信息化智能柜在科室耗材管理中的应用
屈晓娜,姜严严,黄桃利,丁孟东,彭子君,郭桂兰,宁群
解放军第一五三中心医院 神经内科,河南 郑州 450000
[摘 要]目的探讨综合评价信息化智能柜在科室耗材管理中的应用.方法所有耗材实行quot;一站式quot;配送,信息化智能柜放置于科室护士站,设为虚拟二级库,将耗材按种类分成称重计算数量、定数包扫码和高值扫码3类,护理人员可随时登录系统取用,耗材信息采用quot;链条式quot;的追溯管理,每月按实际发生制进行核算.结果通过信息化智能柜在科室耗材管理中的应用,有效控制了成本,优化了护理工作流程、减轻护理工作量,提高管理效能.结论智能柜在科室耗材管理的实践应用中取得了一定的成效.
[关键词]智能柜;信息化管理;医用耗材管理;虚拟二级库
引言
医疗服务活动中科室对耗材的使用数量及种类越来越多,覆盖面广、专业性强,在安全性方面要求较高,也占科室成本的重要地位[1].原有耗材每月预报计划、定时请领、科室自行管理等多个环节浪费大量护理人力资源,更缺乏有效监管.随着科技进步,信息化技术在医学领域广泛应用,信息化的管理手段也融入到医院管理工作中[2],医院耗材管理正在从单一的手工管理向 quot;链条式quot;的信息化管理发展,信息化的物资管理也对提高医院整体运营绩效具有重要意义[3].2015年,我院建立了智慧物联院内延伸服务利用信息化智能柜对科室的耗材进行管理, 所有耗材直接配送quot;一站式quot;服务,有效控制成本和减轻护理工作量,提高了管理效能,收到满意效果.
1 常用耗材原有管理流程和存在弊端问题
我院是一所三级甲等综合性医院,科室年收治2000余例病人,危重病人占40%以上,临床工作中常用耗材300余种,其中高值耗材占25%,年使用量共计360000余件,在请领、使用、存放、收费中均需严格管理,并且占用大量护理人力资源和时间.
1.1 耗材使用原有管理流程
耗材使用原有管理流程,见图1.
图1 耗材使用原有管理流程图
1.2 耗材使用原有管理中的弊端问题
耗材使用原有管理中主要存在以下问题.
(1)计划请领与实际使用不符.科室对部分耗材使用数量计划的制定与实际耗材消耗数量不相符,据统计2014年出现耗材挤压8次,共21种,其中17种耗材接近有效期请相邻科室帮忙使用未造成经济损失,4种耗材核查时发现已过期,造成经济损失加大科室成本.因工作忙漏报计划7次,申请计划数量少不能满足工作需要16次,配送耗材的型号不符退回重新调换5次,临时加派人力借用和领取,增加额外的工作量,导致工作忙乱.
(2) 缺乏有效监管.科室对耗材的使用、收费、库存数量、物品去向缺乏有效监管,可能出现少收费、错收费、漏收费、耗材丢失;半个月的耗材使用量占据库房大部分空间,重叠放置,取用过程非常不方便,存在过期或保存不当等情况.
(3)浪费人力和时间.科室在耗材使用过程中,从申请到使用共15个环节,护理人员每月两次对耗材清点,预算下半月使用种类和数量的计划申请;每月至少两次请领及放置整理;每日上下午下班前清点耗材数量配备当日及次日所用种类及数量;每月约60台介入手术,对高职耗材的核对、取用、记账;每日医疗、护理临时耗材的取用等环节,约占用两名护理人员的工作时间.
(4)工作环节不协调.耗材管理在日常工作中引发各种矛盾,因申请计划时间、规格、数量不相符及耗材下送不及时等问题科室与消毒供应中心引发争议;工作特别忙时,医护临时性耗材的取用与科室耗材管理护士间引发的争议;介入手术期间因手术方式或病人原因医生需要调换高值耗材的型号或规格,增加耗材管理护士向手术部加送耗材的次数,使护理人员临时工作量增加,对职业满意度降低.
(5)核算不精确.科室成本核算是按照耗材的请领日期对种类和数量核算的,已经请领未使用的耗材都核算入当月成本,不能精确到按实际发生制进行核算,影响科室及医院的整体经济运行.
2 信息化智能柜在科室耗材管理中的使用
2.1 信息化智能柜组成及功能
2.1.1 组成
主体结构由一台称重主柜、一台称重辅柜、两台普通辅柜组成,系统通过主柜的交换机连接称重辅柜和普通辅柜通信工作,通过主控台进行系统工作控制,见图2.
称重主柜:主控台布局在主柜上,由PC电脑和操作软件组成,外接设备扫描枪、指纹仪,称重主柜由10 kg称重大单元格和1 kg称重小单元格组成,主要放置较大的和较小的收费医用耗材,如较大医用耗材导尿包,如较小医用耗材肝素帽,具备电控开门功能、采用称重技术进行计数.
图2 信息化智能柜组成
称重辅柜:称重辅柜由8 kg或4 kg的称重单元格组成,主要放置适中的收费医用耗材,如留置针、引流袋、连接管等,具备电控开门功能、采用称重技术进行计数.
普通辅柜1:普通辅柜1采用五层普通隔板组成,主要放置低值不收费医用耗材,如:医用手套、注射器、医用棉签等,具备电控开门功能、采用定数包扫码方式管理.
普通辅柜2:普通辅柜2采用普通隔板组成,主要放置高值耗材,如:造影导管、微导管、导丝等,具备电控开门功能、采用高值扫码方式管理.
2.1.2 功能
信息化智能柜管理系统主要功能有:取用、清查、退还、用户管理、报表管理、补充.
2.2 信息化智能柜操作流程
信息化智能柜操作流程,见图3.
图3 信息化智能柜的操作流程
2.3 信息化智能柜管理环节
信息化智能柜管理环节包括以下几个方面:
(1)耗材信息的设置环节.中心仓库为一级仓库[4],将科室近3年所使用耗材的种类及数量进行调研,结合实际供应情况列出耗材的名称、型号、规格等信息,系统管理人员按照以上信息将耗材分成称重计算数量、定数包扫码和高值扫码3类.科室智能柜设为虚拟二级库[5],实行代销制,每种耗材设定基数及基数下限,达到基数下限时医院物流中心收到该物品使用信息并及时配送.
(2) 用户管理的设置环节.科室工作人员设定用户管理,护士长、病区护理组长具有取用、退还、清查等管理权限,其他护理人员只有取用、退还权限;医院物流中心工作人员有补充权限.
(3)耗材配送流程.医院物流中心人员依据物品使用信息,正常运行下每1～2 d对使用的物品进行核查补充,基数达到下限时随时补充,见图4.
图4 信息化智能柜的耗材配送流程
(4)耗材使用统计环节.每月底统计补货单报表、耗材库存报表生成相应的物资消耗材料报表,科室护士长或护理组长签字确认,针对所使用的耗材按照实际发生质进行分析统计.
(5)出库结算环节.每月底中心仓库管理人员依据物资消耗材料报表列出科室销售出库单,科室再次核对签字确认后递交经济管理科核算耗材成本费用.
2.4 信息化智能柜在科室耗材管理中的优点
信息化智能框在科室耗材管理中有以下优点:
(1)耗材直接配送quot;一站式quot;服务.信息化智能柜设为虚拟二级库,放置护士站治疗室门口,所有物品由医院物流中心人员直接配送,医护人员做到随用随取,随取随有,取用非常方便.科室每取出一样物品医院物流中心人员将收到该物品使用信息,按需配送,用多少送多少,正常运行下每1～2 d对使用的物品进行核查补充,基数达到下限时随时补充,不会出现使用中断的现象.
(2)退还方便.耗材取用后未及时使用,单个包装未打开时可以退还,避免耗材随意放置和浪费.
(3)减少流程、节约空间.科室对耗材的计划申请到使用共减少13个环节,出现问题的机率降低,减少了耗材种类和数量的清查核对;库房不再存放物品,节约使用空间,避免出现耗材丢失、过期、保存不当影响使用等浪费现象,减少耗材支出成本.
(4)耗材信息采用quot;链条式quot;的追溯管理.智能柜内耗材归属于中心仓库[6-8],科室人员采用用户名或指纹登陆后进入系统,称重计算数量的物品取用后提交取用结果,定数包扫码和高值扫码的物品扫码后提交取用结果,所有提交取用结果后的耗材计入科室成本,智能柜内每件物品都能核查清楚取用人员,及物品去向;随时可以清查物品的结余信息,每月按实际发生质进行核算[9],统计时间节点可精确到分钟.
(5)节约人力和时间.科室对耗材从请领到使用的环节减少,不再进行储备管理,有效减少护理工作中非护理内容,节约了两名护士耗材管理的时间和人力成本.减少了护士长、护理组长在科室管理中耗材管理所占用的时间.
3 讨论
3.1 优化护理工作流程
科室共两个病区,日均病人数gt;100人次,危重、卧床病人多,护士工作责任大,任务繁重,人力资源非常紧张.常用耗材直接配送quot;一站式quot;服务[10],智能柜设为虚拟二级仓库[11],放在护士站治疗室门口,做到随用随取,随取随有,取用非常方便.医院物流中心可随时接收到科室智能柜内耗材使用信息,当具体某种耗材到达基数下限时,物流中心系统会进行科室库存预警,然后会主动补货至上限数量,供科室日常使用,月底再进行消耗结账.科室护理人员使用耗材时减少了申报计划、清领物品、整理物品、每天核查和准备物品等13个环节,优化护理工作流程,有效减轻护理人员工作量[12],将节约的两名护理人力资源补充到临床一线护理工作中,承担责任护士具体工作内容,真正把护士的时间还给病人,增加了护理时数[13].
3.2 提高工作管理效能
通过信息化智能柜在科室耗材管理中的应用,使高值耗材和常用耗材的管理更加科学、规范、精准.护士长和两名护理组长对常用物品和账务管理的时间明显减少,把更多的时间用于临床护理质量的管理.通过满意度调查显示病人对护理工作满意度由95.6%提高至98.9%,医院回访办的信息平台反馈表扬科室护理组和护士个人的人数、次数均有所提高.医生对护理工作满意度提高至99.3%,护理人员对工作现状的满意度提高至96.3%.
3.3 有效降低成本,提高实际发生质核算精确度
信息化智能柜设为虚拟二级仓库,柜内耗材归属于中心仓库,科室库房不再存放物品,节约库房空间,不会出现物品积压、过期、破损等造成浪费的情况,并做到每件物品都能核查清楚使用人员及物品去向,有效控制耗材成本[14];科室管理环节减少,节约两名护理人力资源成本.
科室所使用的耗材种类越来越多、价格越来越高,尤其是高值耗材,每月按实际消耗量核销出库核算[15],使成本核算更加准确,对科室的经济管理起到良好制约效应.
3.4 使用设想
智能柜的信息化管理,如果能与医院局域网信息连接,在耗材取用时与病人计费信息相连,实行一对一收费[16],护理人员使用后不用手工计价避免错误和遗漏收费,更加方便临床护理工作.
4 结论
信息化智能柜在科室耗材管理中使用后,优化了护理工作流程,提高工作管理效能,有效降低了成本,提高实际发生质核算精确度,信息化的物资管理也对提高医院整体运营绩效具有重要意义,也是信息化时代医院耗材管理的发展趋势.
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本文编辑 王婷
Application of Information Intelligent Cabinet in Material Management
QU Xiaona, JIANG Yanyan, HUANG Taoli, DING Mengdong, PENG Zijun, GUO Guilan, NING Qun
Department of Neurology, The 153thHospital of PLA, Zhengzhou Henan 450000, China
Abstract:ObjectiveTo discuss the application of comprehensive evaluation information intelligent cabinet in the material management.MethodsAll consumables implemented the quot;one-stopquot; distribution. Information intelligent cabinet was placed on nurse station and set to the virtual secondary library. Consumables were divided into weighing computation quantity, destiny flicking code and high value code, so that nursing staff could login system at any time. The information of consumables adopted the quot;chainquot;traceability management, according to the actual production system every month.ResultsThe application of comprehensive evaluation information intelligent cabinet in the material management effectively controlled the cost, optimized the nursing process,reduced the nursing workload and improved the management efficiency.ConclusionSmart cabinet has achieved certain success in practical application of consumables management.
Key words:intelligent cabinet; information management; medical consumables management; virtual secondary library
[中图分类号]R318;TP311.1
[文献标识码]C
doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2017.10.037
[文章编号]1674-1633(2017)10-0138-04
收稿日期:2016-08-19
修回日期:2016-09-08
通讯作者:宁群,主任医师,主要研究方向为脑血管病及神经科疑难病例的诊治.
通讯作者邮箱:499016447@qq.com