医院床位预约闭环管理信息系统的设计与实现
沈鑫彪，周小甲，周庆利
浙江大学医学院附属妇产科医院 医学工程科，浙江 杭州 310006
[摘 要]目的将信息化带入床位预约管理工作中，取代纸质工作。方法利用VB.NET的高扩展功能和数据库管理系统，设计了医院床位预约闭环管理信息系统，提高床位预约管理工作效率。结果经过逾期4年的使用，有效完成了53430条床位预约工作。结论床位预约信息化不但减缓了医患矛盾，还大大提高了床位预约管理的工作效率。
[关键词]床位预约系统；医院信息系统；床位预约；医院管理
0 引言
床位作为医院重要的医疗资源，一直是医院管理内容的一个重点。随着公立医院改革的深入，医保覆盖范围扩大，就医患者大大增加，给医院管理带来巨大挑战[1-2]。为了合理有序管理医院床位资源，许多大型综合性医院中采用床位统一调配方式来提高床位利用率[3-4]。而我院是妇产科专科医院，有其特殊性，在预约床位时，需要提供月经情况，包括末次月经开始时间、末次月经结束时间、是否绝经等信息。所以在床位预约过程中，患者月经时间、床位空余量以及病人是否可以按时出、入院等因素，造成病人预约信息需要频繁检索和更改，导致床位预约周期都在几周左右，有时甚至几个月。但传统床位管理采用的是手工记录在本子上的方式预约，不但工作量大，也存在诸多弊端[5-6]，给床位协调管理提出较大挑战。为此尝试设计了医院床位预约闭环管理信息系统。
1 床位闭环管理流程设计
系统应具有友好的用户界面，从医生开具电子入院单、预约登记到入院床位安排这些流程操作方便快捷，同时提供强大的信息检索功能。鉴于预约过程中可能出现的情况，系统同样具备一定的灵活性用以满足预约需求，如对于急诊病人，直接进入住院部床位信息系统，然后门诊办公室床位信息进行实时同步更新信息。我院妇科床位预约流程图，见图1。
2 系统的实现
2.1 数据库设计
由于床位预约作为门诊和住院部的中间环节，很多数据来自门诊和住院部，所以本系统与医院信息系统（HIS）对接。在本系统数据库只需建2张数据表，主要包括床位信息、病人基本信息和预约信息。在时效性上，本系统数据库与门诊和住院部信息系统数据库同步，以减少跨数据库的访问频率，同时减少了服务器的开销。在便捷性上，对诸如电话号码、门诊号码等常用且唯一信息设置索引，以提高检索效率。另外，将床位预约信息表与病人基本信息表分开，床位预约信息表主要包括影响入院时间的信息以及入院所需相关信息，根据工作量只作增加（表1）；而病人基本信息表中1个病人只对应1条记录，只作添加或更新（表2）。
图1 我院妇科床位预约流程图
表2 病人基本信息表（部分）
2.2 系统功能设计
2.2.1 床位预约信息录入及预约操作
为方便联系及安排床位，需要在系统中录入病人联系电话、末次月经开始时间、末次月经结束时间、计划入院起始时间、计划入院结束时间。末次月经开始时间指的是预约登记时间以前最近一次月经的开始时间；末次月经结束时间指的是预约登记时间以前最近一次月经的干净时间，或者因为月经还没有干净而推算可能的干净时间；计划入院起始时间指的是登记人员根据医院床位状况和病人协商大概合适的入院时间；计划入院结束时间指的是从计划入院起始时间开始，根据医院业务繁忙程度，可以容忍的占位等待时间，如果病人在计划入院起始时间到结束时间内都无法入院，而在计划入院时间之前又没有提出变更，则病人需要重新预约。
本系统对于病人预约状态的标识使用了已登记、已入院、待入院、已入外院、取消预约、等待病人电话和未取得联系。根据病人初步诊断结果对其进行一级、二级和三级的划分，根据病情程度依次降低，并在列表中以不同的背景颜色标识。
2.2.2 床位预约数据查询统计
本系统的数据查询和统计功能合用一个界面，根据使用者的选择提供所需结果呈现。查询功能主要是通过病人的相关信息，搜索调出做补充或修改、确认等；统计功能是帮助医院了解某段时间内病人床位的预约量，通过相关字段的联合搜索还可提供特定条件、不定条件的病人预约记录等信息，并可以报表形式导出到本地计算机系统。
在整个预约流程中，当需要确定病人是否可以在计划入院时间内入院以及出现病床后确认可以第二天入院并标记为待入院状态时，需要使用系统提供的查询搜索功能。工作人员根据计划入院时间等所需信息检索出已预约了床位的病人，考虑病情等级、月经情况等来联系确定待入院时间。待入院时间指的是登记人员与病人商定入院时间后，得到的合适的入院时间。在出现可用床位后，工作人员根据需要在结果显示页面检索出状态为第二天待入院的病人列表，方便登记人员与病人取得联系后进一步确定第二天的入院事宜。因为对待入院状态病人的查询是整个预约工作中的必须环节，所以单独为其设置一个显示页面，点击按钮可以刷新当天待入院状态的病人。
表1 病人床位预约信息表（部分）
本系统在界面设计上，为降低用户学习成本以及提高界面使用效率，将主要工作及显示结果放在了一个页面上。对联合搜索进行适当优化，提供合理结果。借鉴浏览器Web设计风格，使用选项卡控件分别显示当日所有的预约记录、待入院病人记录和查询结果。
2.2.3 同步门诊及住院部数据
本系统数据库与HIS数据库集成，病人预约床位时所需录入的基本信息，通过查询门诊数据信息得到，无需重复录入，并且支持身份证读取识别和医保卡读取识别，以减少失误率。当病人在住院部完成住院手续并在住院部信息系统中录入，本系统在第二个工作日登录后，就会更新标记，反馈给工作人员入院情况，完成闭环管理。当出现病人没有按预期入院时，则工作人员可以通过系统询问原因，和病人保持良好沟通。
3 系统应用及展望
本系统经过4年多使用，工作稳定、使用状况良好，不但减少工作人员的工作繁杂度，还减少因工作出错而带来的医患矛盾，而且“待入院”的缓冲概念引入也在一定程度上减少因病人临时有事而失约导致床位被白白占用的困扰。自使用以来，该系统得到患者和管理人员的认可，至2015年底，一共成功有效完成了53430条床位预约记录。为医院合理设置科室床位及床位规模[7-8]提供数据参考。本系统目前关于床位预约信息系统的进一步努力方向
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[8] 闫军玲,陈辉,杜小加.医院床位规模及利用的分析评价[J].解放军医院管理杂志,2011,18(6):556-557.是，系统通过标记的病情严重等级，整理出预约优先序列，通过服务器将床位预约信息推送给病人。随着大数据时代的到来，大数据越来越靠近人们的日常生活，相信HIS也会随着信息时代的发展而演进，不再局限于医院的局域网。
Design and Implementation of a Bed Reservation Closed-Loop Management Information System in the Hospital
SHEN Xin-biao,ZHOU Xiao-Jia, ZHOU Qing-li
Department of Medical Engineering, Women’s Hospital School of Medicine Zhejiang University, Hangzhou Zhejiang 310006, China
Abstract：ObjectiveTo bring informatization into the work of bed reservation management so as to take place of paperwork.MethodsThe bed reservation closed-loop management information system was designed by using the high scalability of VB.NET and the Database Management System, which improved the efficiency of bed reservation management.ResultsOver four-year application of the system had already completed 53430 pieces of bed reservation records effectively.ConclusionBed reservation informatization not only relieved the doctor-patient conficts, but also greatly improved the effciency of bed reservation management.
Key words：bed reservation system; hospital information system; bed reservation; hospital management
[中图分类号]TP311.52
[文献标志码]A
doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2016.07.027
[文章编号]1674-1633(2016)07-0090-02
收稿日期：2016-04-16
修回日期：2016-05-16
基金项目：浙江省公益性技术研究计划项目（2014C33082）。