我院多部门协作的医疗设备验收管理

王昊阳,李文兵,王学军

内蒙古自治区人民医院 医学工程处,内蒙古 呼和浩特 010017

[摘 要]本文以本院实际情况为基础,详细叙述了我院医院各物管部门之间的协作管理以及医疗设备到货前后的验收管理流程,通过多部门协作验收管理,使得我院因设备验收导致的问题比率逐年下降,解决了我院医疗设备验收管理中遇到的场地、资料等等问题,给其他医疗机构设备管理中的验收环节提供了参考和借鉴。

[关键字]医疗设备;设备管理;固定资产;医疗设备验收;多部门协作

引言

近年来医疗设备在医院固定资产中的比率越来越高,由以往的20%~30%上升到50%~70%,医疗设备诊断和治疗产生的收入在医院的总收入中的比率也逐年增高,已达到目前的15%~25%。医疗设备已成为医院诊断、治疗、教学、科研的物质基础和先决条件 [1]。医疗设备数量、质量的提高给医院医疗设备管理工作提出了新目标 [2]。医疗设备验收是医疗设备采购环节的结束,同时也是医疗设备入院质控环节的开始,是医疗设备管理的关键环节之一 [3]。验收环节的好坏直接决定着医疗设备的质量、功能、用途等是否能够满足使用科室的日常工作以及教学科研需求 [4]。然而,以往旧的验收环节只是单纯的对于设备的资质证明、配置清单以及包装情况进行简单的验收,忽略了医疗设备本身具备的属性的验收以及技术验收等,导致了一些不合格的产品流入医院,给临床一线的日常诊断、治疗工作带来质量风险 [5]。因此,加强到货验收工作,使其更为科学化和规范化是当前医院医学工程部门需要解决的问题。

1 多部门协作的验收管理

随着招标采购工作的结束,设备管理部门作为验收管理的主体部门首先要以招投标文件以及购货合同为基础,对设备进行验收。然而随着医院设备购置及管理工作的细化,“采管分开”已成为发展的大趋势 [6]。设备的招标采购大多由本单位招采中心负责,而管理及技术维修则由医学工程部门的设备管理部门和临床医学工程部门分别负责。设备的安装使用场地以及水电部分由该单位的后勤部门负责。设备的启用时间及使用人员情况由使用科室决定。故而,要加强各部门之间协作 [7],建立较为完备的到货验收管理体系,避免因验收漏洞造成的设备损害和闲置。我院自2010年以后,经过几年优化和磨合,与医疗设备验收相关的职能科室及个人通过《工作联系单》和《验收确认单》相互配合,形成了能够覆盖事件主要节点的验收管理流程。我院医疗设备采购完成后的跨组织部门验收管理工作流程图,见图1。

图1 我院医疗设备验收管理工作流程图

2 协作验收管理的流程

多部门协作的医疗设备验收管理流程如下。

2.1 医疗设备到货之前

(1)资料接受。招标采购中心完成招采工作后,由专人持《招标采购医疗设备明细表》(此表包含本次移交设备的政府采购批号、设备名称、规格型号、生产厂家、使用科室、数量金额、中标单位联系人等信息)、购货合同及招投标资料等与医学工程处设备管理部门专人进行资料移交。双方确认无误后签字。

(2)组织验收。医学工程处设备管理部门在对于接受资料进行整理后,通知验收管理负责人组织验收启动到货程序。验收管理负责人在联系使用科室及中标厂商确定到货时间后,持《医疗设备验收工作联络单》(图2)通知相关部门并确认协作验收时间后签字。

图2 医疗设备验收工作联系单

(3)安装场地验收。验收管理负责人持《验收确认单》在约定的验收时间组织相关中标厂家、临床医学工程部门主管工程师、医院后勤部门及使用科室几方,共同对于设备的安装场地进行验收。医院后勤部门负责电源配套情况、上下水配套情况、防水防潮情况以及房屋布局的改动进行验收。临床医学工程部门主管工程师负责设备使用环境、辐射防护情况等是否符合相关标准等进行确认。设备供货厂家及使用科室需要对于具体的场地改动进行配合和确认。如该设备为大型设备几方还需事前共同对于其运输通道、搬运、吊装机械和人力情况进行安排。避免出现如设备到货后无法进入使用场地、因搬运造成的设备损害以及电源及上下水不合规范造成的设备无法使用等现象的发生。2014年我院购置了两台新CT,期间正值医院大建设,安装场地及运输通道情况复杂,在我院各相关部门的协作下克服了道路施工、房屋布局改动等种种困难,使得设备如期正常投入使用。

(4)资质验收。场地验收完成后,由医学工程处专职人员对于设备资质进行验收。主要包括招投标文件、购货合同、医疗器械注册许可证、技术白皮书,如为国产设备需提供合格证及保修卡,如为进口设备需提供进口设备报关单及三方检测合格证明等相关资料是否完备进行确认。避免出现因医疗设备资质不全导致的无法收费、无法通过各级行政检查、出现医疗纠纷无法循证等现象的出现。

(5)属性验收。资质验收完成后,由验收管理负责人组织医学工程处相关负责人设备进行属性验收。即对于具备某种特殊属性的设备进行提前检测和安排。如设备属于计量强制检定设备,则需按照国家规定在设备投入使用前进行计量检定,确保使用在患者身上的设备量值准确。设备属于特种设备,则需在安装前向当地特种设备相关管理部门进行申报安装备案工作 [8]。设备属于消毒管理设备,则需向当地卫生管理部门申报环保备案等 [9]。设备属性分为以下6种:计量强制检定设备、特种管理设备、消毒管理设备、辐射防护管理设备、生物安全管理设备、国家或地方政策扶持设备。

2.2 医疗设备到货之后

(1)开箱验收。由验收管理负责人确认设备储运的形式、条件、记录及产品的状态是否符合要求,对有特殊储运要求的医疗设备还应当核实储运条件是否符合产品说明书和标签标示的要求。其次供货厂家、设备管理部门及使用科室三方共同对于到货物的包装是否完整、设备外观是否有破损等进行现场确认 [10]。如遇意外情况则设备管理部门拒绝接受该设备,由供货厂家拍照、录像留取证据后货物退回。如正常则依据招标采购时的投标文件对于设备的主机、附件、随机资料等物品进行清点接收。

(2)技术验收。主要由验收管理负责人组织医学工程处临床医工部门,依据投标文件提供的技术参数对于到货设备的配置部分进行确认,对功能部分及性能部门进行实验室检测并确认 [11]。如遇大批量设备则对其进行30%左右的抽检,如为大型设备需注意在安装、调试、试运行结束后再进行验收。以此确保进入医院的医疗设备状态良好并能够达到科室日常诊断、治疗的要求。

(3)培训验收。由验收管理负责人组织供货厂家分别对于设备主管工程师和设备使用科室进行技术培训和人员培训。技术培训主要是生产厂家对于设备主管工程师进行设备运行期间出现的问题如何处理、设备使用的注意事项、维修维护的要点等培训。人员培训主要是生产厂家对于使用科室的具体操作人员进行如何使用该设备及临床针对不同病情如何使用该设备的培训,避免因培训不到位造成的设备非正常损坏和设备闲置。培训完成后主管工程师及科室具体使用人也需在《验收确认单》上签字 [12]

(4)登记上帐管理。在完成了上述验收过程后,由验收管理负责人持验收各环节相关部门负责人员签字后的《验收确认单》及设备购置合同到设备账务管理部门进行登记上帐,并打印该设备的资产管理条码,将条码粘贴在医疗设备上,以备日后管理查询。

(5)建立设备技术档案。主要由医学工程处技术档案管理员将该设备的相关技术资料(如招投标文件、合同、合格证、维修手册等)、检测证书(如计量检定证书、特种容器使用证等)、《验收确认单》等进行编号归档,备日后进行查询调阅 [13]

3 效果说明

2010年多部门协作验收流程形成之前,我院每年购置的设备约为440台,由于设备验收问题导致的设备搁置或延期使用情况约占总台件数的3%。如:我院胃肠外科购置的直肠治疗仪,因为事前未对于安装场地进行协作验收,导致设备到货后因上下水及房间布局无法达到要求而搁置。肿瘤内科购置的设备因不具备医疗注册许可证导致设备到货使用后无法收费,给医院造成了经济损失。医院为各科室购置的计量强制检定设备因提前未做设备属性验收,导致设备使用后在等级医院检查及国家相关部门例行检查中出现问题等。

2010年后,随着协作流程的投入及逐渐成熟,因验收导致的问题比率逐年下降。尤其是2013~2014年医院大建设,相继投入两座住院大楼和一座门诊大楼,设备采购量猛增至平均每年4000台左右。但因场地验收、资质验收等造成问题的事件率为零,仅为到货破损造成的使用延期约为每百台1%左右。

4 总结

医疗设备验收工作是医疗设备入院质控的开始,加强验收工作能够从源头上杜绝问题医疗设备流入医院,并消除设备技术故障和安全等隐患 [14]。而医院管理工作的细化使得验收管理跨部门、跨专业的协作成为了势在必行的趋势 [15]。因此,建立一套科学、规范、多专业参与的验收管理体系,对于充分发挥医疗设备的功效以及保障医院的经济利益和资金安全有着重要的意义 [16]

[参考文献]

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本文编辑 王博洁

Multi-Department Cooperation of Medical Equipment Acceptance Management in Our Hospital

WANG Hao-yang, LI Wen-bing, WANG Xue-jun
Department of Medical Engineering, Inner Mongolia People’s Hospital, Hohhot Inner Mongolia 010017, China

Abstract:Based on the actual situation of our hospital, this article introduced the multi-department cooperative management in our hospital, as well as the acceptance management process before and after arrival of medical equipments. By means of multi-department cooperation of acceptance management, rate of equipment acceptance problems reduced year by year. It also helped to solve the medical equipment acceptance place and information problems, and provided reference for the equipment acceptance management of other medical institutions.

Key words:medical equipment; equipment management; fixed assets; medical equipment acceptance; multi-department cooperation

[中图分类号]R197.39;R197.323

[文献标识码]C

doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2017.02.037

[文章编号]1674-1633(2017)02-0134-03

收稿日期:2016-06-12

修回日期:2016-06-17

通讯作者:王学军,高级工程师,研究方向为医疗器械管理。

通讯作者邮箱:sbcwxj@163.com