与医院计算机业务系统交互的医疗设备与耗材管理系统开发及应用

彭翔a,刘英华b,陈梁华c,刘宇平b

广州医科大学附属第一医院 a. 教学管理科;b. 心理咨询科;c. 信息科,广东 广州 510120

[摘 要]目的充分挖掘HIS、PACS数据的潜能,为医疗机构建立完整、科学与准确的医疗设备和耗材管理数据库,并实现医院设备及耗材重要数据全电子化。方法高值耗材采用一物一码的管理模式。通过与HIS和PACS做数据对接,获取医疗设备检查收费、病人使用、设备检查阳性率、检查次数等使用情况。结果该系统的应用使供应商的供货流程可追溯并可被再造优化,提高了信息采集效率和准确度,减少了人工干预,增加临床部门操作的积极性。结论结合HIS和PACS数据后的医疗设备与耗材管理系统的设计,帮助医院建立全新的设备与物资耗材全过程管理流程,能帮助管理者发现新的管理缺陷,使财务更容易监管并追溯费用的使用过程,为智能化数字医学管理的建设建立扎实基础。

[关键词]智能化医院管理;设备管理;耗材管理;系统交互;追溯

 

引言

传统的医疗设备管理主要是以人工抄写记录Excel存档的运行模式。21世纪是科技信息时代,陈旧的管理模式无法适应新时代的要求,它存在着操作速度慢、散乱、复杂等一系列缺点与不足[1-3]。由于散乱、复杂,很可能发生文案丢失的情况,而且查找也不方便,给管理工作人员带来很大程度的管理滞后,增加了成本,降低了企业生产力。目前医院的设备管理现状离科学的库存资金控制、领用成本控制、耗材消耗核算、严格的盘点管理存在很大提升空间[4-5]。随着医改的开展,医院对自身综合管理水平的要求也越来越高,提高效率,降低成本是当前唯一有效的解决途径。正所谓“工欲善其事,必先利其器”,将医疗设备管理和耗材管理结合HIS、PACS数据,不但能让系统数据更完善全面,达到医院设备及耗材重要数据全电子化的目的,而且提高了信息采集效率和准确度,减少了人工干预,能发挥医疗设备的最大功效,为医院创造更大的效益。

1 系统架构

系统架构采用多设备类型、多数据库对接整合归并到中央数据库的模式,即通过接口的数据对接,外围数据如HIS、PACS数据的相关有用数据将通过主键标识连接起来,结合了这两大业务系统后的平台具有数据可追溯、耗材使用过程透明清晰化提高、便于为医疗纠纷提供重要数据、方便监管医疗设备及耗材的使用情况、为成本核算提供准确数据等好处。医疗设备与耗材管理系统网络架构,见图1。系统通过外网防火墙对外网数据进行隔离,在保证安全的基础下允许供应商数据存储数据接入到平板电脑中,平板电脑作为中介媒介定时接收外网数据并异步更新到内网的医疗设备和耗材数据库中,采用性价比较高的Android平台设计,一台平板可以长时间不断电接入内外网相通的Wi-Fi进行数据异步更新,交互数据采用递增式更新,占用网络带宽少至几十k到几k不等。PACS数据存储负责传递每份检查报告对应的设备类型、设备名称、检查时间、检查阳性率等数据,进而可以统计出检查各个环节消耗的时间、某段时间设备的使用率、设备产生的效益等数据,这里采用异库数据关联技术,即PACS的检查数据与医疗设备库是具有对应关系的,故而当设备数据库对于需要统计分析一段时间设备的使用情况、设备多久可以收支相抵、人员费、维修费等情况都可以迎刃而解,而且在对应关系的设计上可以兼顾多层次的统计,使得日后的统计既可以细化也可以按大类统计。HIS数据存储则负责传递病人的基本资料、检查项目信息、日期、费用等信息,为成本核算统计提供准确数据源,而耗材数据库则由于高值耗材部分是建立在一物一码的基础上,故而可以对病人所用的各种医用耗材进行溯源性追查,包括产品批次号、生产日期、有效期、生产厂家等具体内容。

图1 医疗设备与耗材管理系统网络架构图

2 功能模块实现

系统功能模块主要由用户管理、基础数字字典维护、设备录入、设备出入库管理(也称设备凭证单管理)、设备调拨管理(不同科室间转移)、设备卡片管理、折旧管理、设备查询统计(含财务各类报表输出)、设备使用率管理、设备外围接口维护(含HIS、PACS数据对应关系维护)、耗材出入库管理、耗材追溯及使用查询系统。其模块组成体系,见图2。

图2 医疗设备与耗材管理系统功能模块图

(1)用户管理模块。对于不同角色用户分别给予不同权限,即使同一个部门也将权限从录入和审批分开,以满足监管制度的要求,对于不同仓库分别也给予只允许控制该仓库的权限,但同时允许某角色如系统管理员可以给予多部门多仓库操作权限,以满足日常维护的需要[6-7]。借鉴以往系统的维护特点,在此处设计了通用的管理员密码,可以以某一员工的工号登录并用该通用密码登录,以避免维护时需要询问对方密码,方便了日后系统调试和维护。

(2)基础数据字典维护模块。包含所有医疗设备类型、设备名称、设备编号、设备使用年限、购买日期、使用科室等信息,该基础数据将与外围接口维护模块一起对数据进行唯一标识编码。

(3)设备录入。对设备进行初步的信息录入,包括众多要素:设备系统唯一编码、设备增值编码(用于增值时区分母资产和子资产)、设备原始编码(设备无论调拨多少次都保持不变的编码)、行业码、会计编码、预计使用年限、价格、规格、机身码、经费来源、产地等[8],其中价格部分采用灵活的子单价构成法,即分成自筹部分、科研部分、财政部分,可以更好地体现设备实际资金来源结构。

(4)设备调拨管理。用于不同科室间设备的转移,因为转移后设备系统唯一编码会发生改变,所以需要用该模块来自动生成新的编码,同时旧编码及调拨时间需要进行记录以便于日后进行备案查询,为了方便操作者使用,调拨模式支持单记录和成批操作。

(5) 设备出入库管理。也可作为设备的凭证单进行管理,该模块对前期设备录入后的数据进行调取,并在入库时补录入库所需要的要素,如供货公司、发票号等内容,出库时通过选择方式自动获取出库的部门,单部门可对应一张单和多台设备,而入库时也可通过勾选方式批量进行操作,提高了操作速度,对于出入库管理是财务管理的重点,系统与财务系统做接口可以在财务制凭证的时候同时更新本系统的凭证号和凭证日期,达到数据同步的目的[9]。出入库管理也包括一系列的财务报表,如按会计编码形成的树枝状的报表。

(6)设备卡片管理。为设备出库单的每台设备生成唯一的卡片并打印,并记录设备的卡片打印状态以便于在不同时间段均可打印未打印的卡片,同时支持单记录和多记录批量打印。

(7)折旧管理。每台设备从入库使用当月开始即要进行折旧,折旧按购入价除以使用年限的12倍为计算公式,折旧数据是后续报废数据的基础,因为所有报废资产按规定必须达到报废年限,当前对于大型医院的医疗设备管理更严格,折旧数据需要上报财政局,故系统每月形成折旧记录快照,可以便于日后追溯查找数据。

(8)设备查询统计。包含各类财务报表的输出,资产管理员通过该模块入口对所有设备、所有字段进行筛选过滤,如系统仅时间类型就有报废时间、录入时间、使用时间、结账时间等多种类型,管理员可通过选择字段类型后再自定义条件范围进行查询。

(9)设备使用率管理。包括材料费、人员费、水电费、修理费、使用次数、月收入等数据的汇集,其中部分数据前期需要人工录入,后期通过设备外围接口获取得到的数据可直接用于使用次数、月收入数据等的统计。

(10)设备外围接口维护(含HIS、PACS数据对应关系维护)。数据集成的核心所在,通过HIS的收费编码关联设备编码可以获得HIS中对于该设备产生的一系列收费数据,如哪些病人使用过、费用多少、发生日期、患者诊断及预后等[10],数据量庞大甚至可进一步作为科研用途。另外通过PACS中的设备管理,也可以获取该设备所做的检查次数,设备阳性率、不同部位检查次数、按月统计的设备使用情况增长数据表,其数据情况,分别见图3~5。

图3 设备阳性率统计表

图4 设备明细工作量统计表

图5 检查部位统计表

(11)耗材出入库管理。耗材分普通耗材和高值耗材,其中后者全部采用一物一码的管理办法,前者可以对部分采取条码管理,所有高值耗材由供应商提供编码数据,而数据由于是存于外网,故系统设计时采用了平板连接Wi-Fi来达到获取外网数据并更新内网数据的目的,实践表明效果很稳定,达到预期效果,对于贴码部分的产品,只需在收货时扫码即可获取产品的基本信息,同时通过Web Service调用HIS接口获取需要使用该产品的患者信息,实现入库后马上扣费功能,而HIS退费时也能调用接口更新收费状态,形成一个完整的闭环收费流程。

(12)耗材追溯及使用查询系统。对于已经入库并扣费的高值耗材,由于已经采用条码绑定[11-12],系统能唯一地追溯到使用该产品的患者具体姓名、住院号、日期、价格等信息,对于医疗纠纷,也可以通过系统追查使用耗材的合理性及科学性,改变过去无法一一对应的尴尬局面。

3 应用效果

结合了HIS、PACS业务系统的医疗设备和耗材的数据库管理平台距今已上线三年多,上线之初由于外围接口较复杂,字典编码重定义及数据测试占据大部分时间,功能由最初的单数据库模式逐步过渡到与业务系统结合的过程,上线3个月后系统数据趋于稳定,数据结构基本能够保持不变,成功实现与业务系统的数据对接,并逐步能为成本核算系统提供经济效益数据,为管理科室提供设备使用率等数据,结束了以往不知道植入类器械的高值耗材使用在哪个具体病人身上的尴尬局面,也为各种医疗耗材使用后病人的预后效果分析提供重要科研数据来源。

4 结论

结合HIS和PACS的医疗设备与耗材管理系统采用新的思路,当前流行的条码技术、对照表和Web Service技术解决了以往单独设备与耗材管理信息孤岛的问题,打通了与HIS和PACS之间数据整合的关键问题,促进了工作效率,同时探讨和利用了廉价的平板移动电脑作为数据传输媒介,打通外网的供应商数据与内网服务器通讯,并获得不错的效果。技术在发展,但善于利用合适的技术才是解决问题的关键所在,今后系统将根据实际需求不断进行完善,进一步提升医院的数字化智能管理能力。

[参考文献]

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Development and Application of Medical Equipment and Consumables Management System Interacting with Hospital Computer Business System

PENG Xianga, LIU Yinghuab, CHEN Lianghuac, LIU Yupingb
a. Department of Teaching Administration; b. Psychological Counseling Section; c. Department of Information, The First Affiliated Hospital of Guangzhou Medical University, Guangzhou Guangdong 510120, China

Abstract:Objecive To establish a complete, scientific and accurate database of medical equipment and consumables management for medical institutions, as well as realize all-electronic application of important data of hospital equipment and consumables,via fully excavating the potential of HIS and PACS data.MethodsOne product with one code mode was uesed to manage highvalue medical consumables. Through data docking with HIS and PACS, the medical equipment inspection charges, patient use,positive rate of equipment inspection, number of examinations and other usage conditions were obtained.ResultsThe application of the system made the supplier’s supply process traceable and re-optimized, improved the efficiency and accuracy of information collection, reduced manual intervention and increased the enthusiasm of clinical department operation.ConclusionThe design of medical equipment and consumables management system after combining HIS and PACS data can help the hospital establish a new whole-process management process of equipment and consumables, help managers discover new management defects and make it easier for finance to monitor and track the use of fees.

Key words:intelligent hospital management; equipment management; consumables management; system interaction; trace back

通讯作者邮箱:psyliu1005@163.com

通讯作者:刘英华,副主任医师,主要研究方向为医疗设备管理、心理学。

基金项目:广东省医学科学技术研究基金项目(C2016057);广东省本科高校临床教学基地教学改革研究项目(2015JDB081);广东省本科高校临床教学基地教学改革研究项目(2016JDB072);2016年教学质量建设项目(2016Z08)。

修回日期:2018-05-31

收稿日期:2018-04-23

[文章编号]1674-1633(2018)11-0121-03

doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2018.11.035

[文献标识码]C

[中图分类号]R319;TP391

本文编辑 李美松