医用材料一体化物流系统在我院的构建及应用
雍鑫，刘建，吴晓东
四川大学华西医院 设备物资部，四川成都 610041
[摘 要]本文主要介绍了我院医用材料一体化物流系统的构建及应用情况，并对该系统的主要功能模块如合同管理、资质证照管理、自动物流、溯源管理等进行了介绍，通过该系统的应用，我院医用材料物流管理系统由原来的院内物流扩展到包含供应商和患者的供应链上的应用，提高了医用材料的物流管理水平和效率。
[关键词]医用材料；物流体系；供应链管理；自动物流；溯源管理
引言
医院物流管理在现代医院管理中拥有非常重要的作用，几乎覆盖医院每个部门、每位员工的每一项医疗活动和管理活动[1]。“物流管理”理念引入医院管理以后，依托飞速发展的计算机和网络技术[2]，给医院带来了一场从物流管理到综合运营管理的全面变革[3]。由于现代物流管理技术在改善服务、提高效率、降低成本方面的显著作用[4]，医院物流管理受到国内不少学者的关注，也成为医院管理者关注的重点[5]。所以，如何合理地组织好物资的供应，保持医疗物资供应畅通和信息资源的共享[6]以及合理的物流成本已成为医院管理的瓶颈[7]。
目前国内一线城市的三级甲等医院大多已经实施了物流信息化管理[8]，但只能提供局部的、小范围的信息，对于外部环境协调和内部环境整合则较少考虑[9]，对物流一体化的支持程度较低[10]。二级库房管理模式[11]、精细化管理[12]、条码技术的应用[13]、供应链的整合]14]、综合物流系统[15]等成为医院物流管理发展的方向。
作为医院物流中最重要的组成部分的医用材料物流管理不可避免应成为医院管理者关注的重点[16]，正是基于这些原因，我院近年来逐步完善了医用材料的一体化物流系统，较好的整合了供应链的各个环节，提升了我院医用材料的物流管理效率和水平。
1 医用材料一体化物流系统总体规划
我院原有医用物流系统主要集中在院内物流，即材料的出库、入库和配送，然而从供应链管理思想的角度来说，原有的医用材料物流系统未有效整合供应商和患者，不能实现供应链效益的最大化。从医院业务管理需求上来说，将供应商和患者纳入医院物流体系，既是提高医院运营效率和提升医用材料管理水平，同时也是提高医疗质量和安全的有效手段。
基于此，我院近年来逐步对原有的医用材料物流体系进行了完善，由原来院内物流逐步扩展到供应商→医院→患者的供应链级应用，医用材料一体化物流系统主要包含申请和合同管理、资质证照管理、溯源管理、发票管理等几大模块，详细见图1。
图1 医用材料一体化管理系统总体规划
该系统各模块均是基于原有物资管理系统（ERP）进行构建和完善，保证整个一体化物流系统规划的一致性和数据统一性，并与HIS进行了对接，实现数据共享。
2 医用材料一体化物流系统主要功能模块
2.1 合同管理
临床科室在系统中提交新增材料的申请，采购人员收到立项同意后进行议价或者比选，其会议纪要均通过系统提供的会议纪要和协议模板进行会议纪要和协议的撰写，会议纪要和申请在系统中进行关联，并及时将会议纪要和协议的签批和执行情况在系统中进行维护，如协议期限，到货时间等信息，做到会议纪要和协议有立项、有台账、有记录和随时可查询，提高了合同管理的效率。
2.2 资质证照管理
医院所有医用材料的供应商均需登录供应商平台填写相关资质证照的效期、主要内容并上传相关文件的扫描件，如供应商相关资质证照，生产厂商相关资质证照，产品的授权、委托书、销售人员身份证复印件、医疗器械产品注册证等相关证照。系统将根据系统数据及时提示供应商和医院相关管理人员资质证照的有效期等情况，以便能及时更新和管理。同时，产品的授权和注册证均与系统中的具体产品关联，一旦产品的协议、授权或注册证等到期后未及时更新，系统将不能进行该产品的出入库，较原来仅进行纸质化资质证照管理的方式，不但提高了资质证照管理效率，同时也有效保证产品和产品资质的真实性、合法性和有效性，保障了医疗质量和安全。
2.3 自动物流
2.3.1 计划管理
我院目前实行的常规医疗耗材月计划配送，临床科室每月在系统中填报需求计划。为提高临床科室需求计划的准确性，通过实践发现临床科室过去6个月的滚动平均领用量对临床科室制定计划有较大参考意义，故系统每次提供科室过去6个月的平均领用量作为科室填报参考，极大的提高了计划的准确性，减少了零星领用情况。
2.3.2 自动订货
临床科室填报需求计划后，库房和采购人员审核、修改、汇总需求计划后，直接在系统中将订单发送到各供应商，避免了以前用电话逐一通知供应商的方式，不但提高了效率，更提高了订货信息的准确性。
2.3.3 送货管理
各供应商在供应商平台收到订货单后，及时按照订货单进行备货，并在系统中录入送货信息：产品名称、规格型号、数量、生产厂家、效期、批号等完整的信息，并打印系统生成条码粘贴到产品最小包装上，按照规定的时间将货物送至医院。
2.4 库房管理
2.4.1 验收管理
医院库房人员收到货物后，通过系统中送货单进行系统随机抽检扫描验收，验收合格后即可点击送货单进行入库，避免了库房人员将大量时间用在产品信息的入库上，即提高了效率，也保证了产品信息录入的完整、准确。
2.4.2 预警机制
系统建立了预警机制，医用材料根据类别和日常领用情况分别设置安全库存，并根据过去一段时间的实际情况不断进行优化和调整，同时也设置了安全上、下限报警，当材料库存达到预警值时，系统将自动提醒相关人员进行定货、备货，对于暂时不能供货的缺货产品，提前与临床科室进行沟通解决，避免因缺货造成医疗风险。
通过设置材料的安全库存，使库房管理人员能不断优化备货策略，减少库存。结合常规材料月计划领用，2015年我院常规医用材料平均库存比2014年下降11.3%，极大地减少了资金的占用。
2.4.3 供应商评价
供应商的资质证照维护及时性、配送效率、产品质量等系统中均由详细的时间节点，医院管理人员结合系统中的相关数据可及时对供应商进行管理和评价，对资质证照更新不及时、配送效率低的供应商及时与公司沟通，共同查找问题，强化服务与管理，共同营造高效、规范的供应环境。
2.5 溯源管理
医院材料实现“一物一码”的条码化管理为信息化溯源奠定了基础。通过ERP与HIS的对接，实现了材料物资码和收费码的一一对应，临床在使用计费时通过扫描材料包装上的唯一条码即可完成生成医嘱、材料计费及材料出库三步动作，这既是保证了材料计费的准确性，同时病人使用材料名称、型号、厂商、批号的信息均在系统中随时可查询，保障医疗安全，当产品出现安全问题时，只需在系统中查询该产品即可知道该材料使用的患者，工作效率和准确性极大提高。同时，医用材料真正实现了厂商→医院→科室→医生→患者的全流程追溯，是真实的材料使用和消耗数据，为材料的成本、单病种材料使用分析等提供数据基础。
2.6 发票管理
库房人员对材料验收入库后，供应商将在供应商平台中看到入库单信息，供应商将发票信息录入系统并与入库信息关联后递交到采购人员处，采购人员只需审核相关信息即可，改变原来供应商需到库房核对送货信息和入库信息后将发票递交到采购人员处，再由采购人员在系统中录入发票信息的方式，由于供应商多、核对信息多、发票量大，原有发票管理方式占用库房和采购人员大量的时间，同时不可避免存在供应商收款较慢的情况，该系统应用后节约了库房和采购人员大量的时间，也提升了工作效率。
2.7 产品知识库
产品知识库主要包括3个方面的内容：
（1）医用材料管理的相关法律法规，包括国家和上级部门对医疗耗材的管理制度，也包括医院及部门内部的相关管理制度，这些制度供采购人员、库房人员等相关人员查询和学习，提高整个工作的规范度。
（2）医用材料产品库，医院的供应商及市场上其他供应商均可注册后维护和添加相关产品信息，主要包括产品的技术参数、注册证、产品图片等数据，有新产品采购需求时相关人员可进行查询、了解。
（3）医用材料培训知识库，主要包括产品的产品基本知识、操作指南、安全防范、培训视频等，相关人员可进行学习和培训，提高医用耗材的使用安全。
3 应用效果
我院从2015年3月起逐步上线该系统，目前已完成高值材料溯源管理、发票管理、资质证照管理等多个功能模块，其他模块正在逐步上线中。该系统上线后极大的提高了管理效率和管理水平，例如高值材料溯源系统上线后，临床计费人员通过扫描条码即可计费，提高了计费的效率和准确性，同时库房管理人员不需要每天手工核对出库和收费是否匹配，减轻了工作量，能让库房人员投入到其他库房精细化管理工作中。
4 结论
医用材料由于其产品的复杂性且涉及到医疗质量和安全，现有的物流系统主要集中在院内物流，未对供应商、患者形成有效整合，且物流系统大量数据的产生需要医院人员进行大量的人工录入，效率和准确率低，要实现医院管理的现代化发展目标，国内医院在物流系统建设方面需进一步加强。我院通过构建和应用一体化物流系统，较好的对通过该系统的实际应用有效的提升了我院物流管理效率和管理水平，希望我院的实践经验能给国内其他医院在医用材料信息化建设上提供一点思路、借鉴和参考。
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本文编辑 王博洁
Construction and Application of the Integrated logistics System of Medical Materials in Our Hospital
YONG Xin, LIU Jian, WU Xiao-dong
Department of Medical Equipment and Material, West China Hospital of Sichuan University, Chengdu Sichuan 610041, China
Abstract：This paper mainly introduced the integrated logistics system of medical materials in our hospital and the main function modules of the system such as contract management, qualification certif i cates management, automatic logistics and traceability management. Through the application of this system, the logistics management system of medical materials in our hospital was expanded from the original hospital logistics to the application of the supply chain included suppliers and patients, which improved the logistics management level and eff i ciency of medical materials.
Key words：medical materials; logistics system; supply chain management; automatic logistics; traceability management
[中图分类号]R197.3
[文献标识码]C
doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2017.04.039
[文章编号]1674-1633(2017)04-0142-03
收稿日期：2016-04-07
修回日期：2016-06-13
作者邮箱：yong_lkn@163.com