我院对医用耗材供应商规范管理探讨朱红秀 成都市新都区人民医院 医学装备部，四川 成都 610500 [摘 要]本文通过分析供应商在医用耗材供应中存在的问题，针对不同的问题，采取相应的措施，规范了对供应商的管理，使我院医用耗材的采购管理不但更加符合国家相关规定，耗材质量也得到了保证。 [关键词]医用耗材；供应商管理；耗材质量；采购管理 随着医院规模不断扩大，医用耗材品种和使用量逐年增加，其管理的难度也逐渐加大，特别是供应商与医院之间，存在一些较为普遍的问题。总结我院耗材采购工作中，在供应商管理方面遇到问题，探讨解决问题的方法，达到对供应商进行规范化管理的目的。 1 供应商方面普遍存在的问题1.1 供应商法律法规意识淡薄 目前我院医用耗材供应商多达150余家，其中65%的供应商在提交资质时，或多或少存在资质不全、资质过期、超经营范围销售产品等问题。如我院2014年8月采购美国施乐辉关节镜配套使用的各类耗材时，我省某总代理商的经营范围不全，参照国家食品药品监督管理总局公布的医疗器械分类目录，该类耗材涉及有6846、6825、6854、6865四个类别，但该公司只有6846的经营范围。最为突出的问题为大部分供应商在提供销售人员销售委托书时，不符合国家法规要求，委托书内容欠缺[1]。如部分供应商销售委托书只写了委托某某在我院负责销售产品而已，没有委托期限、委托产品类别或具体的产品，也没有销售人员的身份证号等。 1.2 供应商不注重细节管理 供应商提供给医院的送货单各式各样，超过半数的供应商票据不符合国家对医疗器械的管理要求。一方面体现在送货单内容单一，产品的详细信息没有体现出来，如产品生产厂家、注册证号、失效期等重要内容[2]；另一方面，很多供应商在供货时，尤其是一次性产品，如一次性使用口罩、一次性使用无菌导尿包、一次性使用麻醉呼吸管路等，往往没提供随货同行的批检报告，或提供的批检报告与实际产品批号不符，甚至出现批检报告没有加盖供货商印章等情形。除此，送货单上填写的内容与实际产品或与资质证件不符，主要表现在产品的名称和规格与实际产品或产品资质不能唯一对应，如四川某科技有限公司为我院提供的Access免疫分析系统专用试剂—“清洗缓冲液II”，公司在送货单上标明的产品名称为“清洗液”，厂家填写为“贝克曼”，其实这个产品是苏州生产，厂家全称为“贝克曼库尔特实验系统（苏州）有限公司”。 1.3 供应商送货不及时 为我院供货的150余家供应商里，有70%的供应商能按照医院要求的时间送货，但有30%的供应商仍然存在一些问题，如没有按照医院采购方提出的送货时间、送货数量、送货到达点等[3]，甚至于有些供应商存在备货不足的情形，导致不能如期送货。如2014年4月8日，我院采购员通知供应商供10件医用胶片的计划，要求供应商于4月18日前送货至库房，但该公司28日才将货送到医院，导致放射科25号晚打电话告之胶片已用完，当晚我部只好从兄弟医院借胶片。如果该供应商提前有备货，则不会发生此类事件。 1.4 供应商及销售代表更换过勤 有些供应商供货不到1年就进行公司更换，还有些供应商不断更换销售代表，每次更换医院都要重新审核资质和建档[4]，无形中加大了医院对其管理的难度。我院出现这种情形最多的是销售专科类耗材的供应商，如吻合器、特殊敷料等，在2014年度，公司在供货期间进行更换的有4家，同一公司更换销售代表超过2次的有3家。 2 对策2.1 加强供应商法律法规培训，建立资质证件专件档案 具体做法：① 建立医院供应商群，重要信息传群里共享，便于供应商下载学习。如近2年，国家药监总局、国家卫计委先后发布国务院650号令《医疗器械监督管理条例》，局6号令《医疗器械说明书和标签管理规定》，《消毒产品卫生安全评价规定》等，将其发到群里，并将重要的条款给予了划线，以引起重视；② 对每个供应商进行供货分类（如植入类、消毒产品类、普通耗材类、口腔材料类、检验试剂类等）后建立资质证件专件档案，每个档案列出目录，内容包括了证件名称、证号、有效期等信息，以便日常查询[5]。通过互动学习与规范供应商行为，有力提高了医院对医用耗材管理的规范化程度。 2.2 规范供应商送货单格式 为保证产品的溯源性，针对不规范的送货单，依照《医疗器械监督管理条例》中第三十二条的规定，制定了统一的送货单格式，其内容涵盖了国家法规里规定的全部内容。属于一次性医疗器械，要求供应商每次送货提供加盖供货商印章的产品检验报告单，进口产品提供报关单、属于商检的产品提供商检报告等。 2.3 规定产品供货时间和对供应商进行季度考核 以往大部分供应商通过物流形式供货到医院，该方式易出现货物送至库房时，产品外箱已破损；拆箱验货时，发现票据与实物不符，甚至于产品数量、品规出错等情况，加大了库房工作难度。为维护双方利益，针对医用耗材的特殊性，我院对采购流程进行了调整，由临床随需要随时提交计划的模式改为每月1～5号（特殊情形除外）提交申购计划单，采购部门审核后统一采购。采购员在通知供应商时，告之供应商供货时间和送货地点，取消了省内供应商通过物流形式供货而改为公司自行按期送货至库房，双方当场验收，出现产品或票据等问题时，当场处理[6]。同时，对供应商日常表现进行记录，季度进行考核，并制定了考核细则： （1）品质保证能力40分。① 凡与医院有供货关系的，必须签订“供应商服务承诺书”、“购销廉洁承诺书”；② 产品发生质量问题一次扣2～10分；③ 未按医院要求供货，包括送货单登记不齐、票据错误、一次性产品每次供货超过2个以上的批次，且一次性产品检验报告未随货同行等发生1次扣2分。 （2）供货情况30分。① 未按采购员提出的供货时间送货（一般5个工作日）发生1次扣5分；② 供应商应按采购员通知的产品名称、规格、数量供货。多送、少送均视为未按要求，发生1次扣2分。 （3）配合度（服务）30分。① 库房在验货中，发生问题时，供应商应积极响应。如产品不符合验收标准，需要退货、换货等，供应商未按库房要求及时办理的，发生1次扣2分；② 供应商未按照医院要求，对送货单、票据没有按照库房要求按时开据的，发生1次扣2分；③ 所有产品都必须送达至库房并按要求整齐摆放，违反1次扣2分；④ 产品在临床使用中出现问题，甚至于因产品引发可疑医疗器械不良事件、医疗纠纷等，供应商应按医院通知的时间来院处理，若供应商不能积极配合妥善处理的，发生1次扣20～30分。 （4）年度评价。医院每季度对供应商进行以上3方面考核，总分值为100分，等级按优、良、中、差进行。同时，每年开展一次供应商总评价，4个季度总分的平均分值为年度评价值，凡年度评价值在85分以下的，视为差级，采购员将上报医院医学装备委员会，经委员会论证是否取消该供应商供货资格[7]。凡取消的供应商以后不能在医院里推销任何产品和参加医院组织的一切招投标活动。 2.4 对于供应商屡次更换等问题的处理 如果供应商在1年内更换公司或销售人员频繁，需查实原因，视情况进行处理，必要时取消该供应商供货资格。 3 结论我院近2年来针对供应商存在的问题进行认真分析并采取了以上措施，使如今采购的各类医用耗材质量更为可靠，临床使用更为规范、安全[8]。我院医用耗材在管理水平上得到了主管部门的认可，近年来也未发生过因医用耗材质量问题引发医疗事故。随着我院规模不断扩大，医用耗材的采购与使用逐年增加，2013年全年采购各类医用耗材2329万元，2014年度采购3150万元，2015年上半年采购2381万元。每年采购量递增最大的为检验试剂，2013年采购866万元，2014年采购1253万元，2015年上半年采购达998万元，全年估计将采购检验试剂约2000万元。只要继续采取强有力的措施，不断规范与加强医院对供应商的管理，定能充分保证各类医用耗材质量的可靠性和可追溯性，也能促进医院医用耗材管理真正迈向规范化轨道。 [参考文献] [1] 李萌.关于医疗器械采购管理问题分析[J].经营管理者,2014, (25):66-67. [2] 翟光明.采购与供应商管理[M].北京:中国物资出版社,2009. [3] 周云.采购成本控制与供应商管理[M].北京:机械工业出版社,2006. [4] 柴彩凤.医疗器械集中式管理的体会[J].河南外科学杂志,2008, 14(4):144-145. [5] 朱红秀.医疗器械资质审核与效期控制[J].中国医疗设备,2014,29(4):96-98. [6] 何秀芳.关于医疗器械采购及库存管理的分析[J].大家健康(学术版),2014,(17):160-161. [7] 赵小惠,孙林岩.供应商选择模糊决策方法[J].工业工程,2002, (9):12-15. [8] 牟丽娟.医疗器械采购中加强供应商管理与合作的建议[J].企业导报,2013,(13):47-48. Discussion on the Standardization Management of Medical Consumable Suppliers ZHU Hong-xiu Abstract：Through analysis of suppliers’ issues in supply of medical consumables, corresponding measures were taken accordingly in this paper so as to standardize the supplier management. As a result, procurement management of medical consumables in the hospital was more compliant to the relevant provisions of the state. And the quality of medical consumables was also guaranteed. Key words：medical consumables; supplier management; consumable quality; procurement management [中图分类号]R197.39；R197.3 [文献标志码]C doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2016.07.051 [文章编号]1674-1633(2016)07-0155-03 收稿日期：2015-08-21 修回日期：2015-09-04 |