医疗设备档案信息化管理的探讨

姚文坡1,黄亚萍1,孙涛2,徐达军3

1.南京军区南京总医院 医学工程科,江苏 南京 210002;2.南京市第二医院 设备科,江苏 南京 210003;3.亳州职业技术学院 电子系,安徽 亳州236800

[摘 要]医疗设备档案的管理是医疗设备全生命周期管理中的重要内容,本文通过对医疗设备全生命周期的分析,从申请购买、维护保修至报废等多个环节产生的文件资料对医疗设备的档案按照静态和动态进行分析讨论,探究了全生命周期各个环节医疗设备档案信息化的相关内容问题。通过对医疗设备档案内容以及信息化涉及问题的研究,可以发现档案信息化有利于医疗设备相关信息的检索查阅,对医疗设备智能化管理的发展起到极大的促进作用,能够有效地提高档案管理的效率。

[关键词]医疗设备档案;全生命周期;医院数字化;信息化管理;医院资产管理

引言

医疗设备是医院固定资产中的主要内容,也是医院诊断治疗经营任务展开的基础,在医疗设备全生命周期的管理过程中会产生很多相关的资料档案,因此医疗设备档案的管理是医院管理中的重要部分。医疗设备档案信息化管理的实现是医院信息化、智能化管理的重要途径,是强化医院医疗设备管理的重要内容。

医疗设备档案管理为设备管理提供信息数据基础[1-3],随着医疗设备规模的发展以及信息化程度的加深,医疗设备档案信息化管理已成为各医疗卫生单位的研究重点。汤黎明等[4]对医院固定资产信息化管理平台的建立进行研究,划分两级管理平台,对平台信息要素和影响固定资产价值实现的因素进行筛选,并分析了管理平台的应用效果。徐世宁等[5]则从建档过程出发,对医疗设备所处的3个阶段产生的档案信息化的内容进行详细的研究。金鑫等[6]从档案信息化管理系统的网络构架、权限设置和系统的各个功能模块进行详细的分析设计。居益君等[7]从资产信息化管理的使用角度研究了采购计划、库房管理、在用管理和资产报销4个方面,对申购、预算、合同、档案和效益分析等内容进行介绍分析。随着科技的发展,RFID等物联网技术[8-10]也不断引入档案信息化管理中,不断提高管理的智能化程度,提高管理的效率。

本文从医疗设备的全生命周期出发,分析各个阶段产生的医疗设备档案并从静态和动态档案的角度进行区分实现信息化管理,最后对现存档案信息化管理中的问题进行讨论和总结。

1 医疗设备档案

1.1 医疗设备全生命周期

医疗设备全生命周期[11-12]过程包括购买论证、采购执行、设备建账、折旧维修和设备报废等几个环节,李建生等[13]给出的定义为:医疗设备全生命周期是指医疗设备以科室发展的需求作为起点,以购置论证、经济效益和社会效益预计评估、拟定采购计划及采购计划作执行为医疗设备生命的起始阶段,以安装验收、人员培训、应用评价与管理、设备折旧、预防性维护与维修管理作为医疗设备生命的应用阶段,以设备调拨及报废管理作为医疗设备的生命的后期管理阶段,见图1。

图1 医疗设备全生命周期

1.2 档案元素

在医疗设备的全生命周期的各个阶段都会产生相应的资料,下面分析档案元素[14]的组成。

1.2.1 起始阶段

在设备购置过程中,根据医疗技术和科室发展的需要,对医疗设备进行引进论证,包括科室需求、经济效益分析以及经费来源等几个方面,产生的档案为医疗设备引进论证申请表。对于大型设备需要专门的购置请示报告、上级主管部门对购置该设备的立项批复文件等。医院采购部门根据科室申请拟定医疗设采购计划文件,并按照规定执行设备采购计划。

医疗设备采购计划执行过程中产生档案的过程包括制订相关的采购文件、收集公司资质以及整理谈判记录纪要等。采购文件的制订包括对投标商的要求、设备技术参数的限定等相关规定。投标商公司资质包括经营许可证、税务登记证、组织机构代码,医疗设备注册证(医院对设备的采购主要针对医疗设备,对于部分科研设备、制剂类等无注册证,可有供应商开具证明)以及相关的资质证明材料。设备采购中需要保留设备谈判记录、会议纪要等相关文件。另外可根据实际情况保留工程科论证证明文件,如应标厂家数量是否到位、公司资质是否符合要求以及单一来源是否真实有效等。签订销售协议,部分合同外的承诺可附件备忘录。

1.2.2 应用阶段

设备使用阶段的档案资料[15]:根据设备销售合同对设备进行现场验收安装,其中使用交流电设备需要对其进行电气安全检测,科室对设备确认后签收器械领发单,工程科人员在设备验收安装过程中收集设备维修手册、使用说明、产品合格证、验收报告等等全套随机资料作为档案备份。对于大型设备,配置许可证、应用许可证的复印件。做外贸设备,除上述必要资料,还要收集机电设备进口证明、报关单、外贸合同、发票、质量保证书、装箱单、货物运输单等。对于享受国家免税政策的医疗设备还需保存海关免税证明。

医疗设备运行中出现故障,会产生相关的维护资料,如科室的报修申请,工程人员的检定资料、维修费用的相关资料。对于一些大型设备,自主维修的周期无法满足科室使用的要求,通常需要和供应商签订维保合同、甚至需要对个别问题上会谈判。

1.2.3 后期管理阶段

后期管理主要负责设备退出使用管理范围的相关内容,包括设备的调拨和报废等环节。设备的调拨主要是因相关规定需求将医疗设备转至其他单位部门,因而退出原单位的管理范围。当设备超出使用周期后,故障率迅速提高,出现维护成本超过其产生的经济、社会效益,经过使用科室、工程人员的共同检定,然后将报废设备转交至专门的保管部门最终实现设备的报废程序。后期管理阶段的档案主要包括退出本单位使用管理的相关鉴定文件,如调拨批示、交接文件以及报废鉴定等资料。

部分设备相关资料相对独立,或是平时对资料的利用过程具有一定的特殊性,因此可单独分离出来有针对性地管理,如医疗设备引进论证申请表、设备计量、维修维保等资料。

2 档案信息化管理

2.1 档案信息化

档案信息化的基础是档案的数据化,档案数据化主要两个途径:一是可直接搜集的电子化资料,如初期科室提供的引进论证申请表和技术参数、公司电子应标标书等;二是扫描纸质资料。为实现档案管理的有效性,将医疗设备档案按照其产生方式分为静态档案和动态档案。静态档案生成后一般不再发生变化,如医疗设备全生命周期起始阶段产生的论证申请表、批复件等资料。动态档案通常随着医疗设备的使用发生变换或更新,如应用阶段中设备计量检定、折旧、设备效益阶段性评估的资料等。图2展示了医疗设备静态和动态档案的分类情况,动态档案通常产生于全生命周期的应用阶段,可以单独保存管理,提高档案使用价值。

图2 医疗设备静态和动态档案分类

静态资料的信息化管理。提供多种检索字段,年份、科室、设备名称或是招标类型等多种检索方式。每台设备需要附相关的论证、审批报告、供应商资质、设备资质、合同等。按照要求审查资料,扫描或是上传电子资料。可实现直接查询设备档案的电子资料,并设定智能提醒相关设备档案是否齐全,以及时通知管理人员补充资料。对于静态资料可统一安排在档案的基本信息内,内部设置几个字段,逐一安排,方便查询,对于缺失部分,需要明确地显现出来待补齐,或是说明原因。

动态资料信息化管理。和静态不同,动态档案会随着设备的使用不断更新,为方便管理查阅,其相关的纸质档案通常采用单独统一管理的方式。在信息化管理平台中科设计单独的管理模块对动态信息进行统计分析,如设备折旧、经济效益分析等内容。

医疗设备维护是设备应用阶段重要的保障,如维修档案、医疗设备不良事件[16]等资料,可在管理软件中将与维护相关的几个环节相关联,实现动态档案的智能化管理,见图3。设备运行过程中的维护非常重要,通过系统对维修流程进行管理,进而对档案资料进行信息化管理,维护中统计整理不良事件是医疗设备档案的一个重要内容,建立医疗设备的不良事件数据库,为提高医疗水平、保障患者健康安全提供保障。

图3 医疗设备流程

2.2 档案信息化管理系统的实现

根据对医疗设备档案管理的经验,档案的管理限定在设备部门,并不开放至医院其他科室或是供应商,因此采用封闭式的网络构架。医疗设备档案管理系统模块具有的主要功能之一为信息查询,是实现设备档案的检索。信息分析和数据导出功能也是在医疗设备管理过程中常用的功能,通过分析功能提供各类分析报表,如经济效益分析、折旧等。另外常需要对相关信息进行统计分析,需要导出设备档案管理系统中的数据作进一步处理,因此系统中的数据应该可以导出为较为方便处理的文件,如Excel、txt等格式。随着医疗设备管理需求的变化,根据实际需求不断根据在医疗设备全生命周期中运行过程中的操作经验对管理系统进行升级和权限调整。

医疗设备管理系统和纸质档案的使用情况相结合,因此档案根据对档案的查询使用经验进行编码。档案编码方式采用3级编码模式:以年份为第一层,编号4位如2014年设备采购计划中的设备编号为“2014”;第二层为科室,可采用两种,一种利用病区名称的拼音缩写,如呼吸科,可为“HX”,第二种则利用医院自身对相关科室的数字编号,如23区,编号为“23”;第三层则为具体设备信息可采用4位顺序编码。

3 讨论

医疗设备档案信息化管理的宗旨是实用性,最大限度地提高档案的利用率。从医疗设备档案信息化管理角度出发,目前各医疗卫生单位现有的设备管理系统并非针对设备档案的管理而开发,虽然实现档案管理的部分内容,但是没有专门的档案管理模块。部分单位存在多套设备管理系统,系统相互之间的连通性较差,无法有效整合各个管理系统之间档案内容,从而降低了档案的利用率。因此针对医疗设备档案信息化管理的研究重点在于如何充分利用现有档案资源,从医疗设备全生命周期角度出发,为现有管理系统增添专用管理模块,按照档案属性将静态和动态资料统一起来管理,为医疗设备档案管理提供便利。

医疗设备档案属于医疗单位内部资料,其管理系统对安全性有较高的要求同时对操作人员的权限有一定的限制,因此系统开发的权限需要根据本单位自身的特点进行专门的设定。管理范围较小时可采用封闭式系统设计,即仅授权给本单位甚至部门人员操作相应的操作权限,有利于内部资料的安全性。对于管理资源较大的医疗卫生单位,为方便和单位其他部门以及供应商的资料信息交换,可采用开放式系统设计,但是代价是系统设计维护成本较大。

4 结论

医疗设备档案信息化管理是设备管理中的一部分,但是在医疗设备整个全生命周期中占有重要的位置,是对医疗设备经济效益评估、价值利用率等指标衡量的基础。如今随着医疗设备规模的增加,尤其是大型医疗设备的购置,需要对医疗设备档案的管理进行专门的研究以适应发展的需要。档案信息化是提供使用价值的途径,可实现快速的档案检索、数据分析,是今后医疗设备档案管理发展的必然趋势。

[参考文献]

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本文编辑 王博洁

Discussion of Informatization Management of Medical Equipment Archives

YAO Wen-po1, HUANG Ya-ping1, SUN Tao2, XU Da-jun3
1. Department of Medical Engineering, Nanjing General Hospital of Nanjing Military Command, PLA, Nanjing Jiangsu 210002, China; 2. Department of Medical Equipment, the Second Hospital of Nanjing, Nanjing Jiangsu 210003, China; 3. Department of Electronics, Bozhou Vocational and Technical College, Bozhou Anhui 236800, China

Abstract:The management of medical equipment archives is an important part of total life cycle management. Through analysis of documents produced from the medical equipment total life cycle which includes purchase requirement, maintenance and abandonment, static and dynamic medical equipment archives and the related informatization issues covering each link of the total life cycle are studied. The study of archives content and informatization issues of archives management shows that archives informatization is benefit for retrieving and reviewing medical equipment related information, greatly promotes the development of intelligent management of medical equipment and improves efficiency of equipment archives management.

Key words:medical equipment archives; total life cycle; hospital digitalization; informatization management; hospital asset management

[中图分类号]R197.323.1

[文献标识码]C

doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2017.01.037

[文章编号]1674-1633(2017)01-0136-03

收稿日期:2015-12-29

修回日期:2016-01-22