二级库管理系统在介入导管室耗材管理中的应用

陆爽爽,洪泳

复旦大学附属华山医院 放射科,上海 200040

[摘 要] 目的 探讨JCI标准下介入导管室耗材的科学管理方法,从而实现精细化管理。方法 将2016年1~6月使用传统的手工管理模式作为对照组,根据其管理漏洞及所出现的问题,并结合JCI的标准及介入导管室的现状选择二级库管理系统对于2016年7~12月的耗材进行管理,并作为观察组。结果 通过二级库管理系统,介入导管室的耗材漏账次数、过期耗材出现次数、记账人员的耗时量、物资管理人员的耗时量均低于对照组,差异均有统计学差异。结论 二级库管理系统可有效提高介入导管室耗材的管理水平。

[关键词] 二级库管理系统;介入导管室;耗材管理;医用高值耗材

引言

医用高值耗材是指直接作用于人体、对安全有严格要求、生产使用必须严格控制及价格相对较高的一次性医疗耗材[1]。JCI 标准的理念是最大限度地实现医疗服务“以患者为中心”规范医院管理,为患者提供周到、优质的服务[2]。JCI 标准里重点提到医院的设备及信息系统安全管理。周子越[3]研究指出设备管理中高值耗材的管理,恰恰是质量改进和信息管理的结合点。二级库一般指各科室、病区在医院物资一级库领用材料后形成的库存,通过设立二级库,将医院物资管理的触角下沉到科室,为精细化管理奠定了基础,实现了物资的计划、采购、领用、使用及收费的全过程管理[4-5]。介入导管室常用的医用耗材,包括鞘、导管、导丝、Y 阀、弹簧圈、支架、球囊、封堵器等。由于医疗水平的高速发展,介入手术的不断增加,耗材的使用日益增多,对这些耗材按照JCI 的标准进行合理有效的管理就显得尤为重要。

1 资料与方法

1.1 一般资料

我院20 世纪70 年代开展介入术综合性介入导管室DSA 室。自1990 年成立以来已成为拥有3 台大型C臂机的手术室。介入导管室工作人员8 人,其中技术人员6 人,护士2 人。近十年已成功开展了介入手术4 万多例,包括脑、心脏、下肢、肝脏等,现每月平均介入手术量约为600 多例。月均耗材金额约4869527 元。

1.2 方法

将2016年1~6月实施传统的手工管理模式作为对照组,根据其管理漏洞及所出现的问题,并结合JCI 的标准及介入导管室的现状选择二级库管理系统对于2016 年7~12 月的耗材进行管理,并作为观察组。

1.2.1 管理方法

1.2.1.1 对照组

对照组采用传统的手工管理模式。供应商直接送货至导管室,存入导管室库房。不同的耗材放置入不同的有明确标识的带锁柜子中,并按照具体情况每个耗材都备不同的基数。患者使用后时,由负责该手术的DSA 成员从库房取出,并手工记账。物资管理人员根据每日介入耗材的消耗量电话联系各供应商,供应商根据DSA 的消耗量进行补货至相应的基数。DSA 手工模式流程,见图1。

图1 DSA手工模式流程图

1.2.1.2 观察组

采用JCI 的标准,结合DSA 的现状选择二级库管理系统,即现代化信息系统的辅助下可以有效、快速地完成出库、入库、登记等操作[6]

(1)申领:由物资管理人员根据耗材消耗情况在导管室耗材二级库管理系统中选择科室需求管理栏中的科室备库申请相应的耗材,申领发送至设备科后,由设备科人员发送至各耗材不同的供应商。

(2)入库:由供应商根据设备科发送的耗材申领量,将需入库的所有耗材送至设备科进行条形码的扫描。所有耗材均贴有专用的条形码标签,条形码的信息包含了耗材的名称、规格、厂家、生产日期、有效期等。设备科扫描后,由设备科人员将耗材送至DSA,由DSA 物资管理人员进行接受,并附有“复旦大学附属华山医院备货配送单(DSA二级库)”,此配送单显示了供货单位,联系人的姓名和联系方式、配送时间、配送单号、耗材的名称规格,注册证号及设备科相关人员的签字。

(3)存放及管理:由物资管理人员分别将耗材根据供应商的不同,定点放置入不同的耗材柜。任一材料柜均有外贴指示卡,标明物品名称。由物资管理人员每日进行库存量的清点。

(4)出库:根据介入手术的所需要用的耗材,DSA 护士均需输入工号密码登入二级库管理系统后,输入患者的住院号后核对患者的姓名,性别,手术名称和手术医生等,信息确定无误后运用扫描枪扫描耗材上的条形码。扫描结束后进行保存审核后,分别打印“植入医疗器械使用登记表”和“植入医疗器械使用验收单”,并分别贴上条形码。最后直接点击记账按钮,二级库管理系统自动冲减库存并生成备货需求。且二级库管理系统与医院HIS 系统互交,直接计算出各耗材的费用及总费用。植入医疗器械使用登记表直接放置入check,物资管理人员根据植入医疗器械使用验收单进行清点耗材及申请所缺失的耗材。根据李维嘉等[4]医院二级库流程图修改成DSA 二级库流程图,见图2。

图2 DSA二级库流程图

1.2.2 评价方法

比较两组每日耗材漏账次数、过期耗材出现次数、每日记账人员的耗时量、每日物资管理人员的耗时量。

1.2.3 统计学分析

采用SPSS 22.0 软件进行统计学分析,计量资料采用表示,该数据属于非正态分布,采用Mann-Whitney U检验,P<0.05 为差异具有统计学意义。

2 结果

两组耗材管理相关情况比较,见表1。

表1 两组耗材管理相关情况比较

组别 件(件数)每漏日账(次耗次)材数每材日出(过现次期次)耗数每人数日员 记耗(h)账时 每时日数清 点(h)耗对照组 1789 1.16±1.02 0.33±0.48 1.97±0.39 1.80±0.24观察组 1743 0.56±0.63 0 0.89±0.23 0.70±0.17 U 296.50 300.00 12.50 0.00 P <0.05 <0.01 <0.01 <0.01

3 讨论

3.1 改善物资需求计划不准确、采购供应速度慢的现状

由于耗材的种类繁多,导致库存高,人员紧张,物资及时供应压力大。传统模式由物资人员电话联系供应商补货,容易造成遗漏,且时间上也会比较缓慢,已经无法满足医院实际业务的要求。而采用二级库管理模式后,与供应商实现网络协同平台互交,实现了入库速度与出库速度的动态平衡,最大限度地缩短供货时间[7-8]。任一耗材的使用,通过电子订单等现代自动化技术手段信息系统自动归类并发送至各供应商,实现了物资订单的管理,请领请购一体化。供应商根据物资订单在第一时间根据库存情况进行补足库存,既精确了物资需求计划,又改善了采购供应速度慢这个现状。

3.2 提高耗材管理的精确性

3.2.1 有效监管耗材的有效期

应用二级库管理系统后,不需要传统手工模式的方法去每天查对耗材的有效期,也不会因为库存高,查对不及时等原因导致耗材过期。二级库管理系统根据耗材的条形码的相应信息,分别在耗材过期前三个月、一个月、一周及最后一天,提醒耗材管理人员,及时更新或者尽快使用该耗材,使耗材的有效期进行有效的监管,过期耗材次数从先前的平均每三天左右出现一个到应用二级库管理系统后降至无过期耗材出现,具有统计学意义,有效减少出现过期耗材的频率。

3.2.2 有利于数据的统计

所有耗材均进入二级库管理系统,对耗材的统计管理起到了重要的作用[9-10]。每天,物资管理人员都会核对前一天介入手术所用的耗材,比对原有库存量及现存库存量。由于种类多,库存高,极其浪费时间和人力。应用二级库管理系统后,物资人员只需进入二级库管理系统菜单中,选择二级库库存查询,并输入供货单位和产品名称,在比对前一天手术消耗的耗材,就可知道有无漏记、错记。通过两组耗材中的每日好耗材漏帐次数及每日清点耗时数的比较有统计学意义,更加证明了应用二级库管理系统以后不仅每日漏帐次数减少了,更大大缩短了物资人员的清点耗时数,节省了人力。

3.3 建立条码体系,确保患者安全

每一个耗材均需要有专一的条形码,在产品入耗材库时,条形码的信息包含了耗材的名称、规格、厂家、生产日期、有效期等。二级库房管理延续了中心库房以条线码为核心的闭环管理[11-12]。每位患者介入手术后,会填写《植入医疗器械使用登记表》并把手术所用的耗材的条形码均贴入登记表放进check。当耗材从进入医院开始到最终用到患者身上受到全程的监控,做到每一个耗材向上可以追溯到生产厂家,向下可以追溯到患者个体,对全过程实施一对一的质量追踪[13]。落实植入材料条码管理,确保高值耗材的安全性和可追溯性,不仅保证了患者安全,也提升了临床安全,减少医疗风险和纠纷。

3.4 提高记账人员的工作效率和准确度

二级库管理系统与医院HIS 系统达成数据互交,解决了手工记账容易漏费、错费、重复收费等现象。在二级库管理系统中,直接在物资名称这栏中扫描耗材的条形码,核对无误,将自动进行二级库物资的出库的同时,会在HIS 系统中直接计费,实现耗材出库记账一体化[14],提高了记账的准确度,也提升了记账人员的工作效率。通过对两组耗材中的记账人员耗时数的比较,更是显著的说明的这点。

4 结论

JCI 标准是以患者为中心,以预防为先为原则,重视细节管理,建立各项制度并持续不断的改进符合本院院情的管理制度。在JCI 标准和科技持续进步的现代医疗背景下,精细化、个性化的医疗就诊势必为未来发展方向[4,15],应用二级库管理系统有效减少介入导管室的耗材漏账次数、过期耗材出现次数、缩短记账和物资管理人员的耗时量。每一位病人就诊情况、医用耗材使用次数、植入物的实时情况记录的不但是病人的安全、健康,更为下一位病人的就医提供了详实的数据支持[16]。不仅如此,二级库管理系统实现了对耗材的监管,保证了患者安全,提高了DSA 的服务质量,更减低了临床的风险,减少了医疗纠纷问题带来的困扰。

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Application of Secondary Library Management System in Consumables Management of Interventional Catheterization Room

LU Shuangshuang, HONG Yong
Department of Radiology, Huashan Hospital Affiliated to Fudan University, Shanghai 200040, China

Abstract: Objective To explore the scientific management method of consumables in interventional catheterization room under JCI standard, so as to realize fine management. Methods From January to June 2016, the traditional manual management model was used as the control group. Combined with the standard of JCI and the present situation of interventional catheterization room, the secondary library management system was selected to manage the consumables in July to December 2016, and it was used as the observation group. Results Through the secondary storehouse management system, the times of material leakage, the number of overdue consumables, the amount of time taken by bookkeeper and the time consuming of material manager were lower than those of control group. The difference was statistically significant. Conclusion The management level of consumables in interventional catheterization chamber can be improved effectively by the secondary library management system.

Key words: secondary library management system; interventional catheter room; consumable material management; high value medical consumables

收稿日期:2018-08-08 修回日期:2018-09-10

基金项目:上海市卫生和计划生育委员会科研课题计划(201640307)。

通讯作者:洪泳,副主任技师,主要研究方向为DSA成像技术。

通讯作者邮箱:395236012@qq.com

[中图分类号] R197.39

[文献标识码] A

doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2019.08.036

[文章编号] 1674-1633(2019)08-0149-03