基于HRP的医院科室二级库耗材自动补货管理
引言
医用耗材的有序供应是保障医院日常业务正常开展的重要基础之一。为加强医用耗材在院内的供应工作，多数医院均在供应链管理中使用了医院资源规划（Hospital Resource Planning，HRP）系统，实现了院级库房物流信息模块与财务信息模块的整合[1-2]。与此同时，部分医院还建立了临床科室二级库，将耗材管理由院级一级库房向临床科室延伸[3-4]。但目前科室二级库内，因缺乏相关信息系统的支撑，与医疗业务密切相关的科室二级库耗材需求计划、二级库库存、使用追溯等管理水平参差不齐，难以进一步实现耗材全过程、精细化管理[5-6]。
1 传统科室二级库管理存在的问题
1.1 二级库台账管理粗放，无法掌握二级库耗材存量数据
目前多数医院HRP系统内耗材仅完成从院级一级库到科室二级库的申购、领用记录，不能完成对一级库出库物资的后续跟踪，出现信息断流，使科室二级库管理缺乏有力的数据支持。二级库中耗材发放至护理治疗组（车）及护理治疗组（车）退货至二级库过程由科室总务护士手工登记，登记流程不规范、易遗漏，登记人工成本高，效率低，二级库内耗材实时库存无从追查，造成了科室耗材使用与管理的脱节。
1.2 耗材出库护理单元与实际使用单元不一致，实际消耗难以追溯
因存在同一科室下设多间护理单元的情况，科室领用时，存在其中一间护理单元领用，同科室多间护理单元共同使用的情况，导致HRP系统内耗材出库护理单元与实际使用单元不一致，成本无法准确反映实际消耗。
1.3 货物积压，占用资金利息
为提高院内配送工作的计划性，目前医院大多采用计划配送为主、零星配送为辅的配送方式，保障临床耗材供应。定期由科室总务护士以一定时期内科室耗材平均领用量和经验为依据，编制耗材需求周/月计划，一级库按计划进行配送。该配送方案虽计划性有所提高，但科室计划编制受病人波动，总务护士轮岗，新护士经验影响，库存结构并不合理，易造成货物积压，占用资金利息。
1.4 二级库空间有限，空间未达到最优化利用
科室二级库内耗材主要为低值耗材，数量大、种类多，需按耗材类别分类摆放。但二级库内空间通常有限，库房内货架规格、类型有时并不能满足实际使用需求，耗材摆放、空间布局并不合理，库房空间未达到最大化利用，导致“有空间”与“不够放”同时存在。
1.5 零星领用频繁，大量人力资源浪费
传统二级库耗材供应模式下，如果某种耗材在计划期内库存处于低水平，就需通过零星领用模式向院级一级库房发出配送申请。由于周/月计划编制不准确，二级库空间有限等因素，科室往往存在零星领用量较高的问题。为避免缺货，科室总务护士需频繁、重复关注库房存货，在耗材申领上花费大量时间，不能体现“让专业的人做专业的事”理念。同时，一级库配送人员需多次往返于一级库与二级库之间，每次配送量未达到配送员最大配送量，大量人力资源浪费。
2 基于HRP的医院科室二级库耗材自动补货管理模式构建
针对目前医院科室二级库管理存在的问题，我院通过借鉴以往学者的研究思路[7-10]，结合我院耗材实际供应情况，建立了基于HRP的科室二级库管理模式。
2.1 基于HRP的医院科室二级库耗材自动补货管理模式概念
通过以护理单元为单位[11]，建立临床科室二级库。根据每一护理单元内二级库耗材品项、需求特点，将耗材拆分至符合卫生技术标准的最小包装。根据前一年不同科室不同耗材的实际领用量及包装数量需求[12]，分别设立安全基数及补货点（触发配送至安全基数的库存数量）[13]，实现达到补货点时，HRP系统内自动触发科室领用申请。同时，HRP内自动汇总需配送物资清单，一级库按申请耗材科室耗材品项、数量，每天以住院楼为单位，制定配送时间及配送路线及时配送，以先进先出的原则，规范货架上耗材摆放，将科室耗材补充至安全基数水平。
2.2 基数的确定
我院安全基数、补货点设定采用模型预测结合科室确认的方式进行。根据科室前一年每一个月的历史领用数据，利用百分位数计算方法[14]，按照以80%的概率满足临床科室月领用量的要求[15]，分别获得测算出的每种耗材安全基数，并由科室总务护士再次审核，确定最终安全基数，作为每次补货的上限。
考虑到科室二级库中耗材主要为低值医用耗材及部分民用耗材，该类耗材有数量大、规格型号多、单价较低的特点，所以利用物资ABC分类管理中，对于C类物资的补货管理方案，即双箱原则的办法，以安全基数的一半作为补货点[16-17]。
该基数制定方案的好处在于：① 以近一年耗材领用记录作为参考，考虑了病人需求的波动，充分考虑到二级库空间、货物积压风险；② 基数由预测函数测算出以后，由科室审核，设定更加符合实际；③ 以护理单元为单位，领用、消耗核算更加清晰。
2.3 自动补货流程
采用基数管理实现自动补货前，我院对二级库货架规格、摆放进行了重新优化，以便提高二级库空间利用科学性。在货架中每种耗材的放置点旁统一粘贴了带有二维码的耗材标志牌，科室总务护士可利用PDA扫描二维码快速实现二级库耗材的入出库、退货操作。同时，标志牌上物资名称根据HRP内耗材名称制定，避免了因临床科室对耗材的俗称与系统名称不一致导致的管理混乱问题。自动补货流程如下：
首先，测算全院各科室二级库内每种品项耗材的安全基数、补货点，由科室总务护士确认后，将每种品项耗材的安全基数、补货点记录于HRP系统科室二级库信息中。
其次，一级库按安全基数补充二级库耗材实物数量至安全基数数量，二级库通过PDA扫描货架标志牌进行入库操作，作为二级库期初库存。再次，科室按护理治疗组（车）实际领用，通过PDA扫码进行耗材发放、退货操作。
最后，HRP系统根据二级库实时库房，当库存达到补货点时，系统内自动按实际库存与安全基数的差量向一级库发送补货申请，一级库收到申请后，以住院楼为单位，将一级库库存及时补货至二级库，保证24 h内将临床二级库库存量补充至安全基数水平。同时，一级库根据自身库存数据，供应商供货周期，编制好采购计划，由一级库库管在ERP内以发送电子订单的形式，通知供应商按时按要求送货，保证一级库内耗材库存。医院科室二级库管理模式，见图1。
图1 医院科室二级库管理模式
3 应用效果
为保障本科室二级库管理方案的可执行性，我院选取了对于耗材供应保障要求较高的急诊科二级库进行试点。结果表明，通过采取基于HRP的二级库管理方式，利用PDA扫码，HRP系统内可以方便、快速记录二级库耗材进销存数据，平均临床收货时间下降（以两周内，总务护士在临床收货工作上花费的总时间除以收货次数得出），台账数据完整有效，二级库实时库存量可查；以护理单元为单位，分别设置二级库有利于消耗记录的准确性；通过科学设置二级库耗材基数，库房结构合理化，临床科室二级库平均库存量下降（由科室二级库库存耗材总量除以二级库数量得出），有效避免了货物积压风险，有利于减少资金利息占用；通过更新二级库标准化货架，优化了二级库空间利用率，空间摆放更加合理，更加易于临床领取耗材；借助信息化手段，实现二级库耗材自动补货，达到科室二级库只做入出库，不做申领操作，取消月计划、零星领用，解放原有月计划、零星领用占用的总务护士物资管理工作时间（以一个月内，总务护士在科室月计划、零星领用工作上花费的总时间得出），减轻总务护士及配送人员工作量，配送人员日均配送次数（以两周类，配送次数总量除以配送人员数得出）下降。详细数据，见表1。
另一方面，随着本科室二级库管理方案在全院实施上线，带来了后续数据维护、科室总务护士管理习惯改变等的影响，在现有管理水平、软硬件条件基础上，医院需做好上线前科室人员培训，硬件、网络设备支撑保障工作，不断结合医院发展实际，配合HRP系统中各功能模块，不断更新完善管理方案。
表1 运用基于HRP的自动补货管理方案实施前后对比
项目 HRP自动补货前历史数据 实施HRP自动补货后数据 降幅平均临床收货时间 (s) 323 102 68.42%临床科室二级库平均库存存量 (件) 3127 2698 13.72%月计划、零星领用工作时间 (h) 10.63 0 直接取消月计划、零星领用工作方式配送人员日均配送次数 (次) 4.8 2.1 56.25%
4 结论
对科室护理单元库房进行有效管理，是加强耗材实物管理、成本管控、提升医院运营效率的客观要求，对于提高医院管理质量及效率，降低医院管理成本，提高耗材精细化管理程度具有重要作用。我院构建的基于HRP的医院科室二级库耗材自动补货管理模式，通过在急诊科二级库试点运行，结果表明临二级库耗材自动补货管理方案运行良好，自动补货提高了物流供应效率，提高了耗材精细化管理水平，为进一步实现耗材全过程管理奠定了基础。具有较强的科学性及可操作性，在医院内推广、实践可能性较高。本管理方案可为其他医院科室二级库管理方案制定提供参考。
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Management of Automatic Replenishment of Secondary Storeroom for Clinical Department Based on HRP