PDCA理论在我院医疗设备维修管理中的应用
引言
随着医疗技术的不断发展，各种现代化的医疗设备在医学界已经得到了广泛的应用。医院的现代化建设离不开医疗设备的现代化，加强对医疗设备进行科学而有效的管理,已经成为医院的一项重要工作[1]。医疗设备的维修管理是医疗设备管理工作的重要环节，做好医疗设备的维修管理工作，不但能够保证医疗设备的完好率，还能确保医疗设备临床使用的安全性和有效性,确保医疗质量和医疗安全。PDCA循环管理理论是20世纪50年代美国质量管理专家戴明根据信息反馈管理提出的一种全面的质量管理方法[2]，将其应用于医疗设备维修管理工作中具有重要意义。
1 医疗设备维修管理存在的问题
1.1 维修管理制度的科学性、规范性需持续改进
目前，国家已针对医疗设备的准入、购置和监管等方面出台或修订了相关的法律、法规和实施细则，但暂时还没有制定出医疗设备维修方面的具体规定，比如关于保修费用的制定、维修配件价格的控制等。由于我院对医疗设备的维修管理工作重视程度有限，对其在新形势下的理论创新研究还不够充分，因此我院相应的医疗设备维修管理制度的科学性和规范性有待进一步提高[3]。
1.2 医院的维修人员技术水平差异较大
由于我国的医学工程学科起步较晚，而且因为历史原因和专业准入制度的滞后，早期从事医疗设备维修工作的医学工程技术人员大多数是其他专业转行而来，没有经历过系统的学科教育，学历偏低；且由于医院对于医学工程部门和医学工程技术人员的定位不够准确，致使从业人员的专业服务意识不强，没有树立献身医学工程事业建设的信念，导致了行业发展受限，长期以来的工作得不到肯定[4]。我院目前的医疗设备维修人员共有18人，其中有5人获得了硕士学位，其余均为大专或本科学历，维修技术水平差异较大。
1.3 医院的维修人员沟通能力有待提高
医院的维修人员与临床科室的沟通协调工作不够，工作流程的执行程度不够高，临床科室有时甚至会绕过医学工程部门直接求助于厂家工程师或第三方维修公司，致使医疗设备维修维护的归口管理工作难以完全落实。我院的医学工程部门时常没有真正参与到医疗设备维修及管理工作中[5]。
1.4 医院的维修管理能力有待发展
医疗设备的维修是一门比较复杂的工作，要求从事具体工作的医学工程人员必须要改变传统的观念，不能总是停留在依靠一把螺丝刀和一个万用表打拼天下的时代。随着大规模集成化、智能化的医疗设备不断被引入医院，医学工程人员仅依靠传统的维修技术和手段是难以完成复杂的技术工作的。由于生产厂商的技术资料保密、零配件的垄断和专业化维修技术培训的减少，迫使医学工程人员必须改变较为落后的维修管理和技术手段，树立起科学的维修管理理念，深入学习医疗设备维修理论、知识和技能，利用更为先进、专业的维修、检测工具，实施科学、规范的维修流程，以确保医疗设备的使用率，为临床和患者提供优质的服务[6]。
2 PDCA理论概述
现代企业管理理论将企业管理视为是一个过程。企业在不同时间内，应完成不同的工作任务。企业的每项生产经营活动，都有一个产生、形成、实施和验证的过程。美国戴明博士将这个过程形象地总结为4阶段的循环，即“计划（Plan）—执行（Do)—检查（Check）—改进（Act）”：① 计划阶段：分析现状，找出存在的质量问题，分析产生质量问题的各种原因或影响因素，找出主要因素，针对主要因素，提出计划，制定措施；② 执行阶段：执行计划，落实措施；③ 检查阶段：检查计划的实施情况；④ 改进阶段：总结经验，巩固成绩，工作结果标准化，提出尚未解决的问题，转入下一个循环[7]。
3 PDCA理论的应用
3.1 制定计划（P）
医疗设备维修管理计划阶段是做好医疗设备维修管理工作的前提，要制订出科学合理的管理计划，就要明确医学工程科的定位与作用，制订出切实可行的实施计划[8]。简言之，就是在详细了解医疗设备维修管理相关制度和实施流程的基础上，根据我院的实际情况和发展目标，制订出符合我院实际的医疗设备维修管理制度和工作流程。
目前我院的医疗设备维修工作主要分为预防维修和事后维修。预防维修是以日常维护与定期维护为核心的维修模式，目前的预防维修概念已经远远走出了传统维修概念的范畴，它还扩展了维修预防、改善维修等许多方面的内容，并且包含了许多现代维修的理念，比如故障诊断技术与状态监测等[9]。近年来，实践证明了预防维修的优势是十分明显的，不但可以节约维修经费，还可以延长医疗设备的使用寿命。正因如此，越来越多的医院开始重视预防维修。通过制定预防维修计划，有效提高了医学工程人员的工作效率，确保了临床设备的正常运转。事后维修是传统的维修方式，指设备发生故障后进行维修，是以排除故障为核心的维修模式。我院把这两种维修模式结合起来，制订了切实可行的维修管理制度，要求医学工程人员每月进行一次巡检，及时发现并解决故障，并要按时做好设备维护保养工作，事后维修周期原则上不超过1周，每周开科室会议要上报维修情况，每月上交个人维修记录。通过两种方式的取长补短，在加强预防维修的基础上降低了医疗设备故障率，从而提高医疗设备的使用效率，降低维修成本；同时，对已经发生故障的设备进行快速的、有针对性的维修，以减少设备停用时间[10]。
3.2 实施计划（D）
实施计划就是要制定完善规范的处理流程，并严格遵照执行。对于预防维修工作，医学工程人员应按时完成好医疗设备的维护保养计划，主要包括定期对医疗设备进行除尘、清洁、消毒及基本参数校正等工作，及时发现医疗设备的潜在故障风险，并及时解决存在的问题，以确保医疗设备的正常使用，降低医疗设备的故障率。
医学工程人员的巡检工作也很重要，医学工程人员通过与科室技师及主任进行沟通，有效了解设备的使用状态，及时提出良好的预防维修建议对于事后维修工作，我院制定了较为完善的管理流程：我院实行医学工程技术人员的“首诊制”，整个医疗设备从发生故障到最后的修复，全都由医学工程部门具体负责。一旦医院中的医疗设备在使用前或者使用中出现突发的各种水路、电路或者气路故障[11]，医疗设备的使用科室要马上停止使用，并且及时通知医院的医学工程部门。使用科室向医学工程部门提出维修申请后，医学工程人员应迅速赶往故障现场，认真核对医疗设备的名称、型号等基本信息，仔细询问临床医护人员故障发生前后的一些情况，确认故障现象。维修之前，首先要确认医疗设备的保修期限。
一般而言，新的医疗设备从安装验收合格之日起计算，至少会有一年的免费保修期，有的医疗设备保修期更长。如果故障设备在保修期内，应当通知厂家免费维修。如果故障设备超出保修期，医学工程人员可根据自己的维修经验和维修技术，尽快找到医疗设备的故障原因，并对其进行维修。如果医学工程人员无法及时修复故障设备，应尽快寻找厂家或社会化第三方公司进行维修，并监督整个维修过程和维修质量。我院的医疗设备报修示意图，见图1。
图1 报修示意图
3.3 检查工作（C）
在医疗设备的维修管理工作中要建立完善的监督检查机制，可通过定期和不定期检查来推进各项工作的进展[12]。由于医院内医疗设备种类繁多，通常将医疗设备分类后指定不同的医学工程人员负责维修质量的管理工作，我院每类医疗设备的维修人员都配有初级职称、中级职称和高级职称的人员，以便于合理安排各项工作。根据专业与分工的不同，可通过逐级管理的方式对医疗设备的维修质量进行监督管理，每当医学工程人员维修好一台医疗设备后，应得到上一级工程师的认可与评估，上级工程师的维修质量受到医学工程部门主任的认可与评估。对于需要厂家维修或第三方公司维修的医疗设备，分管的医学工程人员要全程陪同并监督医疗设备的维修过程和维修质量，并将维修结果上报给医学工程部门主任。每个医学工程人员都应全面掌握相应医疗设备的技术细节和评估方法，做好预防维修工作，定期分析质量结果，为在用的医疗设备质量控制工作提供可靠的依据。如下表所示，每次医学工程人员完成巡检工作后将上报上级领导检查审核。巡检记录表，见表1。
3.4 改进工作（A）
总结工作就是要对上述各阶段工作进行总结和处理。通过有效地信息反馈，进一步深化调整工作流程，不断总结经验，提出合理化改进建议。由于医学工程人员技术的局限性、分析问题的主观性、常规维修检测工具的针对性不足等原因均会影响维修效果，因此通过自我总结及定期组织科室总结，可以大大提高管理效率和工作质量[13]。在预防维修工作实施一段时间后，可以根据上一阶段的运行和故障情况，对现有的预防维修工作进行分析与评估，根据上级工程师或主任提出的意见和建议，可对巡检的时间间隔、检查项目等预防维修内容做出调整和改进，从而促使下一阶段的预防维修工作更加合理。我院自2017年2月起将原有的两周时间间隔巡检调整为一个月，这样可以使医学工程人员有更加充裕的时间解决之前巡检中的问题。另外，对于已经妥善处理的故障，医学工程人员应认真填写维修记录，并将相关信息录入维修管理系统中，作为全过程故障处理信息加以保存，这既可以为开展故障智能诊断和可靠性研究提供素材，又可为医疗设备的选型和购置提供参考资料[14]。我院医疗设备维修工作记录表，见表2。
表1 巡检记录表
时间 巡检区域 巡检情况处理/反馈201703南楼病房1. D10暖箱报警2. D09耳鼻喉工作治疗台mega无法升降，使用近二十年，损坏较为严重3. C09眼科检查镜缺少一颗螺钉4. D08迈瑞监护仪测量值偏低5. C08复印机复印不清楚6. D07两台监护仪无法使用7. D05呼吸机主板损坏8. D04空气净化器滤网厂家已不再提供9. C04中央监护时间不准（慢5 min）10. D03除颤器放电后不走纸1. 更换过滤片2. 联系厂家尽快维修维护3. 尽快寻找匹配的螺钉4. 更换血氧指夹后测量正常5. 通知负责维修复印机的工程师6. 待更换监护仪连线7. 待更换主板8. 选择其他可替换滤网9. 调节至准确时间10. 新型设备待咨询厂家后处理
表2 维修工作记录表
日期 报修时间使用科室设备名称故障现象故障处理维修费用修复用时 (d)工程师工作时段(正常/值班/加班)20170201 15:00 D05 监护仪 无显示因病房打蜡导致连接线接触不良，重新连接好中央监护的所有线路1.0 — 值班20170201 16:00 D05 监护仪 无信号Wi-Fi信号问题，更换新的床旁监护仪后有显示信号 1.0 — 值班20170216 15:00血透室 血透机 质量控制2.0 — 正常20170217 15:00血透室 血透机 漏液 更换A液吸管接头 1.0 — 正常20170223 9:30 血透室 床旁血滤机 验收 安装调试参数 2.0 — 正常20170224 15:00妇产科 检查床 验收 安装调试 1.0 — 正常用专业检测设备测量透析液温度、电导率及静脉压力等参数
4 效果评价
通过PDCA理论在我院医疗设备维修管理中的应用，我院的医疗设备维修管理水平有了明显的提升。以血液净化类设备为例，未应用PDCA理论时我院的维修模式就是设备出现故障后由医学工程人员进行维修处理，有时难免影响设备开机率、故障率。
现如今应用PDCA理论后，医学工程人员制定了详细的维修维护计划，每月定期巡检，并按部就班地实施计划，及时将故障处理在萌芽状态。通过近两年的数据对比，可以明显看出应用PDCA后我院的设备维修效果：① 可以调整好设备使用的最佳状态，提高开机率，2016年度该类设备开机率为90%，2017年度该类设备开机率为95%，2017年度该类设备的开机率较2016年度提高了5%；② 降低了设备的故障率，2016年度该类设备故障率为10%，2017年度该类设备故障率为5%，2017年度该类设备的故障率较2016年度降低了5%；③ 缩短了设备的维修时间，2016年度该类设备维修时间约为40 h，2017年度该类设备维修时间约为30 h，2017年度该类设备的维修时间较2016年度缩短了近25%；④ 为科室节省了维修成本，2016年度该类设备维修费约30万元，2017年度该类设备维修费约27万元，2017年度该类设备维修费较2016年度减少了10%；⑤ 提升了科室满意度，2016年度该类设备科室满意度为90%，2017年度该类设备科室满意度为98%，2017年度该类设备的科室满意度较2016年度提高了8%。
5 总结
我院针对医疗设备维修中存在的主要问题，有效应用PDCA理论提升维修管理水平。首先，要不断完善维修管理制度，随着人员变动，管理方法也要做出相应调整与改善；其次，要加强技术培训，医疗设备技术发展日新月异，因此要经常组织医学工程技术人员的培训，熟悉在用设备的维修要点；再次，医学工程人员的沟通技巧也很重要，加强与科室人员、公司人员的沟通能力至关重要，有时可以达到事半功倍的效果；另外，医疗设备的维修工作已逐渐向管理方向发展，加强维修管理理论学习，提升维修管理水平势在必行。
以PDCA理论为依据，我院医疗设备的维修工作流程已日趋规范化，维修管理制度已逐渐完善，医学工程人员的技术水平有了较大地提高，医疗设备的故障率明显降低，受到了临床使用科室的一致好评[15]。医疗设备的维修管理工作需要点滴积累才能显露成效，医学工程人员必须不断发挥自身优势，深入临床一线，在实践中强化技能，恰当运用PDCA理论，促进医疗设备维修管理工作的精细化，提高医疗设备的使用率和完好率，保证医疗设备的最优化运行，从而创造出最大的社会效益和经济效益[16]。
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Application of PDCA Theory in Maintenance Management of Medical Equipments in Our Hospital