运用FOCUS-PDCA提高医疗设备科仓库的账物相符率

引言

医疗设备科仓库主要承担我院医用耗材及医疗器械的仓储和日常供应工作。目前，仓库库存的常用医用耗材种类约100多种，月出入库量约1400万元。我院为了加强医院的库房管理，引入并运用FOCUS-PDCA循环这一科学的管理工具，提高医院库房的管理水平，保障耗材及时和有效的供应，减少流动资金占用和损失，降低医疗成本，提高医院资金的使用效益[1-2]。

1 FOCUS-PDCA循环工具的应用

PDCA循环，即戴明环，是计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、行动（Action）的英文缩写，是管理学中的一个通用模型，是一种程序化、标准化、科学化的基本管理方式，由美国质量统计控制之父休哈特提出的Plan Do See （PDS）演化而来[3-4]，为全面品质管理最常用的科学程序，其通过建立质量改善逻辑并综合运用各类管理工具和方法，以优化流程等途径改善整体质量[5]。FOCUS-PDCA是美国医院组织于20世纪90年代创造的一项持续质量改进的模式，旨在更仔细了解和分析程序中的环节，改进质量。其将聚焦问题（FOCUS）和改进问题两个阶段相结合，可分为9大步骤：发现需要改进的问题，选定改进的主题；成立质量改进小组；明确现行流程和规范，查找最新知识和有用的信息，设立改进目标；出现问题的根本原因分析；选择改进流程的方案；制定行动计划和数据监测计划；实施阶段；检查改进效果；标准化处理、巩固改进成果或寻找进一步改进空间[6-7]。

2 资料来源

资料来源于2015年1月1日～11月10日，我院医疗设备科仓库应用FOCUS-PDCA循环管理方法，分别收集、统计并分析FOCUS-PDCA循环实施前（2015年1～4月）、实施中（2015年5～9月）、实施后（2015年10～11月）的账物相符率[8]，研究实施前后数据的变化，并计算最大降幅和目标达标率。

3 方法与结果

3.1 F阶段—发现问题

医疗设备科按照医院的财务管理制度，于2015年1～4月的月底对仓库的库存物资进行实物盘点，并分别和仓管员出入库卡、ERP物资管理系统调出的数据进行比对，发现账物相符率（仓库账册上的货物存储量与实际仓库中保存的货物数量之间的相符合程度）较低，平均只有59.8%，鉴于问题的严重性，医疗设备科马上成立特许质量改进（Continuous Quality Improvement，CQI）小组，对仓库账物进行系统分析，力求以最快速度有效地解决问题。

3.2 O阶段—成立质量改进小组

从科室的不同层面恰当地选择成员组成PDCA质量改进小组，设备科科长担任组长，负责掌握计划进度，主持质量改进会议（1次/月），组织与协调小组成员。小组组员包括设备科管理组组长、仓管员、采购员等相关人员7名，主要负责数据收集、分析，及时发现相关问题，并将信息整理后及时反馈给仓库员，及时与科长沟通，进一步改进工作流程。

3.3 C阶段—明确现有流程与规范

（1）绘制流程图并讨论。质量改进小组成员根据医疗设备科仓库现有的物资申请流程，绘制成流程图，见图1。

（2）数据分析。小组成员运用5W2H法，收集并分析仓库2015年1～4月的盘点表，盘点货物总例数697例，账物不符的例数共有282例，具体见表1。

（3）改善前柏拉图。改善前柏拉图，见图2。根据2015年1～4月的盘点数据表明，物资名称相似、外包装相似、出库单丢失、发货与出库单不符、入库错等是造成仓库账物符合率低的原因；根据80/20法则，此次PDCA活动将改善重点定位“物资名称相似、外包装相似、出库单丢失、发货与出库单不符”。

（4）目标及目的。根据现状分析，并结合医院管理的要求，整个质量改进小组的组能力，设定此次活动的目标为：于2015年11月10日前，账物符合率由59.8%提高到95%。并通过活动提高组员的QC手法、积极性、责任感、沟通配合、团队凝聚力、解决问题的能力等。

3.4 U阶段—问题的根本原因分析

运用头脑风暴法，组员们根据多年的工作经验，罗列出种种原因，绘制成特性要因图（图3），再进行归纳总结出仓库库存物资账物符合率低的根本原因为：① 物品名称相似；② 外包装相似；③ 出库单丢失；④ 发货种类、数量与出库单不符。

3.5 S阶段—拟定改进方案

全体组员运用头脑风暴法和5W1H法，依据可行性、经济性、效益性、自主性等项目，针对选出的根本原因进行对策拟定讨论[9]，提出的改进方案：① 按类别、名称、领用频率等重新规划仓储布局；② 实行“三号定位”标识法；③ 出库单增加货位号；④ 仓管人员统一管理出库单；⑤ 加强出库单管理。

3.6 P阶段—制定行动计划

根据改进方案，明确制定行动计划和资料收集与分析计划，落实责任负责人及每个实施步骤的工作和方法，根据工作内容及完成工作的难易程度，估计各阶段所需时间，并将整体内容绘制成甘特图，见图4。

3.7 D阶段—实施阶段

3.7.1 “三号定位”标识法

运用6S管理手法，重新规划仓储布局，实行“三号定位”标识法，出库单增加货位号，通过对仓库实施6S管理[10]，仓管人员能快速找到物资。即使是不在库房工作的人员，熟悉物资编码规则后也能快速找到所需物资。对物资货位进行科学规划，能有效地防止同一物资不同规格的混淆，而且能为物资盘点工作的开展打好基础。按物资货架位打印盘点表，极大地提高了盘点效率。

（1）根据物资发货频率、存储条件及功能，重新规划仓储布局，分为常备物资区、暂存物资区、阴凉区、退货区、应急物资区，并对仓库物资区域分区画线，贴附标识，并绘制平面制图上墙。

（2）实行“三号定位”标识法，对各个货架上的货物编码（A），垛架上货位编码（B），阴凉区货位编码（C），编码原则为：货架号-层号-位号，如A01-02-03。

（3）出库单上的常备物资，每个物资名称前对应相应的货位号。

3.7.2 改善出库单管理制度

（1）仓管员每日8:30前提前打印好出库单，放置在规定位置，规范化管理。

（2）规范领物人员的随意找单行为，发货时，每发一个物资，在相应的出库单上画上“√”，表示该项已完成发货。

（3）每日下午核对当天的出库单数量是否与当日系统出库单据数量相同，并一一核对。

3.7.3 加强岗位规则和盘点工作

加强岗位规则和操作规范，提高员工的思想认识，把盘点作为一件重要的事情来对待。盘存前做好充分准备工作，没有入库品种放在待验区。分成若干个工作小组，每个小组按照货架位的责任区进行盘点，双人核对无误后进行电脑输入。尽量杜绝漏盘、错判、错误输入现象发生。

3.8 C阶段—效果评价

通过此次FOUCS-PDCA活动，小组成员运用各种QC手法，使目标达标率为100.6%，进步率为59.2%（表2）。并重新布局仓库、货架等，整理出许多闲置物资及近效期物资。我们与各临床科室沟通，将长期闲置物资重新利用起来，同时和供应商沟通，将快过期物资与之更换，减少了医院医用物资的浪费，为医院节省了5.4万元。

3.9 A阶段—标准化

将以上实施效果良好的措施进行文件标准化、格式化，形成规章制度和操作标准，使之能够长期执行，最终制定的标准化流程文件如下：① 建立领物流程标准化，规范物业管理中心领物人员的领物规范；② 将重新修订的医疗设备科仓库发货制度和仓库收货制度上墙，落实到实处；③改善盘点方法：实行不定时抽盘和月末双人核对盘点的方式，将账物不符纳入绩效考核。

4 讨论

在卫生部颁发的《三级综合医院评审标准实施细则》（2011年版）中指出：科室要能够运用质量管理工具开展质量与安全管理，持续改进[11]。此次实践表明，我院运用FOCUS-PDCA循环管理方法这一强有力的管理工具，最大限度的找出导致差错出现的各个原因、拟定对策，严格执行[12]，从提高医疗设备科仓库的账物相符率对提高医院资金使用效益，减少流动资金占用和损失，降低医疗成本有着举足轻重的影响[13]。PDCA循环是一种简单可行、易于调动团队合作的质量改进方法，FOCUS-PDCA是对PDCA循环的细化，明确了具体工作步骤，组建的质量改进小组通常来自于不同岗位，能够带来各个方面的信息，从各个角度找寻问题的根源并实施改进措施，能够有效防止跨岗位的合作鸿沟，高效利用各种资源，从而达到改善工作质量、优化工作流程、提高工作效率的效应[14]。

FOCUS-PDCA循环是动员团队力量持续提升医院品质的重要方法，既适用于解决医院的整体问题，又适用于解决各科室的问题，而且在管理中容易被接受和运用。我院医疗设备科积极响应医院的质量改进活动，学习并运用FOCUS-PDCA、6S现场管理手法，以人为本，组员们全面考虑工作各个环节，运用QC手法（鱼骨图、流程图、头脑风暴法、甘特图、柏拉图等）来调研现状[15]，归纳主要原因，挖掘改进策略，推进项目展开，不仅提高了仓库的账物相符率，更为重要的是在活动中增强了团队的凝聚力和执行力[16]，员工的潜能得到挖掘，个人价值得到体现，工作观念发生了巨大的改变，提高了医院、领导、员工的满意度。

[参考文献]

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[2] 何花.医院物资管理中的常见问题及对策[J].中国管理信息化,2015,(4):87.

[3] 张宗久.中国医院评审实务[M].北京:人民卫生出版社,2013.

[4] 戴明.戴明论质量管理[M].海口:海南出版社,2003:45.

[5] 刘建明,陈雪霞,谭智,等.FOCUS-PDCA循环管理对提高医务人员手卫生依从性的效果分析[J].中国医疗管理科学,2016,6(4):27-31.

[6] 王建安.活学活用PDCA:医院持续质量改进70例[M].北京:光明日报出版社,2014.

[7] 王桂梅,周群,秦华,等.应用PDCA循环管理持续改进医疗服务质量[J].现代医院,2015,15(2):92-94.

[8] 徐菲拉,梅新路,颜梅,等.运用“品管圈”管理方法提高中药饮片账物相符率[J].中医药管理杂志,2016,(2):72-74.

[9] 陈俊凯,黄健丰,王晏婷.玩转品管圈[M].北京:光明日报出版社,2015.

[10] 高国兰.现代医院6s管理实践[M].北京:人民卫生出版社,2015.

[11] 卫办医管发148号,三级综合医院评审标准实施细则:2011年版[S].2011:88-89.

[12] 马佩杰,马聪,马俊强,等.PDCA循环在降低自动化药房快速出药系统出药差错率中的应用[J].中国医院药学杂志,2016,35(15):1323-1326.

[13] 何花.医院物资管理中的常见问题及对策[J].中国管理信息化,2015,(4):87.

[14] 张金凤,蔡云霞,黄桂明,等.FOCUS-PDCA循环在缩短手术衔接时间中的应用效果评价[J].中国当代医药,2014,(35):145-147.

[15] 张幸国.医院品管圈活动实践与技巧[M].浙江:浙江大学出版社,2010.

[16] 饶冬霞,彭晓珍,庞明月,等.6S管理在消毒供应中心一次性无菌物品仓库管理中的应用[J].中华医院感染学杂志,2015,25(24):5744-5746.