大型综合性医院科研经费信息化管理与实践
李笑迎，刘群
天津市人民医院 科技信息处，天津 300121
[摘 要]科研经费管理是医院管理中重要的组成部分，对科研经费进行规范有效的管理，保障科研经费做到合理支出、高效利用一直困扰着科研管理人员，现在大部分医院的科研经费管理缺乏信息化手段，工作效率低。本文从医院的科研经费信息化管理现状着手，分析了医院科研经费信息化管理建设中存在问题，以及科研经费信息化管理的必要性、流程结构等，并介绍了我院在改变传统的科研经费管理方式的基础上，实行科研经费信息化流程管理所取得的成效及体会。
[关键词]综合性医院；科研经费；信息化管理；管理模式
引言
科研经费是医院开展科学研究的重要条件，是科研活动赖以进行的物质基础之一。随着医院科研水平的不断提高，科研经费来源渠道增多，且呈现出多层次、多样化的趋势，科研项目和科研经费总量在不断增加。随着医院网络信息化技术的不断发展以及科研项目总量逐年增加，传统半手工的管理方式已经很难适应医院信息化科研管理工作的要求，如何有效发挥科研管理部门的职能，使有限的科研经费，得到充分有效的利用，建立科学、规范、系统地科研经费管理体系，以信息化手段实现科研经费管理，充分提高其使用效益，促进科研工作健康有序的发展，显得尤为重要。
1 医院科研经费信息化管理现状
目前，国内的三级医院基本都已建立了不同层次、不同规模的医院信息系统，医院硬件设备和网络建设也初具规模。科研管理工作过程中虽然也运用了计算机、互联网等先进设备，但仅限于文字处理、网上数据统计和资料查询。也有不少医院的科研管理部门先后购买或研发了科研管理系统软件，但基本上只是对某一方面管理内容进行计算机辅助管理（如科研项目管理、科研统计等），其作用的发挥十分有限[1]。
随着国家的科研经费投入不断加大，医院科研项目逐年增多，科研经费来源渠道呈多元化，增加了课题项目预算管理的复杂性[2]。以我院为例在科研经费管理上，即采用给每个科研项目建立经费本，由课题组成员持经费本进行报账。报账过程往往要走很长的签字审批流程，影响经费使用效率。这样的经费管理模式基本依赖于传统的人工操作，辅之以各种手工记录的Excel电子表格，要进行反复的核对、沟通，效率较低，且监督管理相当困难[3]。
医院为了调动科研人员的积极性，在科研经费到帐后，不提取课题管理费，直接为课题负责人建立个人专户。而没有将科研所用房屋、仪器设备、水、电、固定资产、科研人员的工资、奖金等计入科研成本，使得科研经费在核算中缺少详细、准确和完整的成本核算。多数课题负责人认为经费的使用权在于自己，可以随意支配，往往会将日常财务管理中不能报销的费用纳入经费列支，失去了科研经费支出的严谨性，不能更好的发挥科研经费应有的作用[4]。
部分医院的科研经费管理系统信息化建设不够完善，经费管理等还停留在半手工状态，科研经费的预算支出与经费资金实际到位及入账时间脱节，从而造成项目管理与经费管理脱节。加之科研管理部门、财务部门及课题负责人三者之间缺乏一个有效而快速的沟通渠道，往往会导致科研经费虽已到帐，资金在财务部门滞留时间过长，但迟迟没人认领，科研人员与经费管理人员的信息不对称，科研经费在使用过程中缺乏正确的信息指导，使科研经费长期沉淀，经费使用效率不高，不利于医院科研管理部门对科研经费的有效管理与监督[5]。
如何对医院科研经费进行科学规范地管理，确保科研经费合理、高效使用，已成为科研管理部门亟待解决的问题。充分利用现代信息技术搭建科研经费管理信息化网络平台，以信息化手段，助推科研经费管理，充分提高其使用效益，已是科研经费管理的一个重要手段[6]。
2 科研经费管理平台的架构及操作流程
我院是一所集医疗、科研、教学及康复为一体的大型综合性三级甲等医院，是天津市医学中心之一，编制床位2000张。拥有59个临床医技科室，建筑面积14万平方米，出院人数近5万人次，年手术例数2.5万例。仅2010～2015年，我院科研人员共承担各级各类科研课题98项，获得科研经费资助共594.20万元。科研经费呈不断增长趋势，经费来源渠道呈多层次、多元化的局面，为使我院的科研经费管理规范化和精细化，提高科研经费信息化管理水平，我院科研管理部门与财务部门在北京东软望海科技有限公司的协助下，联合设计开发了一套科研经费管理系统。
我院的科研经费信息化管理的平台是以计算机技术、财务数据及分析技术和现代管理科学为基础，建立大容量数据库，对相关科研经费的业务信息进行数据处理，便于信息资源共享及交流，为医院领导、各职能部门和相关科研人员提供完整、准确、及时、适用的科研经费管理信息（图1）。
图1 科研经费管理架构
系统采用基于J2EE架构，引入Web 2.0技术理念，采用DHTML、Ajax等技术实现手段，为使用者提供优秀的界面操作体验；各个子系统以扩展应用组件的形态，以插拔的方式集成在H-ERP基础平台之上，实现系统的灵活扩展性；支持各种大型数据库管理系统，如Oracle、IBM DB2、MS SQL Server等，实现业务数据库与统计分析数据库分离。
各模块的功能设计针对医院科研项目的立项、审核、中止、结题以及项目收入的确认、预算的编制、报销申请及支付进行全过程信息化管理，并与财务处核算等系统实现一体化业务整合，进一步提高医院精细化管理水平（图2）。
图2 科研经费管理系统操作流程
2.1 项目管理
科研项目中标后，科研管理部门和财务部门严格按照项目任务合同书中的经费预算，将项目的总金额和经费支出科目预算金额分门别类录入科研经费管理信息系统；预算的审核由科技信息处和财务处共同完成；项目的录入可以由科技处或项目负责人来创建，最后由科技处来审核确认。项目负责人和科研管理部门按照外拨和配套查询项目的执行进度，以及项目余额。根据课题级别、来源和起止时间等可通过系统进行查询；查询功能将作为科研管理部门及时了解各个科研项目的进度及经费使用情况，也可以通过科室、时间、项目类别、经费类别等对全院经费进行查询和管理，随时对信息进行汇总、统计，为日常的科研管理工作服务（图3）[7]。
图3 科研项目管理界面
2.2 经费预算管理
由于经费的来源不同，各个基金的预算分类不同。系统中将经费预算按每个基金的不同经费分类进行录入，将每一类经费的预算分类列表，限定每类预算，使支出有据可依。系统还特别设置新增基金经费分类预算的功能，由科研管理人员根据新的基金进行预算的设定，并可对支出项目的预算金额可以进行微调，既保证了科研经费使用的原则性，又具有一定的灵活性。但总的预算金额，必须等于财务的凭证金额，待该预算审核通过之后才能进行报销请款，基本实现了以预算为基准的经费管控，使得科研经费的每一类、每一笔的报销都能有效控制在预算的范围以内（图4）。
图4 预算编制管理界面
系统还可对在研课题根据配套金额、支出项目设置的比例对该项目按资金来源进行预算配套。
系统还可以查询课题经费的分类、使用和结余情况，方便项目负责人及时掌握课题经费的使用进度，做好中期汇报等；还方便了科技信息处和财务处掌握结题后课题经费的结余情况，项目一旦中止，该项目将不能进行请款操作。提示科研管理部门应及时地管理好结余经费，使其得到更充分的利用。
2.3 报销管理
主要实现对科研经费的报销、审核、支付进行全过程跟踪。根据支付单据生成会计凭证。课题负责人可以根据项目任务书的预算和进展的实时需要随时提交报销申请，系统可同时显示项目预算的余额，课题负责人可以对本项目经费进行更好的更合理的分配，并将需要报销的申请提交科研管理部门和医院主管领导进行再次审核，最后财务处进行最终审核并执行（图5）。
报销支付，财务处对报销审核后的单据按照控制模式进行支付，系统将自动生成财务凭证（图6）。
在科研项目经费管理中，管理部门严格按照国家及省、市科委、市卫计委的经费使用规定，结合我院实际情况，并严格依照任务合同书及各级课题经费使用管理办法的规定审核支出项目，确保每一项科研经费合理支出。如果项目经费支出超出预算时，系统将提示“余额不足”无法支出，通过系统规范了项目经费的支出范围和比例，大大减少了项目负责人对经费使用的盲目性，科研管理部门、财务部门和项目负责人可随时查询项目报销和每笔经费支出情况，及时调整各类经费的使用情况，促进科研经费管理的透明化、科学化，最大程度发挥了科研经费的使用效益和效率[8]。为更好方便临床科研人员随时随地的查阅到项目经费的预算和使用情况，可以开通手机客户终端，也能及时收到系统中发布的信息。
图5 报销管理界面
图6 报销支付界面
3 医院科研经费信息化管理实践
借助科研管理信息系统实现科研经费的信息化管理，经过一年多的使用，有以下几个方面体会。
（1）系统界面友好，可随时浏览。科研管理部门可通过院内网络系统随时查询和跟踪每项课题经费的使用情况，及时了解已出现的或容易出现的问题，及时与课题负责人沟通并加以纠正，加强对经费的监督控制和评价。课题负责人可通过个人的权限在系统上直观和具体的看到自己的科研经费使用和结余情况，做到心中有数。
（2）实现科研经费内部控制。通过系统的预警机制，严格核定科研经费的开支项目、开支范围和开支比例，避免了科研经费报销中的违规情况，使得科研经费的支出结构更加符合国家、省市管理部门的要求和政策[9]。
（3）建立了各部门间的沟通渠道。项目负责人、科研和财务部门都是相对独立的，各自在其职责范围内承担着对科研经费的管理，项目负责人编写项目经费预算，科研部门负责项目立项和经费的审批，财务部门负责财务收支审核。在传统的管理模式下，我院科研管理部门通过课题经费本对科研经费进行管理，而财务部门则是通过国家和医院的财务收支制度对经费支出进行审核，由于项目逐年增多，又缺乏及时沟通的渠道等原因造成两个部门之间数据的不符。科研经费管理系统的使用不仅减少了财务人员繁琐的手工操作，保证了财务数据录入的可靠性，而且实现了项目负责人、科研和财务部门之间有效及时的沟通，确保了数据的一致性。
（4）实时汇总，方便科研统计。通过系统的统计功能，科研管理部门可随时根据统计报表的需要对科研经费使用情况进行审计、汇总，实现了对各个支出科目的实时统计。由于该系统处理的数据量大，提供的信息迅速且准确，节省了大量人力、物力和财力，提高了工作效率[10]。
4 科研经费信息化管理的应用效果
系统建设不仅是建设一套满足日常工作需要，方便快捷的管理系统。从科研管理的角度，我院现有科研管理系统功能覆盖面有限，需要进一步拓展。如科研经费核算仍处于收支核算阶段，尚未开展科研项目的成本核算，也未能实行科研项目的绩效评价等[15-16]，所有这些，都有待今后，我们将结合科研管理的工作实际，拓宽管理系统的功能，将医院的相关成果、论文、专利等信息录入其中，以完成科研管理的全面信息化，实现更高层次的科研管理，以提升我们的科研管理水平。
借助科研经费信息化管理系统，我院初步实现了对科研经费的信息化管理，加强了科研经费的内部控制，强化了科研经费的日常支出管理，有效地提高了经费使用和管理的效率。
（1）进一步强化了科研经费的预算意识。按审核的预算使用经费，实现实时的预算管理模式，能使各个部门及时发现偏差，实现了以预算为基准的经费管控，使得科研经费的每一类、每一笔的报销都能有效控制在预算的范围以内，以保证项目整体预算目标的按时完成。
（2）依托信息平台，提高科研经费的管理效率。科研经费管理系统的使用，实现了课题组、科研部门、财务部门之间的在线实时办公，使部门之间能够更好地协调与沟通[11]。使课题组人员及经费管理人员能够更好地控制经费的使用，避免分类超支等不合理现象，使每笔经费在使用过程中更为透明公开，有效杜绝了财务手工记帐的错误，也使课题组、科研管理部门和财务部门3方得以共同监督的使用情况，有效地提高了经费使用和管理的效率[12]。
（3）进一步完善了科研经费的控制体系。科研人员通过科研经费管理系统，可随时查询项目经费使用和结余情况、科研管理部门依据任务合同书和经费管理办法对受资助项目支出科目(包括业务经费、国际合作与交流经费、劳务费等)按照一定比例设限，使课题经费的使用只能在此范围内开支，科研经费管理系统的应用进一步规范了项目经费的支出范围和比例，初步实现了科研经费进行实时监控，有效避免此项费用的超支问题[13-14]。
（4）系统建设中需进一步完善的问题。科研经费管理
[参考文献]
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Informatization Management and Practice of Scientific Research Funds in Large General Hospitals
LI Xiaoying, LIU Qun
Scientific Information Division, Tianjin People’s Hospital, Tianjin 300121, China
Abstract:The management of scientific research funds is an important part of hospital management. The scientific research fund should be regulated and effectively managed, and the scientific research and management personnel should be kept in an effective and efficient way. Nowadays, most hospitals lack the means of informationization, so the work efficiency is low. Start from the present situation of scientific research information management of hospital, this paper analyzed the problems in the construction of hospital information management system of scientific research funds, and the necessity of scientific research information management, process, structure, etc. Meanwhile, our changing traditional way of scientific research funds management, the results and experience of implementing the informationization process management of scientific research funds were introduced.
Key words:general hospital; scientific research funds; information management; management model
[中图分类号]R197.3
[文献标识码]C
doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2017.11.044
[文章编号]1674-1633(2017)11-0167-04
收稿日期：2017-04-21
修回日期：2017-05-10
作者邮箱：found2006@163.com
本文编辑 王婷