医院随访管理系统的构建与实践

刘博,夏新,张靓蓉

同济大学附属东方医院(上海市东方医院) 信息中心,上海 200120

[摘 要]本研究通过建立一套专业的随访管理系统,收集患者住院期间病历、检查、检验、体征相关的临床数据,按照规则自动生成随访任务方便医护人员开展随访工作和进行统计分析。本研究首先对随访管理系统国内外研究进展进行了分析,通过对临床医生的调研了解建设需求,然后从软件工程学方法,对系统的架构、安全、业务流程、功能模块进行了设计,总结我院随访管理系统建设的经验,最后根据系统上线情况,对随访系统应用效果和后续发展进行分析。

[关键词]随访管理;专科随访;患者服务;医院信息系统

引言

出院患者的跟踪随访是患者康复的重要环节,医生通过随访可以了解患者出院后的治疗和恢复情况,对于检验医生诊断和治疗准确性有重要意义。目前,大多数医院的随访是医生通过表给患者打电话或发短信,然后单独记录来实现。随着患者数量增加和信息系统的发展,建立一套专业的随访管理系统呼声越来越高[1]。我院的随访管理管理系统经过前期的调研分析,在患者服务科的配合于2014年8月上线试运行,现在本院区有24个科室,南院区有19个科室使用该系统开展工作。根据管理部门近期对科室随访情况的随机抽样,本部出院患者回访率为37.64%,南院出院患者回访率为48.57%,较系统使用前都有显著提升。本文总结我院随访管理系统建设的经验,分别从需求分析、系统架构、业务流程和功能模块等方面进行探讨[2]

1 背景和需求分析

1.1 背景

我国医疗信息化经过30多年的建设,从零到有、从单机到多服务器、从单位到区域,已发展成为医疗卫生服务体系必不可少的一部分。目前,大部分二、三级医院已经建设了比较完善的HIS、CIS、EMR、LIS、UIS、RIS、PACS等系统,随着业务的发展和精细化管理需求,在逐步建设医务、护理、财务、绩效等各类管理系统[3]。患者服务科作为医疗服务改进的重要部门,承担着业务流程优化和患者满意度管理的重要职责,对内需要监管好医生的日常医疗服务行为,对外负责电话回访和测评反馈。因此,构建一套专业的管理系统对于一家三级甲等综合医院显得非常重要[4]

1.2 需求分析

患者出院后,要求医生定期进行随访,根据随访周期长短可以分成近期随访和远期随访。近期随访主要是为了了解患者治疗效果,以便于及时调整用药;远期随访主要是针对慢性病,主要了解长期效果和并发症,掌握疾病规律。传统的通过医生个人记录来开展随访,经常会遗忘日期,特别是患者数量的增加,对于前期患者多个周期的随访工作很难把握,因此提出建立一套专业的系统,能根据科室病种自定义随访周期,按照要求生成随访任务单,并记录随访结果[5]。同时,在随访过程中也需要医生、患者及家属相互配合才能完成该项工作。

2 系统设计与实现

基于以上需求,本文设计的随访管理系统主要是为了方便医务人员完成患者随访信息采集及随访任务管理,满足医院提升临床服务及科研教学的需要;配合医务人员开展资料统计和分析工作,加强信息资料利用,指导业务工作更好地开展;与医院内的其他应用系统实现数据交互和信息共享[6]

2.1 系统架构设计

本文系统利用信息集成平台与HIS、CIS、EMR、LIS、UIS、RIS、PACS等院内系统实现消息和数据的交互共享,实现随访任务、关怀管理、进度跟踪、患者管理等功能[7]。该系统主要运行环境为:服务器IBM X3850,服务端操作系统Windows 2008,数据库SQL Server 2008,开发语言Java,客户端操作系统为Windows XP/7。终端用户通过浏览器(B/S架构)进行日常操作,界面方便灵活。核心数据都接入到医院机房的存储设备上,磁盘等级RAID5,具有较高的读写速度和安全性[8]。系统整体架构,见图1。

图1 系统整体架构设计

2.2 系统安全设计

根据卫生部医院信息系统功能规范和三级等级保护要求,本部系统对用户权限采取分级式管理,级别不同的用户具有不同的权限。首先,每个用户以实名身份和密码登陆,用户可以自由设定登录口令;其次,普通用户查询到数据后仅有浏览权限,需经过申请审批,签署数据使用承诺后才能导出数据;最后,各科室基础数据维护和任务定制是分不同的模块,能单独进行授权,分别给予不同角色进行管理[9]。同时,系统充分利用SQL Server 2008数据库的稳定性及安全性高等特性,每天进行数据增量备份,为系统安全及可靠性提供基础。

2.3 业务流程设计

随访管理系统通过信息集成平台获取到病人基本信息,科室随访专员按照病种和患者病情维护随访周期;系统根据随访周期自动生成随访任务单,提醒科室及时开展随访工作[10]。随访的方式有电话和短信两种,科室可以根据需要选择合适的一种,随访期间可查看该病人本次住院的基本信息、手术信息,住院期间的电子病历、检查检验结果,也可在病例基本信息界面查看该患者历次住院信息及历次随访结果[11]。开展随访同时可以对患者进行关怀、健康教育,可以帮助患者预约下次门诊时间,方便老患者就诊,并将随访情况记录到系统中。每月,可以生成一系列随访统计分析报表,根据各科室需求定制化相关内容。系统业务流程设计,见图2。

图2 系统业务流程设计

2.4 功能模块设计

随访管理系统主要功能模块设计包括:患者管理、随访任务、关怀管理、进度跟踪和疾病知识库[12-13],见图3。

图3 系统功能模块设计

系统主要功能有:

(1)可对出院病人中进行短信或者电话随访,根据科室设置的随访周期,病种对应的随访内容,选择部分病种或者全部出院人员进行随访[14]

(2)电话随访期间可查看该病人本次住院的基本信息、手术信息,住院期间的电子病历、检查检验结果。也可在病例基本信息界面查看该患者历次住院信息及历次随访结果。

(3)对于患者门诊就诊及住院期间的检查检验结果,可以根据科室所需的项目进行动态报表的提取,报表内容包括患者的基本信息及报表设置的结果项目值。

(4)对于患者的入院信息,可以根据科室需要制作一份简要的病例记录,方便科室建立简便并附有价值的住院病历简史,电子档及打印文件都便于科室封存管理[15]

(5)已经完成随访任务的患者信息,还可以根据不同的病种将相同病种的随访患者的随访结果内容全部导出,以便科室进行数据分析。

(6)随访系统也提供病人住院期间一些辅助治疗方案的录入保存功能,针对肿瘤病人经常会有化疗方案,科室可制作自己的治疗方案模板,对治疗情况及治疗结果进行简要记录,以供科室日后查看诊疗[16]

(7)随访统计分析报表,根据各科室需求定制了一系列报表。

3 应用情况和结论

通过系统的建设,提高了医务人员对患者的有效访问率,很多患者表达了对出院回访工作的赞赏,提高了患者对服务的满意度和对医院的忠诚度,经医院调查患者复诊率由43%上升到67%。通过随访工作的提升,加强了医生与患者的沟通,提高了患者对医院的信赖,改善了医患关系。同时,将随访记录在系统中为后续开展科研和医疗质量分析提供了强有力的数据,提高了医疗管理水平。系统自2015年8月份上线使用以来,运行效果良好,得到了患者和临床科室的一致好评,证明其有较强的实用性和推广性。另外,我院随访管理系统应用时间不长,许多功能仍需拓展和加强,如检验检查危急值预警及提醒功能,以尽早告知随访人员开展随访,以减少工作量和漏访情况的发生。

[参考文献]

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[16] 陈金磊,刘博,夏新,等.医院医疗技术管理系统的研究与设计[J].医疗卫生装备,2016,37(8):64-67.

本文编辑 王博洁

Construction and Practice of Hospital Follow-up Management Information System

LIU Bo, XIA Xin, ZHANG Liangrong
Information Center, East Hospital, Tongji University (Shanghai East Hospital), Shanghai 200120, China

Abstract:Through the establishment of a professional follow-up management system, hospital medical records, examination, inspection and related clinical data during the hospital stay were collected, and follow-up tasks work could be automatically generated according to the rules, which facilitated follow-up and statistical analysis for medical staff. We firstly analyzed the research progress of follow up management system at home and abroad. Through the investigation of clinicians, the demands of construction were obtained, and then from the method of software engineering, the architecture, security, business process, function module of the system were designed. Finally, the construction experience of follow-up management system in our hospital was summarized and the application effect and development of follow-up system were analyzed according to the situation of the on-line system.

Key words:follow-up management; specialist follow-up; patients service; hospital information system

[中图分类号]R197.3

[文献标识码]C

doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2017.09.035

[文章编号]1674-1633(2017)09-0133-02

收稿日期:2016-06-12

修回日期:2016-06-16

通讯作者:夏新,高级工程师,主要研究方向为医院信息化、医疗服务机器人。

通讯作者邮箱:xinye_000@163.com