医院院内资产采购会议纪要管理系统的设计与实现
引言
根据会议记录加工整理而形成的公务文书称为会议纪要[1]。医院资产采购会议纪要是医院采购管理部门在举行院内招标、谈判、论证等业务活动中形成的一种公务文书，具有及时性、准确性、概括性、条理性、指导性、纪实性等特点[2]。采购谈判会议纪要形成后，院内拟购置科室本着客观、公正和节约的原则选择所需产品，经参会人员签字确认及分管院领导批示同意后形成正式的会议纪要[3-4]。正式的资产采购会议纪要是医院采购部门签订商品供货协议、合同的主要依据，是监察审计部门审查的重点内容，是医院党委和行政做出有关决策的参考依据，也是相关部门执行资产信息变动的指导性文书。
传统意义上的医院采购谈判会议纪要往往以会议记录的形式由相关科室参与人员各自记录和保存，多采用手工书写，无统一模板，不利于存档和查阅。信息化办公推行后，医院采购谈判会议纪要多由专人使用办公软件记录，确认无误后执行会签和存档，参与人员需仔细逐一核对记录信息，导致会签流转效率低、时效性差。同时，使用纸质资料存档方式易导致查阅不便，即便后期使用扫描件存档也不利于快速检索[5]。更为关键之处在于，纸质存档资料存在较大的信息篡改、丢失等风险，无法最大限度保障信息记录的安全性和有效性[6]。
随着医院规模的逐步扩大，资产管理部门采购量剧增，院内招标、谈判、论证等业务工作成倍增加[7]。同时，等级医院评审工作的持续推进[8-9]，现代医院管理制度的逐步推行[10-11]，使得监察审计工作进一步细化[12]，医院内部控制进一步加强[13]，采购信息查阅和检索量剧增，信息安全也被提升到一个较高层级[14-15]。医院现有的采购谈判会议纪要管理模式已难以适应医院的高速发展和监管需求，因此，迫切需要借助信息化手段建立一种新的管理模式及平台，以提高采购谈判信息的安全性、时效性以及存档和查阅的便捷性，进一步简化工作流程、提高效率，提升采购质量[16]。
1 需求分析
为解决以上问题，提高采购和监察审计工作效率，做到“合规采购、程序优化、统一格式、方便查询、科学管理”，医院资产管理部门开展了细致的需求分析，梳理资产管理部门各业务模块，调研监察、审计、财务以及各临床医技科室需求，充分听取意见建议。在现代医院管理制度推行和医院信息化建设的大趋势下，根据医院资产管理制度，医院资产购置会议纪要管理系统应涵盖以下业务需求和功能模块。
（1）会议类型。根据医院资产管理部门现有工作要求，可分为招标谈判和论证商议两种，招标谈判涉及医疗设备、通用设备、医用耗材、通用耗材、维修及维修配件等，论证商议包括新品介绍、拟购产品论证和其他一般性事务会议。招标谈判会议纪要应包括明确的采购建议和批示，论证商议会议纪要则以会议记录为主。
（2）基本功能。便于资产管理部门使用，操作性强，基于B/S 构架，可在医院所有内网电脑使用；便于日常检索查询，查询条件包括日期、申请科室、会议名称等；便于电子存档，可上传签字确认后的扫描件；便于会签流转，可按照工作流程实现会签审核；便于安全管理，可根据不同人事岗位设置使用人员的信息录入、修改和查询权限，杜绝信息篡改；便于信息共享，与医院资产购置申报及合同管理等子模块实现部分数据共享和无缝衔接，避免供应商及产品信息重复录入。
（3）报表模板。采购谈判会议纪要模板应包括基本信息（主题、时间、地点、参会人员等）、购置理由及要求、供应商资质审核情况、供应商基本信息、产品信息（品名、规格型号、单价、售后服务等）、使用科室意见（需明确建议购置的产品及规格型号）、谈判小组意见和分管院领导意见签署栏以及参会人员签名栏等；论证商议会议纪要模板应包括基本信息（主题、时间、地点、参会人员等）、会议内容以及参会人员签名栏等。
2 系统设计
系统设计是信息系统开发最为关键的一部分，其优劣直接关系到系统的实现及后续测试的成败。开发人员亦能够更好地把握系统需求，了解各功能模块。
2.1 架构设计
根据需求分析及实践经验，规划整理出了一套符合现代医院管理制度的医院资产购置会议纪要管理系统，以满足数据关联、业务关联、人员关联、部门关联等“四个关联”为核心，如图1 所示，有效打通各环节，实现采购程序的合理合规及工作效率的有效提高，做到监管和效率的统一。
图1 医院资产购置管理系统关联图
2.2 系统模块
系统分为两个模块，即招标谈判会议纪要模块和论证商议会议纪要模块，每个模块下又包含各自子模块，如图2 所示。
图2 医院资产购置会议纪要管理系统结构框架
采购谈判会议纪要模块包括会议基本信息管理和会议内容管理。会议基本信息包括会议纪要编号、会议主题、时间、地点、参会人员、资格审核人、申请科室、供应商基本信息等。会议内容管理包括供应商及产品详细信息，使用科室、谈判小组和分管院领导意见签署栏以及参会人员签名栏。
论证商议会议纪要模块包括会议基本信息和会议内容管理。会议基本信息包括会议纪要编号、会议主题、时间、地点、参会人员等，会议内容包括会议议程、会议内容、会议决议以及参会人员签名栏等。
2.3 系统功能
如图3 所示，为有效实现“四个关联”，医院资产购置会议纪要管理系统功能模块包括信息录入、修改、删除等基本操作以及各资产管理模块数据共享、按权限流转审核、按权限检索查询、报表模板打印和纸质扫描件上传等六部分。数据共享拟首先实现与合同管理系统的有效关联，进一步实现与资产申报管理系统的关联，最终打通申报、审批、论证、招标谈判及合同签订等环节。按权限流转审核需各业务部门通力配合，完善业务流程。
图3 医院资产购置会议纪要管理系统功能框图
2.4 数据流
采购谈判会议纪要包括会前基本信息、会议谈判记录和会后意见签署等三部分内容。原有工作模式，会前基本信息、会中谈判记录均包括需重复录入的基础数据信息，信息流按串联顺序走向，资产管理部门会议纪要管理员依次向各部门及参会人员提交，按顺序查看及会签，会议纪要处理周期较长、效率低。而改进后的信息化管理模式属于并行模式，如图4 所示，资产管理部门会议纪要管理员完成信息记录后，各有关部门工作人员根据权限可实现同步查看、同步会签、同步查阅、检索，甚至在会议现场完成核对和会签工作，极大缩短会议纪要处理周期，有效避免翻阅会议记录、核实会议内容带来的时间和精力损耗。同时，也有效打通了资产购置申报平台及合同管理平台，实现各信息系统模块数据关联。
图4 医院资产购置会议纪要管理系统业务数据流框架图
3 系统实现
根据系统架构、模块及功能，基于医院现有资产管理信息系统平台，实现了医院资产购置会议纪要管理信息系统，按照优化后的资产购置谈判流程，可将操作流程主要划分为会前、会中、会后等三个部分，如图5 所示。
图5 业务流程图
3.1 信息录入
为提高工作效率，会前可做部分准备工作，一般由资产管理部会议纪要撰写人将供应商和产品基本信息预先录入系统。会议过程中，资产管理部工作人员需准确录入供应商、产品信息等会议内容，根据会议类型的不同，主要分为招标谈判会议纪要录入和论证商议会议纪要录入，如图6 所示，招标谈判需详细记录产品信息，论证商议则以文字记录为主。
图6 会议纪要信息录入界面
注：a. 招标谈判会议纪要信息录入界面；b. 论证商议会议纪要信息录入界面。
3.2 报表模板打印
会议或项目谈判结束前工作人员打印报表模板，使用科室和谈判小组成员现场依次签署意见（特殊情况可会后签署），参会人员签名确认，报表打印模板如图7a 和7b所示。
3.3 检索查询
会议结束后，资产管理部工作人员应将原件扫描上传并提交，严格杜绝记录信息的变动，招标谈判会议纪要须附分管院领导签署的意见及签名。资产管理部及相关科室工作人员可以按权限进行条件检索，检索条件包括会议召开日期、拟购置产品科室以及会议名称，如图8 所示。
图7 报表打印模板
注：a. 报表打印模板；b. 报表打印模板参会人员签字页面。
图8 医院资产购置会议纪要管理系统主界面
4 应用效果
资产采购会议纪要管理系统上线运行后，各项工作效率均得到大幅提升，会前资格审核、议程制作因涉及基本信息录入未有较大改进，但会议纪要写作时间、会签周期均成倍缩短，查询检索和信息统计工作效率也大幅提升，因采用电子存档+纸质存档模式，更重要之处在于信息安全性得到有效保障，见表1。
表1 资产采购会议纪要管理系统应用效果对比表
事项 原有工式作模 现有工式作模 备注会前准备 1～2工作日 1～2工作日 包括报议名程、制资作格等审核、会作议时纪间要 写 2～5工作日 1～2工作日 会议当日可完成撰写会签议周纪期要 会 3～10工作日 1～5工作日 会议当日署可进完度成90%签会询议检纪索要查10～至60少 min 3～5 min 实现在线检索查询会息议统纪计要 信 至少100 min 3～5 min 原有模式再需统人计工查阅后
5 讨论
医院资产采购会议纪要管理系统上线运行后，会议纪要撰写者及档案管理人员工作效率得以大幅提升，资产管理及相关部门工作效率也得到较大提升。
会议纪要格式更加清晰规范，写作者不再因格式问题而产生烦恼，可更专注会议记录的准确性。信息录入效率也得以大幅提升，采购申报、会议纪要和合同管理系统全部打通后，可实现资产数据一次录入、各模块通用的管理模式。信息安全管理也得以深入落实，有效杜绝了纸质存档资料丢失或年久损耗导致的关键采购数据缺失等问题。
资产采购周期得以有效缩短，原有管理模式中，撰写会议纪要、与参会人员逐一核对、会签流转等工作占用较多时间，现可在会议当场完成。检索查询的效率也得到较大提升，改变了此前审计、医院检查、评审工作开展后，资产管理部门忙于查找资料疲于应付的工作困境。采购等相关岗位的工作可替代性得以增强，工作人员简单培训后即可使用该信息系统。
资产管理部门各业务模块衔接更趋紧密，资产购置、耗材购置、维修维保谈判等业务工作更加协调，人员配合更加顺畅。各相关部门的工作衔接更趋流畅，按权限管理的系统运行模式，相关岗位工作人员可自行调取查阅采购数据，减少了此前全手工模式导致的等候时间过长及繁琐复杂的程序，谈判人员亦有更高积极性参与到招标谈判及论证工作中。
通过细致观察，还需进一步优化工作流程及系统结构，如因产品信息量和参与厂商数量不同导致会议纪要报表差异较大，为保障纸张的有效利用，每次均需调整报表模板。另外，因供应商和产品名称不准确导致各子系统间数据共享存在一定的困难，特别是产品的常用名与医疗器械注册证名称差异导致的数据不统一问题。其次，会议纪要系统上线后工作效率明显提升，每次会议均增加谈判品种而压缩会议时间，无法保证谈判后可及时完成会签确认。下一步工作中，将逐步改进以上存在问题并优化升级。
医院资产购置会议纪要管理系统的开发及上线运行，仅是医院信息化建设大潮中的一项，在当前推行现代医院管理制度的大背景下，医院纪监审工作持续推进，医院资产购置程序标准化持续加强，资产管理部门唯有不断适应新形势、不断创新管理模式、不断提高信息化管理水平才能更好地服务临床、医技及医院各部门。
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