品管圈在提升医院集中租赁设备配送效率的实践研究
陈云芝,海丽红,李国强,侯瑛,张翼麟
郑州大学附属郑州中心医院 医疗设备科,河南 郑州 450000
[摘 要]目的规范医院集中租赁设备的配送管理考核,提高配送服务能力及效率.方法应用品管圈活动,结合医院实际工作,根据PDCA的原则,进行组圈、计划拟定、现状把握、目标设定、解析、对策拟定、对策实施与讨论、效果确认、标准化、检讨与改进等步骤,对医院集中租赁设备的配送时效问题进行改进.结果通过为期8个月的品管圈活动,租赁设备的有效投递率由改善前的73.85%提升至91.42%,进步率为23.79%.进行标准化后,形成了规范的租赁配送管理、考核体系.结论品管圈活动对于提高医院集中租赁设备的有效投递率具有显著成效.
[关键词]集中租赁;设备配送;品管圈;有效投递率
引言
医疗设备是医院临床诊疗必要的硬件设施,但医疗设备的购置和使用却是一个矛盾体.大到核磁共振、数字减影血管成像,小到心电监护仪、注射泵,都是医院诊疗业务的必需设备,但这些设备的购置需要很大的资金支持.尤其是心电监护仪、注射泵等涉及每个科室、使用频率不同,但购置数量较多的quot;小quot;设备,会造成医院整体范围内设备闲置,过度购置的现象,进而造成资源浪费[1].自2012年起,我院成立了医疗设备租赁配送中心,对心电监护仪、注射泵等这类通用的急救设备,采取租赁式使用、集中管理、配送,专管共用的模式,保障临床使用[2-3].租赁中心运行几年来,医院业务快速发展,但配送管理滞后、配送人员时间、效率意识不足,临床科室人员操作错误等造成设备配送出现不及时、配送设备损坏、无效配送等现象的出现[4].因此,2016年医疗设备科拟用品管圈活动,改善这一问题[5-9].
1 方法
1.1 组建品管圈
根据组圈规则,成立quot;速递圈quot;,由配送中心的6名成员和设备科1名科员组成,设有圈长、圈员、辅导员,建立quot;速递圈quot;微信群.圈长负责对活动进度进行统一管理和统筹安排,每周组织一次会议,每次会议不超过1 h.所有圈员须参与每个步骤的开展实施,轮流负责活动某一环节的工作计划安排[10].
1.2 活动计划安排
遵照PDCA的工作步骤,按照主题选定、现况把握、原因分析、制定对策与实施、效果确认、标准化、检讨改进的顺序,运用各种统计手法,圈员全体参与的方式,开展主题活动,持续改进和规范租赁设备的配送工作[11-12].
2 过程
2.1 主题选定
通过采用头脑风暴,7名成员按照迫切性、重要性、圈能力3个方面提出租赁设备配送存在的一系列问题,按照可行性、迫切性、圈能力、上级政策,采用5-3-1打分法进行票选,5分最高、3分普通、1分最低,第一顺位(120分)为本次活动主题,最终确立quot;提高租赁设备配送的有效投递率quot;为品管圈主题.
2.2 衡量指标及定义
有效投递率:租赁设备每天在医院规定时间(15 min)内,完好可用的配送到需求申请科室的比例[13-14].有效投递率=规定时间内送达的完好可用的设备数量/租赁设备配送的总数量X100%.
2.3 活动计划拟定
本次品管圈活动计划为,2016年10月完成主体选定和计划拟定,2016年11月完成现状把握和目标设定;2016年12月完成解析和对策拟定;2017年1～3月完成对策实施和检讨;2017年4月完成该效果确认,2017年5月完成标准化,2017年5～6月完成检讨与改进[15].
2.4 租赁模式下设备配送的现状把握
调取设备租赁配送中心2016年7～10月的配送数据,共配送设备16498次,平均每天134次/d.在规定时间(15 min)内完好无误送达的平均99.7台/d.经分析,改善前设备的有效投递率是73.85%.圈组对未能按时、完好的送达设备的原因进行分析统计、实地跟踪调研,改善前的柏拉图,见图1.
图1 改善前柏拉图
分析结果表明以下原因是未能按时完好送达设备的原因[8]:① 路途耗时时间较长.医院病区分散在各个病房楼,区域不集中,配送人员跨楼跨区配送时,路途耗时太长.② 管理松懈.配送人员存在严重的等单、凑单的现象,2288话务平台转接任务后,配送人员为了少跑趟,会凑齐两个、3个甚至5个租赁单才会出发配送,导致配送时长严重超出规定时间.③ 话务平台延迟.因院内2288话务平台承接整个医院服务类任务转接,临床科室电话报出申请后,话务平台人员根据先后顺序依次派工至相应科室班组,造成时间延迟.④ 设备损坏.缺少PM预防性维护及管理,设备租赁完成,设备收回后,无设备清洁、校验;不注意定期保养维护;设备故障不能及时发现,设备配送到使用科室后发现设备已故障停用,配送人员需返回重新更换设备,造成空跑趟,浪费时间[7].⑤ 临床科室爽约.临床科室提出申请,设备送到后爽约不要.⑥ 配送人员缺乏主动服务.
2.5 目标设定
改善前未能按时完好配送的设备数量是34.3台/d,有效投递率为73.85%.根据改善重点、圈能力等因素,改善后有效投递率目标值设定为90.98%,改善幅度17.13%.改善重点81.88%为改善前柏拉图中路途耗时时间较长、等单、凑单的现象和话务平台延迟的累计影响度,圈能力80%.
2.6 原因分析
采用头脑风暴的方法,通过鱼骨图分析原因[8],见图2.
图2 租赁设备配送不及时、不达标鱼骨图
2.7 对策拟定
采用圈员评分法[13],根据5-3-1评分法,成员就每一项对策的迫切性、可行性、圈能力3个方面进行评分.参与评分的共7人,单项对策满分为105分,根据80/20原则,评分≥84分为实施对策,共圈出3个对策:引进信息管理系统,实行分区责任制;改变值班及绩效考核方法;增加PM保养工作.
2.8 对策实施
(1)引进后勤服务管理系统,临床科室申请后,自动接单,减少时间延迟[16];同时明确各病区、各楼层责任人:根据组内人员数量,将院总部5幢病房楼进行分区分楼层分配至个人,各区内设备就近调配,就近配送减少等电梯、跑楼梯等路途耗时,同时便于配送效率的可追溯.
(2)改革绩效工资核算及值班制度:在原有白班值班(07:30～18:00)的基础上再增加帮班:帮班上班时间为11:30～14:30, 17:00～19:30;缓解白班人员在高峰期的配送工作.同时奖金绩效考核按设备有效投递率实行计件计量考核,提高工作积极性.
(3)增加PM保养工作,分派专人负责设备的清洁、PM保养维护、校验,及时发现潜在故障,避免配送的设备发生故障,出现重复配送,延误使用,多跑趟的现象.
3 效果确认
(1)有形成果.通过此次品管圈活动,租赁设备的有效投递率从改善前的73.85%,提高至91.42%,目标达成率102%,进步率23.79%,提高了租赁设备的配送效率,提高了患者的满意度.
(2)无形成果.通过此次活动,提高了圈员的团队凝聚力、主动服务解决问题的能力、调动了租赁设备配送中心人员的工作积极性[12].
(3)标准化.实行信息化系统进行派单,做到了数据的可追溯,修订了本院的租赁设备申请流程,增加了病床租赁,制定了规范的租赁设备管理考核细则.
4 检讨与改进
此次圈活动虽然取得了显著的成效,但因时间有限,有些问题仍需进一步深入改进.如信息化系统仅是PC端,无手机端,夜班人员接单时不方便.在下一步工作中,我们将进一步优化信息化系统,增加手机端接单、报停的功能,进一步提升配送效率.
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本文编辑 王婷
Practical Research on Quality Control Circle in Promoting the Delivery Efficiency of Hospital Concentrated Leasing Equipment
CHEN Yunzhi, HAI Lihong, LI Guoqiang, HOU Ying, ZHANG Yilin
Department of Medical Equipment, Zhengzhou Central Hospital Affiliated to Zhengzhou University, Zhengzhou Henan 450000, China
Abstract:ObjectiveThis paper aimed to standardize the distribution management assessment of hospital centralized rental equipment, and to improve the capacity and efficiency of delivery service.MethodsBased on the PDCA method and practical situation in our hospital, we made improvement for the delivery timeliness of hospital concentrated leasing equipment following the basic steps: group ringing, theme selecting, planning, situation confirming, goals setting and analyzing, cuntermeasures proposing,implementing and discussing, results confirming, standardization, reviewing and improving, et al.ResultsThrough the eightmonth QCC activities, the effective delivery rate of leasing equipment upgraded from 73.85% to 91.42%. The rate of progress was 23.79%. After the standardization, the standard of leasing distribution management, and assessment system was formed.ConclusionQCC activities have a significant effect on improving the effective delivery rate of hospital centralized leasing equipment.
Key words:concentrated leasing; equipment distribution; quality control circle; effective delivery rate
[中图分类号]R197.3
[文献标识码]C
doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2017.10.044
[文章编号]1674-1633(2017)10-0160-02
收稿日期:2017-07-24
修回日期:2017-08-04
作者邮箱:yunzhichen1005@sina.com