完善、磨损后造成的信息难追溯和潜在的信息泄露风险,医疗机构在二维码的运用中需提出完善的建议,避免相关问题的产生。

4.1 完善二维码的管理规定,落实双人核对制度

首先,针对无菌高值耗材的信息化管理,二维码应用的医院内部规定需加强完善。无菌高值耗材的出入库情况管理。传统的管理情况是首先,临床科室直接从供应商处进行无菌高值医用耗材的采购,供应商为科室购买的耗材开具发票并提供送货服务。其次,临床科室凭供应商提供的发票或手写四联单入库。然后,设备处将科室需要用的耗材出库给各科室。设备处和供应商之间进行结账[13]。除流程完善外,无菌耗材的核对需加强交叉核对。一人进行人工核对难以避免出错问题,采用双人交叉核对方式。医疗机构可根据实际情况对核查人员进行安排,如排班核实情况后,双方及时登记。

4.2 选择材质佳标签,加强信息追溯性

首先,选择高质量、材质佳的二维码。既然二维码标签易磨损,医疗机构应选用优质标签,如带保护膜和具备防水效果的标签。材质佳的标签灵敏性高,相比一般的二维码由于易磨损和难读取信息,更易让工作人员扫描进行信息读取。医疗机构应在二维码的选用成本多投入[8]。其次,加强信息的可追溯性。在医疗设备的使用过程中和资产清查时,可使用智能终端读取二维码包含的数据库链接,通过识读终端扫描二维码,可快速清查盘点固定资产,方便查验、记录设备情况,防止资产流失[14]。二维码图标中也可设置数据库连接,通过扫码进行信息化登记,可有效减少人工工作量,提高工作效率;对无菌高值耗材进行资产清查和年末统计时,通过识读终端扫描二维码,方便搜集信息的准确性。

4.3 防止信息泄露,保障耗材安全性

二维码的应用加强了医疗机构无菌高值耗材的信息化管理,但由于信息安全问题不容忽视,需针对信息易泄露的问题提出相关完善措施。首先,加强医疗机构对二维码的保护。耗材的安全性和二维码的使用密切相关。但同样存在信息易泄露的风险[15]。二维码经过扫码可迅速得知具体信息,任何人均可进行扫码获取信息。一般二维码中包含英文、语音、汉字和图像等信息[16],医疗机构将无菌高值医用耗材的相关信息存储于二维码中,由于无菌耗材的特殊性,相关信息包括出入库、使用情况和后期处理。其次,设置信息安全保护措施。若二维码通过扫码即可获得所有信息,则存在安全隐患。在无菌高值医用耗材的入库管理中,将前置安全口令设置其中,仅工作人员知晓口令,口令的使用会增强信息的安全性。

4.4 重视岗前培训,规范管理流程

同时,医疗机构需重视二维码原理及使用的培训。培训内容可包括理论和实践,理论应包括二维码的原理和无菌高值医用耗材管理中二维码的使用。医疗机构安排人员进行岗前实践,必须熟练使用二维码进行扫码入库、信息查询和后期归类。最后,加强管理流程的规范化。在管理上,岗前培训需包括医疗机构的无菌高值耗材和二维码的使用管理;通过二维码扫描入库,进行多人核对,保障入库的准确性。在流程上,无菌高值医用耗材的管理在具体过程中有完善的对接机制,各负责人定期交接,问题及时上报,从入库到出库进行信息追溯和反馈[17]

5 结论

二维码的优点日益明显,应用逐渐广泛,在医疗机构无菌高值医用耗材的管理过程中发挥着巨大的作用。为防止出现因二维码磨损造成难核查信息,单人核对易产生信息错漏等,需落实双人核对制度,选择物质佳的标签,加强信息的可追溯性,重视岗前培训,完善流程规范化。不断优化医疗机构的二维码管理,完善无菌高值医用耗材的流程,信息化手段对无菌耗材的发展产生了更大的便利。

[参考文献]

[1] 国家药品监督管理局.一次性使用无菌医疗器械监督管理办法[EB/OL].(2000-10-13).http://www.gov.cn/gongbao/content/2001/content_61001.htm.

[2] 刘昕昕.二维码技术在医院数字化建设中的应用[J].医疗装备,2017,30(1):93-94.

[3] 徐路钊,秦航,张华伟,等.基于二维码开发医疗设备调配管理软件[J].中国医疗设备,2016,(1):93-95.

[4] 王磊,肖雨龙,龚伟伟.完善医院无菌高值医用耗材的采购管理[J].医疗卫生装备,2017,38(8):151-153.

[5] 邢士伟.快速响应二维码在医院医疗设备管理中的应用[J].医疗装备,2018,31(1):96-97.

[6] 魏文存.二维码在医院医疗设备管理中的应用[J].医疗装备,2017,30(3):85.

[7] 黄鑫.基于QR二维码的医学装备信息化管理[J].中国医疗设备,2019,34(1):98-100.

[8] 刘盈.二维码技术在医院信息系统中的应用[J].医学信息, 2015,24(41):1.

[9] 张婧.二维码在医院装备管理中的应用分析[J].生物医学工程学进展,2017,38(2):116-118.

[10] 刘国信.二维码的优势及应用[J].食品安全导刊,2014,32(7): 40-41.

[11] 陈磊.二维码技术应用在医疗设备档案管理中的应用[J].中 国保健营养,2018,28(13):281-282.

[12] 帅淼,傅丽英,张婉平,等.二维码扫描在信息化管理医疗设备 中的应用[J].中国乡村医药,2019,26(3):62-63.

[13] 施初明.基于在用医用耗材全程管理的创新应用研究[J].心 理医生,2019,25(5):342-344.

[14] 顾秀萍,高小坤,葛文俊,等.基于新时期视角下的高值耗材使 用与管理探析[J].中国医疗设备,2019,34(2):126-129.

[15] 汪步升.二维码技术在医院6S管理中的创新应用[J].医学信 息,2019,32(6):11-13.

[16] 陈道翔.二维码技术在医院信息化系统建设中的应用[J].中 国医学教育技术,2018,32(3):314-316.

[17] 张涵静,许锋.我院医用耗材精细化管理探讨[J].中国医疗设 备,2019,34(4):143-145.

Application of Two-Dimension Code in the Management of Aseptic High-Value Consumables From Medical Institutes

WANG Leia, LI Yueb, QIU Zuxiongb, SONG Junxiab
a. Department of Medical Affaires; b. Information Offi ce Statistics Offi ce, Nanjing First Hospital, Nanjing Medical University, Nanjing Jiangsu 210006, China

Abstract: Objective To standardize the application of two-dimension code of medical institutions in sterile high-value consumables, so as to strengthen the effi cient management of sterile high-value consumables and the long-term development of medical institutions. Methods The advantages and disadvantages of the traditional two-dimension code was analyzed fi rstly. Then new two-dimension code was designed and relevant advice concerning existing problems was put forward. Results The management of in-out stock and regulations in the hospital were improved. The label of two-dimension code was protected and the information tracing was further promoted. The information leakage was avoided and the safty of consumables was guaranteed. Conclusion The management of two-dimension code of sterile high-value consumables can be improved by improving the management of in-out stock, protecting the two-dimension code label and prevent the information leakage.

Key words: two-dimension code; medical institutes; sterile high-value consumables; information tracing

收稿日期:2018-08-21

修回日期:2018-09-11

作者邮箱:804208033@qq.com

[中图分类号] R197.39

[文献标识码] A

doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2019.09.034

[文章编号] 1674-1633(2019)09-0128-04