浅谈现代医院物资供应链中二级库管理
李维嘉1,2，张雷2，钱建国2，吴正灏2
1.上海理工大学 医疗器械与食品学院，上海 200433；2.复旦大学附属华山医院 装备科，上海 200040
[摘 要]二级库管理的推广使得医院在物资供应链上的管理更加全面，完成了从库房到科室、从科室到病人的全跟踪。为核算管理提供了有力的数据支持。二级库管理系统的功能采用模块化设计，包括科室需求管理、二级库管理、综合业务查询、报表统计、基础数据维护。此外实现二级库个性化管理，根据不同临床需求开发一物一码管理、智能化提醒功能和多系统界面整合。用现代化手段和二级库管理不断优化物资供应链，实现医疗物资精细化管理、“零库存”目标。
[关键词]医用物资；二级库；供应链；精细化管理
引言
在医疗卫生改革的不断推进下，2014版《医疗器械监督管理条例》中对医院用医疗器械、医用耗材的使用单位提出更加全面、更加完善的管理要求。而在新的医疗技术、科技革新的冲击下，各类的医用物资使用量、使用品种、使用价值也在不断的增加，物资供应链管理在医院运营中所占据的地位越来越重要。同时随着医院精细化管理的推进，管理的难度也在不断的增加。以往的物资管理系统，即一级库管理，功能出现一定的局限性。物资仅完成从库房到科室的记录，不能完成对出库物资的全跟踪，出现数据断流，使核算管理缺乏有力的数据支持。为完善管理过程，掌握物资流向，对物资系统进行二级库管理方面的开发显得十分必要。
1 二级库定义
二级库一般指各科室、病区在医院物资一级库领用材料后形成的库存，通过设立二级库，将医院物资管理的触角下沉到科室，为精细化管理奠定了基础，实现了物资的计划、采购、领用、使用及收费的全过程管理。对耗材的衔接收发起到了关键的作用，能有效控制材料管理中常见的冒领、乱领、错用、乱用的现象，进而降低医疗成本。
2 基于物资供应链下的二级库实施
2.1 医用耗材二级库整体设计核心
目前华山医院的二级库房建立在中心库房的管理之下，以4个目标为核心制定相应管理制度[1]：① 降低库存减少资金占用：提升供应链效率，加快库存周转，为库存物资设置高储、低储、安全量警戒线，在确保临床正常使用的情况下将库存量减少，并通过系统实时掌握全院各级库房库存情况；② 及时供应满足临床需求：使用网络物资订单管理，使得请领请购一体化。淘汰了纸质申领单统一使用电子订单，易于保存方便管理；③ 使用安全确保病人利益：利用条形码实现批次效期管理和病人追溯，通过微信验收控制不良事件；④ 成本控制杜绝不合理浪费：对可收费材料使用流程化管理、消耗材料使用定额管理与事前控制，为精细化成本核算提供数据支持[2]。医院二级库流程见图1。
图1 医院二级库流程图
2.2 医用耗材二级库功能模块
二级库能满足我院临床科室对于日常医用耗材、供应商等管理工作，功能主要分为以下五大模块（图2）。
（1）科室需求管理：主要针对临床医生、护士或者技师在日常工作中对消耗性材料提出的需求进行管理，由耗材管理员进行统一审核并上报至中心库房。该模块能对订单进行统一管理、追溯订单执行进度、根据高低储自动请领。
（2）二级库管理：对二级库出入库物资进行记录。详细记录出库物资的使用情况，申请人、使用时间物资批号等。完善管理过程，避免数据断流，掌握物资流向。
（3）综合业务查询：可以实时查询二级库库存情况和物资使用历史情况。
（4）报表统计：汇总当月耗材入库明细、使用情况。在物资供应链集中配送的模式下各科室可以根据报表统计及时调整库存、上报使用情况、控制经费支出。
（5）基础数据维护：统计归纳各类产品信息、供应商资质、厂家授权、业务联系方式和医保代码等数据。其中为了各科室方便使用，对二级库物资字典添加了“选择”和“归类”功能。科室物资管理员可以对物资字典内的产品设置请领、请购权限，对金额较高或植入类产品设置专人请购权限或定额请领。此外可以通过套餐设置可以对同类产品或同品牌产品进行“归类”，方便临床使用人员查找。
图2 医院二级库功能模块
2.3 医用耗材二级库的精细化管理
采用更加全面、完善的二级库制度势必为了追求更加精细化的管理。在现代化信息系统的辅助下可以有效、快速的完成出库、入库、登记等操作[3]。但是与原来随心所欲的使用耗材相比仍然是加重了职能科室与临床科室的工作量。为了在有限人力资源的情况下，贯彻国家卫计委、医院管理要求，根据不同的医用耗材、不同的管理要求等级，针对不同科室开发了二级库系统。目前根据我院临床需求已经开展支具室二级库、检验科二级库、试剂二级库、供应室二级库、手术室通用材料二级库、普外科手术室二级库、神经外科手术室二级库、 眼科手术室二级库、DSA二级库、心导管室二级库。共覆盖医用耗材3000多种，使用耗材金额超过1亿元。
以我院检验科二级库为例。检验科所使用的体外诊断试剂与普通耗材相比有着保存条件苛刻、有效期较短的特点。体外诊断试剂的冷链运输要求较高，一般需要保存2～8℃的冷藏，避光并不能倒置。而它的有效期相比较于普通耗材的一年至两年试剂的有效期往往只有3～6个月，所以避免试剂过期、防止误使用过期体外诊断试剂是检验科长效机制的重点工作。针对试剂的特殊性，对检验科二级库采用一物一码的管理模式。在供应商出库时通过网络登录一物一码管理平台为试剂打印条形码。条形码是系统按照公式规则赋予试剂，其中包含了试剂的批号、有效期、规格、供应商等信息。由中心库房接收并出库至检验科二级库，检验科在接收时可以查询每样试剂的条形码。在领用出库时必须使用条码枪扫描条形码，如果条形码所记录的有效期已经过期系统则会提出警告并禁止使用。与此同时通过条形码所记录下的所有试剂有效期可以通过系统设置提前提醒，避免试剂过期造成科室经济损失。通过一物一码的管理模式确保体外诊断试剂的安全使用，防止不安全事件的发生。同时通过提前预警合理安排试剂的使用顺序避免造成科室、医院的经济损失[4]。
2.4 个性化智能提醒功能
电子化管理相较于纸质档案的优势除了方便保存，还能实时统计证件、耗材的动态情况[5]。为了将电子化管理的优势更好的应用在临床科室管理中，为每个二级库提供了个性化设置智能提醒窗口。各科室二级库可以根据特点自由设置智能提醒窗口的内容：过期产品注册证、过期授权书、为处理采购订单、高储低储等。也可以设置日期提起预警[6]。
2.5 不良事件追溯
不良事件除了第一时间安置病人外，及时追溯源头避免事件扩大也是处置过程中重要的一步。二级库房管理延续了中心库房以条线码为核心的闭环管理[7]。通过不良事件中使用耗材的批号在业务综合查询中逐步向上追查改耗材院内周转流程：科室领用时间领用人、中心库房出库时间、验收员验收时间与验收结果。并且配合微信验收时的产品照片可以清晰、迅速的反应耗材的使用情况[8]。
3 医院二级库管理的探讨
3.1 多系统整合
随着二级库精细化管理的全面铺开，已经涉及医院多方面业务。然而HIS系统、消毒灭菌系统等软件仍然是各科室甚至全院必要的功能。二级库管理作为全院物资供应链的精细化管理面向科室的窗口端，可以满足不同临床科室的要求，但是作为面向全院物资供应链的系统要做到十八般武艺样样精通是不可能的。系统对接在二级库推广过程中成为了首要难题，需要各科室积极配合和双方软件供应商的协调。
3.2 “零库存”的持续改进
随着二级库管理的推广，由科室提交的申请更加贴近各科室的耗材使用情况、分布特点[9]。将中心库房的库存量分散至各个科室后，仍将加强对科室耗材管理员的培训与指导，分析月耗材使用量报表帮助临床科室减少库存量。同时优化采购流程，精简供应商与科室的P2P配送方式，加快物资周转流转，努力实现“零库存”[10]。
4 医院二级库管理展望
目前医用耗材信息较多，代码种类较为复杂。产品注册证、生产批号、医保代码等信息在进入医院物资供应链时需要通过手动输入系统内，工作量大且容易出现错误。缺少统一标准的产品“身份证”，简化医用耗材录入物资供应链流程，扩大物资追溯范围[11]。
在社会飞速发展、科技持续进步的现代医疗背景下，精细化、个性化的医疗就诊势必为未来发展方向。而国家的各项法律政策也鼓励支持医院采用先进的、信息化的管理手段。每一位病人就诊情况、医用耗材使用次数、植入物的实时情况记录的不但是病人的安全、健康，更为下一位病人的就医提供了详实的数据支持[12]。做好医院数据化管理、二级库精细化管理是医院前进的必经之路。
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Grade Ⅱ Storehouse Management in Material Supply Chains of the Modern Hospital
LI Wei-jia1,2, ZHANG Lei2, QIAN Jian-guo2, WU Zheng-hao2
1. School of Medical and Food Engineering, University of Shanghai for Science and Technology, Shanghai 200433, China; 2. Department of Equipment, Huashan Hospital of Shanghai Fudan University Medical College, Shanghai 200040
Abstract：The promotion of Grade Ⅱ storehouse in the hospital makes the management of products supply chain more perfect and realizes full-round tracking from the warehouse to the department and from the department to the patient, which provided a powerful data support for accounting management. The function of the Grade Ⅱ storehouse adopted modular design, including department requirement management, Grade Ⅱ storehouse management, comprehensive business queries, statistics report, and basic data maintenance. Moreover, personalized management of Grade Ⅱ storehouse was realized and code management, intelligent reminder function and integration of multi-system interface was developed according to different clinical requirements. In order to realize the medical products elaborating management and zero inventory, modern methods and Grade Ⅱ storehouse management should be adopted to continuously optimize the material supply chain.
Key words：medical materials; grade II storehouse; supply chain; delicacy management
[中图分类号]R197.323.1
[文献标识码]C
doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2016.11.041
[文章编号]1674-1633(2016)11-0140-03
基金项目：补充说明
田书畅等刊登于《中国医疗设备》2016年第31卷第10期医院数字化板块的《医院护理人员管理系统的设计与实现》（文章页码：93-94）基金项目：南京市医学科技发展资金“青年工程”人才培养专项经费资助项目（QRX11033）。
通讯作者：蒋红兵，研究员级高级工程师，主要从事医疗仪器与器械研究。
收稿日期：2016-02-18
修回日 期：2016-03-01
通讯作者邮箱：cmdjhb@126.com