高值耗材备货管理流程的建立和相关实践
引言
高值耗材具有价值高、体量小、规格型号繁多的特点，一般定义为直接作用于人体、对安全性有严格要求、临床使用量大、价格相对较高、社会反映强烈的医用耗材[1-3]。随着医疗业务的不断增长，医院需要使用的医用高值耗材品种和数量也不断增加，按传统管理方式进行实库存管理，既占用医院的资金，又要花费更多的人、财、物，不仅不能提高高值耗材耗材的管理水平，还会造成医院资金、物资的大量浪费、积压。
由于作为需求方的医生在供应链中处于强势地位，大多数医院对高值耗材的供应都采用寄售制的模式，即供应商将耗材直接存放于医院库房。待病人使用收费后，医院形成出入库单据，同供应商进行结算。目前医院的信息系统大多据此流程设计，该模式具有管理简单、占用人力成本低的优点，但存在耗材使用环节和库存管理环节缺失，收费信息与结算信息未进行匹配，易造成错费、漏费现象的问题，同时供应商对寄售库存的掌握与控制能力较差。而作为寄主的医院方由于风险已经转嫁，没有动力去关注库存策略[4-9]，更严重的是主管部门无法监控高值耗材进院使用的流向及临床科室对高值耗材的使用及收费情况[10]。
在“高效率、低成本”的理念下应运而生的高值耗材备货管理模式，其本质是在申请、采购、配送、计费、付款等多个环节，耗材不以实物库存的形式存在，而是处于周转状态，从而达到提高资本增值率、降低积压风险的一种管理模式[11]。其显著的特点是：各个环节形成闭环，过程严谨、流转高效；备货虚拟库存自动补足，缺货现象减少；计费与耗材使用一一对应，各环节追溯化管理。我院从医用高值耗材的使用特点出发，结合我院实际工作模式，建立了高值耗材备货管理的流程[12]，下面以手术室为例进行具体说明，完整流程图，见图1。
1 准备工作
（1）产品基础信息维护，由于采用条码追溯管理方式，所以需要仔细梳理纳入手术室备货的产品字典信息是否完整，包括产品名称、规格、厂家、供货商、进价、条码、批号等，该步骤一般由设备处完成。
图1 手术室二级库备货管理流程图
（2）产品收费信息维护，一般需要根据当地物价政策要求，生成产品对应的收费项目字典，并维护物价编码与收费标记，同时将收费字典与医保目录进行对照，该步骤一般由物价部门与医保部门协作完成。
（3）备货物资库存量确定，需要与手术室负责人沟通确定备货基础库存数量，以满足临床使用最低需求，由于备货管理基于消耗自动补货机制，需供应商及时补足基础库，确保手术用量保证，该步骤一般由设备处牵头，与手术室及相关使用科室协商完成。
（4）供应商门户启用，需要对耗材供应商进行基础的培训，通知供应商启用网上订单管理的时间，并确认送货频率。同时最重要的事情就是历史已使用且未开发票的耗材及时补办发票登记手续，该步骤主要由设备处完成。
（5）使用科室硬件添置，由于需要扫描产品条码完成计费，所以需要添置计费终端和高精度扫码枪（无线款式最佳），终端建议使用小型的一体机，可以尽量节省空间，此外需要打印耗材使用登记单，还需要配置打印机，该步骤一般由使用科室、设备处和信息部门共同完成。
2 实现步骤
2.1 备货
如图1所示，手术室根据业务量需求制定备货需求单，设备处采购员审核后提交备货采购订单，此时供应商收到订单短信提醒后处理订单并进行配送，订单耗材经设备处验收后，手术室库管员进行入库接收，系统自动形成手术室高值耗材备货库。
2.2 扫码计费
扫码计费，我院目前采用手术室代计费模式。手术计费护士在计费模块中录入住院号或者扫描患者腕带条码带出患者信息，同时计费模块与手麻系统关联，自动显示手麻系统手术安排的主刀医生等手术信息，然后使用扫码枪扫描产品主条码和批次条码各一次，保存、审核、记账后，计费信息自动同步到HIS系统，此时货库存自动扣减并生成备货需求单。该过程有三点值得注意，其一，保存、审核、记账可以分别由不同的操作员进行，以满足例如手术室计费，临床科室审核的需求；其二，我院目前模式，核算科室默认为主刀医生所在科室，系统可以根据实际情况进行灵活配置；其三，记账操作后打印出耗材使用登记单，并将产品条码贴在登记单上，医生签字后，一份送设备处留存、一份放入病案归档，这一步是实现耗材可追溯管理的最重要环节。
2.3 付款
上一步计费完成后，系统自动生成入库记录单，设备处根据入库记录单办理出库手续，以供应商为单位形成出库单，供应商开具发票并同出库单一起给临床护士长签字确认，设备处收到临床确认的单据后办理应付款业务，最后财务处付款结束流程。
3 应用效果对比分析
我院采用备货模式之后，形成了高值耗材全流程管理流程，各环节合法合规，工作效率得到大大提升，形成应用效果对比表，见表1。
4 应用意义
耗材使用与计费同步，同时进行条码化管理，一物一码，一码一人，实现了高值耗材全流程化可追溯管理，大大降低了医疗风险，提高了工作效率。
高值耗材出库和收费同步，由于高值耗材使用过程的特殊性，大部分高值耗材都是先使用后计费， 使用和收费的分离导致高值耗材的入出库数据和病人收费数据不一致，甚至有些医院的高值耗材名称和收费词条的名称规格都不一样，管理部门无法统计出一段时间内某种高值耗材的使用和费用信息[10]。备货管理计费模型则很好地解决了这类问题，同时对比使用数据和出库记录，可以很精确得到是否存在违规收费的情况。
表1 备货前后效果对比表
对比内容 备货之前备货之后备货库存量形成初始备货库存后，系统自动补货，库管员可以将精力放在提高管理水平上，不再为繁琐的库存工作所累需求下达方式需要库管员经常查看库存，及时补货，库管员工作量大，几乎每天需要巡查，容易出现缺货断货现象通过电话联系供应商，告知具体需求，极易出现纰漏 系统通过短信方式通知供应商，供应商通过云平台查看明细需求并相应，简洁明了，基本上当日即可完成供货计费 科室根据以往经验，查找物价项目进行计费，单个患者计费时间大约5分钟左右，而且往往存在实物与计费条目不一致的情况通过扫码计费，计费条目与实物一一对应，产品信息、计费信息、使用记录完全关联，可追溯管理，计费效率高，单个患者基本上1分钟内完成付款 每到月底需要不断督促临床科室确认单据，而且只能根据以往惯例大致估算金额，无法获知当月实际发生金额，影响财务统计数据，为了完成工作，设备处每月基本上需要提前一周停止相关业务，给临床请领及使用带了极大不便设备处每月只需提前3天停止采购业务，不管临床科室是否确认单据，系统自动根据计费信息形成出入库记录，最后形成会计凭证
解决入出库滞后，临床科室积压发票的问题。一般来说，管理部门根据科室确认的使用数量，办理入出库手续．生成月报表报财务部门，财务部将其列入科室支出。如果科室根据需要积压发票或者集中确认，使得当月实际使用的耗材数量与当月计入科室支出的耗材数量不一致，一方面给财务做账增加了困难，造成财务核算违反权责发生制原则，另一方面由于当月列入科室的支出与收入不配比，影响了科室的绩效评价[13-14]，管理层没办法获取真实的数据。备货管理模式自动根据计费生成入出库记录，患者一旦计费成功，管理部门已经有了使用和收入数据，不再过度依赖科室确认，同时亦可以根据系统告警信息督促科室尽快完成入库报销和平账工作。
备货管理模式完成了对高值耗材从入库、出库、使用、计价、收费各个环节的追踪管理[15]，实现了高值耗材可追溯机制。通过使用条形码的全程跟踪，实现高值耗材从购买到最终使用的全流程管理，随时可以查询库存和实时消耗情况，做到每个耗材向上追溯到生产厂商，向下追溯到患者[16]。
5 展望
我院在手术室高值耗材备货管理模式取得了不错的应用效果后，目前已经陆续推广建立了多个临床高值耗材二级库（包括神经外科、内科心血管、消化内科、眼科等12个），下一步将逐步推广到全院所有有需要的科室。该模式一方面使得医院管理部门可实时了解重点耗材的库存和实时消耗情况，能够规范医院的高值耗材流转，对高值耗材供应计划达到可控的目的，另一方面确保了高值耗材出库和患者计价信息的同步，提高了高值耗材使用和计费环节操作的规范性，是实现高值耗材信息化管理的一个行之有效的管理模式。
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Establishment and Related Practice of High Value Consumables Stocking Management Process