医疗设备资产管理系统的构建与应用引言随着医院的发展,医疗设备种类和数量不断增加,面对快速增长的医疗设备,一是现有的管理方式落后,二是设备使用效率不高,三是信息系统与设备没有做到互联互通,不能有效提取使用数据,四是医疗设备资源有限,没有有效的成本控制,造成成本与效益的矛盾更加突出。针对医疗设备管理中存在的问题及医院发展的需求和趋势,建立医疗设备的信息化管理系统,采取科学高效的维修管理模式,提高设备的有效利用势在必行,医院医疗器械的全生命周期精细化管理和信息化管理成为医院设备管理必不可少的一部分。 1 现有资产管理现状目前,对大多数医院来说,对医疗设备的管理仍然存在以下问题。 (1)手工填写设备的申请、报修单,逐级进行审批,纸质审批单进行存档。造成审批流程缓慢,历史记录不清晰,不能实现医疗设备管理过程的全流程追溯[1-2]。 (2)虽然对部分医院资产的管理可以做到有条码标识,但不能进行联网识别,不能通过扫描条码识别设备信息。所以,我们无法实时了解每台设备的历史记录,包括既往的维修、质控情况[3]。 (3)不能实现对设备使用情况的统计,只能通过收费项目了解设备的使用情况,而有些设备不能直接收费。因此无法对每台设备进行绩效管理[4]。 2 医院医疗设备资产管理系统的构建与应用医院资源规划是医院引入企业资源计划的管理思想和技术,融合现代化管理理念和流程,整合医院已有信息资源,创建支持医院整体运行管理的统一高效、互联互通及信息共享的系统化医院资源管理平台,从实现预算和成本管理的角度出发,加强医院的内部管理,提升医院的效益[5-6]。 2.1 医院医疗设备资产管理系统的构建为了实现多方位的查询功能,实现对设备的实时监控,对设备的合理使用进行监管,建立合理使用指标,定期分析使用情况,对临床合理使用提供客观依据,对管理决策提供科学依据[7]。我们在医院HIS、LIS、PACS等医院信息化系统的基础上,构建了一个医院信息集成平台,平台构架见图1。 图1 医院信息集成平台构架图 在整个平台的建构过程中,我们首先调研医院各科室的具体需求。分别调查了个临床科室、急诊科、护理人员、与管理科室及院领导等关心的要点,并对其需求进行了分析,总结后发现:① 各临床科室主要关注设备的诊断结果是否可靠,有无定期的专业的培训,如何避免设备故障的发生;② 急诊科室较多的关注医疗设备的配比问题,常用的几类设备有无安全隐患;③ 护理人员比较关注所有可以调配的医疗设备处于何种状态,总数量有多少;④ 管理科室需要关注设备的正常使用情况,维修情况及维修成本,日常管理情况,质控保养情况等;⑤ 院领导则较多关注医疗设备的安全性分析、效益分析、医疗设备的可用性与可及性等。 根据各科室的需求,我们建立了专门的研发与管理团队,通过信息系统的集成,实现了信息整合和数据共享。除此之外,在信息集成平台,我们嵌入了决策系统,进行决策分析,实现可控化管理,对设备全生命周期进行追踪,进行绩效管理,主要包括信息录入、资产管理、维修管理、折旧管理、使用管理、绩效管理等,最终构建了医院医疗设备资产管理系统,该系统可实现全程可查询监督,与财务实现互联互通。 2.2 医院医疗设备资产管理系统的应用2.2.1 数据查询与分析 医院医疗设备资产管理系统的建立以后,实现了对设备的计划、采购、使用、折旧、报废的全周期管理,并实现查询、分析、监管功能,是医疗设备重要的管理方法。该系统的应用规范固定资产管理流程,对每个资产进行流动信息记录[8-9],根据记录进行追踪,同时,实现对设备的绩效分析及流程管理,实现管理的规范化、科学化[10]。 2.2.2 线上申购与审批 HRP系统启用以后,医疗设备的申购实现了全流程在线处理,工作效率显著提升。临床科室只需在信息集成平台上填写电子版的申购单,流程支持年度计划内和临时计划外申请,根据预先设置的程序,推荐不同的审批流程,全程在线审批,并将审批人记录下来,方便查阅。无须填写纸质申请,科室可以填写推荐品牌供采购参考。医疗设备申购审批流程,见图2。 实行线上审批以后,不仅提高了审批的效率,而且减少了人为统计待审批医疗设备的差错率,申请人可实时在网上查询审批进度,做到对整个流程的掌握。通过一段时间的试用以后,对医疗设备采购审批工作取得了较明显的提升作用。 2.2.3 培训记录 为了使医疗设备的实际操作者能够规范合理的对各种医疗设备进行操作,我们需要对操作人员进行定期的培训。以往的培训随机性强,没有进行规范管理,有时是厂家装机时现场进行培训和演示,没有进行考核。医院医疗设备资产管理系统在我院构建成功以后,我们制定出每类医疗设备的培训计划与要求,要求每位参与使用者都要进行培训,并完成理论答题考核,培训资料作为设备验收的内容之一,并将培训资料扫描电子版录入系统进行备案,没有按照要求进行培训的不予验收,真正做到了培训有计划、可追溯、有记录。2018年我院进行了大批设备采购。为了提高验收质量,增加设备使用率,设备管理部全面改进了设备验收培训流程。现就2018年6月改进前后设备培训进行比对。对比内容,见表1。 表1 改进前后设备验收培训流程 时间 设备安装时 设备安装后 设备使用时 备注改进前 ——厂家指导人员对本院使用人员进行简单操作指导。使用人员自行与厂家沟通使用方法等问题。大型设备会有厂家人员在院指导使用。改进后厂家针对设备维护保养、简单维修、故障鉴别、注意事项等方面,对设备科工程师进行指导。厂家对使用科室进行操作培训。培训后厂家制作设备操作使用考试题,对培训人员进行考核。厂家制作简易操作说明吊牌,悬挂至设备显眼位置。使用人员、设备科工程师、厂家,三方建立联系指导使用。大型设备会有厂家人员在院指导使用。 2.2.4 医疗设备的全流程跟踪 在该系统中,可以上传附件以及录入设备的其他属性如序列号、注册证、效期,编号等。经科室试用无异议后,自动生成正式资产,整个流程均为电子记录,包括申购人,审批人,设备入院时间,经办人,培训记录,整体流程紧密相关,并可追溯[11-12]。当设备进入医院以后,整个使用过程也会被全流程跟踪。 (1)出入库。在出入库过程中,系统会直接记录每一步操作者,如果申购走系统流程,可快捷一键创建入库单,同时记录出入库时间,出入库经办人,每一步操作的经办人,时间等信息,入库如果添加了出库科室,则记账后自动产生出库单,减少操作步骤,并根据单据形成电子财务报表、台账以及资产全息图中进行记录显示单据号,根据单据号码可随时进行追溯。 (2)资产转科。当设备自库房调拨以后,系统自动记录原位置、转出人、接收人,每一步可分配不同角色权限,同时支持精细化位置变更,如设备位置从一层A科室101房间内部变更到二层B科室102房间,整个流程系统电子记录,生成记录单并同步转科状态到对应ID的台账中,支持一键查询 (3)设备维修。根据系统打印出来的资产标签,支持微信扫一扫快速报修,节省科室时间,同时科室可以在扫描后,拍照上传或语音留言,方便工程师提前预知故障现象。报修工单支持大屏幕实时多种不同显示方式。维修工程师可在手机或PC端接收报修单据,并对单据进行处理,如需申请外援,需更换配件,如果产生费用可进行费用登记。系统记录报修人,报修地点时间以及报修接收时间,处理工时等详细信息,同步至台账中,一键查询,无需纸质签字,支持对单次维修电子报告单打印。 (4)设备的巡检。巡检内容由医院根据不同设备自定义模板,具体延期天数在巡检任务中自定义。根据已设定好的巡检任务进行巡检,扫面二维码巡检(仅需打印标签),记录巡检时间、内容、巡检人,生成电子巡检报告单,并同步至资产全息图中,无需纸质巡检签字记录。可以随时查询设备巡检情况,做到真实、准确,有据可依。对于未按时进行巡检的也可查询,及时进行补检,避免随机性和盲目性。 (5)院内设备借用租赁可以在线申请确认,归还申请确认。租赁设备可以根据设定好的租赁单价计算金额。 2.2.5 使用情况统计 设备终端与系统连接,自动记录设备开机次数和使用时间,可以精确统计每台设备的使用情况。为设备绩效和维修成本分析提供数据支持。 2.2.6 图片存档设备档案 设备购入验收时将设备的照片传入系统中保存,包括产品信息,设备名称、注册证号、生产厂家、产品序号、生产日期等,既有利于日常管理,为设备报废时提供方便,经常遇到同类设备同时报废,区分困难情况。 2.2.7 效益分析 本系统可以抓取HIS系统信息,获取收费情况,成本由医院录入,如水电成本,人工成本等信息,随后系统根据成本和收益计算出设备的效益。效益分析界面。见图3。 图3 系统的效益分析功能 3 总结本研究建立了一套医院医疗设备资产管理系统并在我院投入使用。该系统可以实现每台设备从申请购置、论证采购、安装调试、日常维护保养到报废的全流程管理,避免了手工填写报告单所带来的一系列问题。并且做到了医疗设备从入院到报废的追踪与记录,并对医疗设备的效益进行记录分析,为医院领导提供决策参考。医院资产的信息化管理是医院发展的必然趋势,根据不同时期工作重点按计划、按步骤、按程序进行,才能更好地发挥管理职能,提高设备管理工作的效率和效果[13-14]。医疗设备的信息化管理是医院管理的重要组成部分,运用现代化的信息手段,满足对设备数据的存取需求,提供全方位的数据提取手段,为新设备的购置和维修成本的分析提供准确和科学的手段,对于充分发挥设备的经济效益和社会效益具有非常重要的意义[15-16]。 [1] 陈薇,欧阳昭连,周平,等.在用医疗设备管理信息化现状及问题分析[J].北京生物医学工程,2014,33(2):211-216. [2] 罗莉琴.医疗设备维修信息化管理现状与趋势分析[J].智慧健康,2018,4(26):30-31. [3] 鲍灵燕.医院医疗设备的信息化管理分析[A].中华医学会医学工程学分会第十五次全国学术年会[C].2015. [4] 肖燕.医院使用设备信息化管理及推动设备信息化建设策略分析[J].中国医疗器械信息,2016,(16). [5] 张璐璐,田乔.医疗设备信息化管理研究[J].中国医学装备,2016,(2):128-131. [6] 蒋晓伟.综合医院医疗设备维修信息化管理现状与趋势[J].中国卫生产业,2017(29):197-198. [7] 赵盛瑞.医疗设备维修信息化管理系统的构建思考[J].中国医疗器械信息,2018,24(6):160-161. [8] 韩善清,孙涛,景慎旗,等.医院医疗设备的信息化管理[J].中国医疗设备,2017,32(8):145-147. [9] 张强.医疗设备信息化管理现状与趋势[J].医疗装备,2017,(9):82-83. [10] 李佳斌.医疗设备管理信息化建设思考[J].科技创新导报,2017,14(13):180. [11] 韩冰冰.物资与医疗设备管理的信息化[J].医疗装备,2018,(5):87-88. [12] 蒋友好.基于HRP系统下医疗设备全生命周期信息化管理[J].中国医疗器械杂志,2018,42(4):78-81. [13] 彭铁娜.医院医疗设备维修信息化管理现状和发展[J].世界最新医学信息文摘,2017(16):259. [14] 张洁.医疗设备网络信息化管理的优化和发展策略[J].中国管理信息化,2017(22):60-61. [15] 殷鹏宇.浅谈医疗设备信息化管理存在的问题[J].中国医疗设备,2016,31(8):142-143. [16] 张超群,钱志凤,王红宇,等.医疗设备信息化管理的实践应用[J].解放军医院管理杂志,2011,18(3):236-237. Construction and Application of Medical Equipment Asset Management System |