医疗设备全生命周期信息化管理研究与实践
引言
医院资源规划（Hospital Resource Planning，HRP）系统是医院融合现代化管理理念和流程，支持整体运营管理功能的统一高效、信息共享的医院资源管理系统平台，是实现专业化、科学化绩效评价和决策支持的数据基础[1-2]。
我院依托HRP 系统建设实现医院固定资产的全生命周期管理，是构建固定资产精细化管理的核心，是医院运营管理的基础，有助于推进医院接轨国际管理水平，推动固定资产管理进一步发展[3-8]。其规划架构总结管理成效，提出问题和解决方法，融合了医院相关管理制度和流程，在原有系统的基础，实现了固定资产全生命周期各环节的数据采集和记录，顺应医院精细化、科学化管理目标[9-13]。医院固定资产管理范围主要包括房屋及建筑物、专用设备、通用设备和其他固定资产，其中专用设备是本文论著的主体，包括能够单独使用的医疗设备，通用设备包括信息设备、家具家电、后勤、保卫设备等。
1 研究内容
1.1 管理目标
管理目标主要有三个方面：① 实现全流程管理，医疗设备全生命周期管理包括申请、合同、采购、验收、上账、维护、维修、维保、盘点、计量、报废等环节，实现数据管理流程规范化[14-15]；② 建立唯一编码管理体系，设备上账后生成唯一编码，按编码索引全生命周期管理信息[16]；③ 完善风险追溯管理，消除设备全生命周期管理记录不完整和资质证件管理的风险。
1.2 流程再造
原有医疗设备管理信息系统，仅能支持设备申请、维修、报废管理功能，不能记录设备全生命周期信息，并且不支持在同一界面查看设备维修、报废信息数据，因此不能满足现有全生命周期管理目标。在梳理管理要求和业务流程的基础上，HRP 系统的规划进行了管理流程再造，构建了数据完整、运行稳定、规范管理的医疗设备全生命周期管理平台。
（1）医疗设备的申请、采购、验收、上账在HRP 院内采购管理（HRP-USC）系统完成，合同签署在合同管理系统中完成，采购环节在院内采购管理系统和供应商平台（HRP-PM）由采购员和供应商共同完成。固定资产上账后的环节在HRP-PM 系统中完成，按照唯一院内设备编码进行索引和管理，选中任意一条固定资产，不仅能够查询到其台账信息，而且能够查询到其在使用过程中历次维护、维修、维保、计量直至报废的信息。医疗设备全生命周期管理在信息系统中实现示意图，见图1。
图1 医疗设备全生命周期管理在信息系统中实现示意图
（2）医疗设备全生命周期管理数据具有准确性、完整性、一致性、唯一性的特点。准确性是指每一个环节均由至少两人审核确认，有效保障数据准确；完整性通过系统设置的必填选项进行校验，如有字段没有填写，不能提交通过；医疗设备数据在各个环节中进行补充完善，字段内容不断增加，没有修改过程，因而确保一致性；医疗设备数据通过唯一编码进行查询，是医疗设备在系统中的唯一身份识别码。
（3）数据多元化。原有医疗设备管理系统台账信息包括15 个基础字段，仅能记录结构化数据。基于HRP 系统医疗设备管理，医疗设备台账包括52 个字段信息，记录结构化数据和非结构化数据，能够承载融合多媒体数据，例如不同格式文档、图片等。原有医疗设备管理系统与基于HRP 系统医疗设备管理系统对比表，见表1。HRP 系统在验收环节需要核对使用说明书、产品合格证，在上账环节需要核对医疗设备注册证信息和附件、大型设备配置证信息和附件，以及首检计量证书附件。系统支持在表中基本信息的基础上，记录使用说明书、产品合格证、注册证、配置证和计量证书等附件的数据信息。
（4）原有医疗设备管理系统在不同功能模块界面，仅能查询该功能下的业务记录，不支持其他功能业务记录查询。基于HRP 系统的固定资产管理系统能够通过资产台账查询该资产的基础购置信息、维修记录、预防性维护记录等，方便使用者查询，提高系统操作效率，实现多层次、智能化的数据查询方法。
（5）设备租赁管理模式有效提高设备利用率，是被广泛采用的设备管理模式。租赁实际工作中遇到的场景也在HRP 系统规划时充分考虑，例如设备租赁期内发送设备损坏需更换备件，备件成本由租赁科室承担，如科室无相同设备则无法发起维修流程。HRP 系统设备发生租赁时，该设备在租赁期内作为租赁科室的设备，可以发起维修业务，也方便租赁科室查询设备相关信息。HRP 系统能够生成选取时间段内，不同种类设备的利用率统计报表，方便查询和调配。
1.3 医疗设备主数据管理设计
（1）供应商主数据。供应商信息以主数据形式在系统中进行管理，供应商接收授权码进行注册，在供应商平台系统维护信息。供应商需维护资质信息，包括公司名称、供应商业务类型、地址、联系人等基础信息，税号、开户行和账号等银行信息，营业执照、产品注册证、授权证书等资质信息，审批通过后才能正式进行操作[10]。供应商参与采购环节，在供应商平台系统在处理采购订单。在采购环节中，供应商维护其供货的固定资产的序列号、制造年份、制造月份、保修联系人、保修联系方式、设备功率等信息，并与产品注册证进行关联，上传使用说明书、产品合格证、计量证书等附件。供应商的资质、产品注册证的资质效期由系统进行校验和效期管理。
（2）医疗设备名称字典主数据。为方便查询同类设备，应对医疗设备进行使用功能分类，医疗设备名称采用主数据管理形式，对医疗设备进行功能分类。每项医疗设备数据均按照财务要求以国标10 码进行分类，实际工作中医疗设备名称因采购名称而异，而设备分类名称更加宽泛，以这两个名称难以快速筛选到一类医疗设备。医疗设备名称字典主数据由设备资产管理员进行管理和维护，在上账环节进行分类选择。名称字典主数据还包括医疗设备是否预防性维护、是否计量、是否租赁的字段信息，方便在医疗设备在维修环节中，报修信息在系统中自动流转到相应维修工程师。
表1 原有系统和HRP系统医疗设备对比表
原有医疗设备管理系统 基于HRP系统医疗设备管理系统台账字段数 15个 52个台账字段设备编号、设备名称、状态、设备分类、使用日期、购置价值、制造国家、厂家、型号、所属科室、保管人、采购合同号、供应商、经费来源、经费账号。设备编号、原系统设备号、设备名称、状态、设备分类、标准名称、使用日期、购置价值、货币码、购置日期、制造国家、厂家、厂家简称、型号、序列号、制造年份、制造月份、甲/乙类、院区、存放位置、房间、其他相关房间、所属科室、维修科室、维修小组、保修公司、保修开始日期、保修结束日期、使用科室、保管人、使用人、采购合同号、供应商、保修公司联系方式、安装验收单号、注册证号、产地、是否免税、是否租赁、是否计量、初始计量证书号、风险等级、注册证产品名称、是否PM、保修联系人、大型设备配置证号、是否使用封闭试剂、设备功率、是否使用耗材、耗材名称、经费来源、经费账号。记录数据 结构化数据，数字和文字。 非结构化数据，数字、文字、图片、文档。功能查询 仅能查询该功能下的业务记录。 通过台账查询购置信息、维修记录、预防性维护记录等业务记录。
1.4 管理闭环
医疗设备台账字段的选取，充分考虑医疗设备在使用过程中可能使用到的信息，实现采购与维护工作管理闭环联动。实际工作中，医疗设备的维修相关信息在纸质档案中记录，查询过程繁琐复杂，工作效率低。在HRP 系统规划过程中，充分考虑实际工作需要，在台账信息中增加保修联系人和联系方式字段，方便维修环节工作。此外，食品药品监督管理部门的检查通常按照产品注册信息进行索引，在医疗设备台账信息中增加产品注册证名称和产品注册证号字段，方便检查和产品召回。
2 效果与展望
基于HRP 系统医疗设备全生命周期管理在原有系统的基础上大大提升了管理的精细度，采用主数据管理模式实施科学管理。基于HRP 系统的医疗设备全流程管理完整记录了医疗设备在各个环节的数据信息，实现了管理重心前移的目标，并贯彻了闭环管理理念，提升了管理效果。原有系统和HRP 系统管理效果对比，见表2。
医疗设备全生命周期管理实践中，梳理系统实施过程遇到的问题，进行分析并提出可行的解决建议。
（1）流程再造与制度修订的相互补充。制度化、科学化、规范化的流程是精细化管理的基础。HRP 系统的建设实施是将管理理念与业务流程信息化的过程，是实现医疗设备精细化管理的技术工具。流程再造过程中出现的新岗位、新流程，需要制度逐步完善，确保系统管理效能。
表2 原有系统和HRP系统管理效果对比表
项目 原医疗设备管理系统 HRP医疗设备管理系统 管理效果设备采购采购员需要线下向供应商发送需采购的设备品牌型号和数量，最后提醒供应商查收订单信息，若通过邮件下单和电话提醒方式通知，每个订单处理时间至少需要3 min。采购员通过系统操作处理订单仅需要确定供应商，系统自动提醒供应商订单信息，每个订单处理时间仅需1 min。设备采购减少用时66%，提升工作效率。台账字段数 15个 52个 精细度提升246%上账时间手工录入信息，每台套设备需要用时（按照HRP系统52个字段测算）10 min。上账操作仅需进行设备分类，用时1 min。 效率提升90%甲乙类设备 1个字段记录大型设备类型。 1个字段记录大型设备类型，1个字段记录配置证号，支持上传大型设备配置证。增加配置证管理功能，管理效果提升200%。供应商主数据记录供应商名称、汇款信息等4项内容。管理设备供应商基本信息、财务信息、资质证件、授权资质、设备注册证等30项内容。支持上传资质证件附件，管理精细度提升650%。设备名称主数据 无此字段 增加此字段内容，管理设备预防性维护、计量、租赁属性。提升设备统计效率60%，节约每年进行设备预防性维护、计量分类时间20 h。记录数据 结构化数据，数字和文字。 非结构化数据，数字、文字、图片、文档。增加非结构化数据存储管理模式，管理效果提升。设备租赁 无法管理 在系统中记录管理租赁流程，统计租赁设备使用率。 增加租赁管理功能，管理效果提升。
（2）在设备全流程管理实践中，部分岗位工作量不仅没有减少反而增加了。更加精细的管理颗粒度、完整细致的审核要求导致信息录入工作量增加。合理调整岗位人力资源配置可缓解工作压力。
（3）员工和供应商固化的工作模式和思维习惯为新系统的实施带来阻力。原有操作系统、工作内容发生改变，部分系统使用者产生消极情绪。建议在新系统测试时，发动使用者提出改进意见，调动其积极性；在系统上线使用前进行操作培训，帮助其提高适应性。
HRP 系统医疗设备管理功能的逐步完善和功能发展，需要与管理模型结合进行分析计算，从大量数据的采集存储到有用的设备管理数据，最终用于数据预测。分析运用系统中存储数据，使其发挥更大作用，是现有管理思路的落地，也进一步拓展精细化管理的纵深，探索成本效益为基础的运营管理与预测模型下的决策制定。
3 总结
基于HRP 系统的医疗设备全生命周期管理模式，建立唯一编码管理体系，支持全生命周期管理信息管理与查询。HRP 系统在原有医疗设备管理系统的基础上，进行流程再造，实施闭环管理，记录设备从采购至报废各个环节的管理信息，为保障医疗设备运行安全提供可靠数据。HRP 系统医疗设备全生命周期信息化管理，提升管理精细程度，为设备运营与决策制定提供数据支持。
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Research and Practice on the Whole Life Cycle Informational Management of the Medical Equipment