实验室试剂耗材的三级库管理模式应用
罗青，苏义武
武汉大学中南医院 社会医疗发展部，湖北 武汉 430071
[摘 要]本文结合我院实验室试剂耗材三级库管理的流程，讲述了我院引入的全新管理模式，该模式实现了试剂耗材全流程的信息化管理，各环节流程清晰、分工明确，职责分明，使得试剂耗材的管理更规范、更科学、更完善，提升了业务运作效率的同时，达到了精细化管理的要求。
[关键词]实验室试剂；耗材；条形码；三级库
随着医学水平的不断提高，医学检验项目不断增多，检验实验室需要管理的试剂和耗材种类也随之越来越多[1]，在实验室日常支出中，试剂耗材成本占80%以上，如何加强试剂耗材规范化管理，降低试剂耗材的使用成本成为各大医院实验室都非常关心的问题。
大多数医院往往只重视采购，对于入库、领用出库及后续的监控只是形式上的管理，跟踪与反馈较差[2]。我院凭借物资供应链管理系统上线的契机，引入先进的物流管理理念，大力打造检验科试剂耗材三级库管理模式，对试剂耗材进行一物一码管理[3-5]，实现从采购计 划到入库、出库全流程闭环管理，从而实现实验室试剂耗材管理的规范化、精细化和个性化[6]。
1 管理模式及流程
系统将检验科设定为二级库房，统一负责与中心库房的对接，检验科二级库库房下面按照检验专业小组分三级库房，包括生化室、免疫室、基因室、临检室、细菌室、门诊检验科共6个三级库房。期望达成的目标和效果如下：① 检验科设立二级库房，对每个班组的采购需求、入库验收以及班组领用进行监管；② 检验科内部根据小组设立独立的三级库房，对试剂进行一物一码（图1）管理，各个班组每日按实际需要领用；③ 根据检验收入和试剂消耗金额分析，节约试剂消耗管理。
图1 检验试剂耗材一物一码条形码
检验科二级库、三级库管理流程，见图2。全流程由三级库（生化室、免疫室、细菌室等小组）、二级库（检验科）、中心库房（本文所指的中心库房实际为我院设备处耗材库房，负责耗材、试剂的入库验收、出库确认等，实际业务管理者为设备处耗材库房库管员）、中心库房采购中心、供应商、财务会计组成。整个流程从采购申请、采购计划、采购、配送到入库、出库，形成检验试剂耗材的全流程闭环管理。以下具体说明。
1.1 小组需求申请
各小组提交试剂耗材采购需求并提交给采购管理员，各小组可以根据各试剂耗材的消耗情况制作采购计划，也可以将小组日常使用的试剂耗材以套餐的形式做成组合，便于快速进行采购申请，避免单个物品的查找、添加。
1.2 库管采购管理
科室二级库采购管理员，将各小组提交的试剂耗材申购需求进行过滤，按照实际情况汇总采购计划，提交由科主任审批，科主任同意提交之后，流程转交下一步。
1.3 供应商配送
上一步科主任审核通过的采购订单，发往供应商门户网站，供应商在网站上处理采购订单，填写批次、效期、发票等信息后，打印带条码的配送单和发票随货发往医院中心库房。
1.4 入库转出库
中心库房将检验科申请、订单信息、实物进行核实，然后通过扫描配送单条码生成入库单，入库记账后自动生成出库单出库给检验科，最后安排人员将试剂耗材配送到检验科。此过程有另外一个方案：供应商将带条码的配送单和发票随货发往检验科二级库房，然后通知中心库房相关人员到现场核实，这也不仅节省时间，减少试剂耗材在外流转的环节，降低试剂耗材损坏的几率，同时减少二次搬运环节，节约了人力成本。
1.5 接收入库
该环节将检验科二级库房接收的试剂耗材分配到各小组三级库，按照试剂耗材类型分两种情况处理：如果是检验科公用试剂耗材就直接进行出库消耗，不需要分配到各小组；如果为小组专科使用试剂耗材，则在入库界面打印一物一码，贴在试剂耗材上，该条形码包含库房名称、出库日期、试剂耗材名称、批号、失效日期等关键信息，不仅在出库、使用方面让管理人员一目了然，而且对于试剂是否过期也非常有意义。
1.6 试剂耗材出库
各小组领用试剂耗材后，通过在系统中扫描一物一码，进行出库登记，同时减少三级库库存，生成试剂耗材消耗记录。结合最近多次出库的记录以及特定项目使用试剂耗材的量即可得出相对准确的检验项目成本、收益。
2 讨论
检验科试剂耗材有规范的字典管理，并且与设备处中心库房保持一致，不能随意增加、删除、修改项目字典，便于医院规范化管理。三级库管理系统中还会对试剂耗材的有效期以及低库存警报进行提醒，避免试剂耗材失效以及无物品可用的情况发生。结合一定时间范围内试剂耗材的消耗金额与检验项目的收入金额，可以对试剂耗材的使用情况进行定量分析，对超量的情况予以控制，节约试剂耗材消耗，减少成本。
检验试剂耗材均贴有唯一的条形码，实现了试剂耗材的一物一码管理，使用的时候只需要扫条码即可自动关联相关信息，省时省力。启用三级库管理模式后，各小组不再保留库存，每日按实际需要进行领取、消耗，避免试剂耗材堆积，减少库存占用以及小组试剂支出。
精细化管理的过程往往伴随着业务流程的复杂化，科室负责人需要认真听取内部员工的意见，主动与中心库房等部门做好沟通。比如，我院中心库房每月25日扎帐，停止所有耗材、试剂的出入库，此时如果需要紧急使用试剂，中心库房不能正常办理出入库手续，导致试剂不能使用，此时可以由科室负责人与设备处长沟通，对检验科进行特殊对待，将扎帐时间缩短到两天，即可解决问题。另外系统业务模块精细化后，对应的管理员也需要增加，如何划
图2 检验科二级库、三级库管理流程图
分人员的权限，也是科室负责人需要考虑的问题。
3 结语
该模式在我院检验科2015年6月份上线使用以来，经过多个部门不断讨论、业务人员不断提出优化意见、不断地完善，目前各模块、环节运行平稳，与原先手工管理模式相比较，取得了不错的效果。科室负责人不再担心出入库的单据签字确认问题，系统将申购、审批、入库、出库、使用各个环节的信息都可以完整的展示，如有疑问，只需点开对应的单据进行查看，一目了然，完全可以杜绝担心虚假、问题单据[7]。各小组负责人也不用花费大量时间清查库房，人工记录什么时间需要采购哪些试剂、哪些试剂最近可能失效，只需进入系统即可在醒目的位置看到相关信息，从而可以节约更多的时间、精力去提高专业水平和加强管理。另外，根据试剂的使用记录，可以计算出检验项目的成本，为下一步成本核算和精细化管理做好准备[8]。
总结我院检验科三级库管理模式的实施过程，该模式的实行对管理人员的素质、水平都提出了严格的要求，为了能够成功推行该模式，需要院领导大力支持，各科室（检验科、设备处、信息中心）及时沟通，密切配合，制定完善的实施计划，利用实施厂家在其他医院优秀的管理经验稳步推进[9]。
该模式的应用在提高管理水平、管理效益的同时，也加强了管理人员对业务的监控。使高值耗材的管理流程更规范、更科学、更完善。
通过业务流程再造，改变了原来职责不清、权责相背的现象。条码化管理使中心库房、使用科室的业务一体联动，追根溯源，做到了业务数据的有凭有据，真实可靠。这样有效地降低了医院流程管理运作成本，改变和改善了成本结构，提升了业务流程运作效率,真正做到了向管理要效益[10]。
[参考文献]
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[8] 徐灼均,莫和国,梁映亮.临床实验室检验耗材的全程信息化管理在医院效益分析中的应用[J].医疗卫生管理,2014,30 (22):3496-3497.
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[10] 李洋,张奕,单春龙,等.浅谈ERP系统在医院高值耗材管理中的应用[J].中国医院管理,2010,30(8):30-31.
Application of Three-Level Storeroom Management Model for Laboratory Reagents and Consumables
LUO Qing, SU Yi-wu
Department of Social Medicine Development, Central South Hospital of Wuhan University, Wuhan Hubei 430071, China
Abstract：Based on the three-level storeroom management process in the hospital, this paper described the introduction of a completely new management mode for administration of reagent and consumable libraries. The mode realized information management of the whole process and provided a clear picture of each step involved in the examination with distinguished responsibilities. As a result, it ensured the reagents and consumables were managed in a more eff cient, scientif c and improved way. Additionally, it improved the operation eff ciency of the business and reached the requirements of f ne management in the meanwhile.
Key words：laboratory reagent; consumables; barcode; three-level storeroom
[中图分类号]R197.3
[文献标识码]C
doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2016.10.044
[文章编号]1674-1633(2016)10-0136-02
收稿日期：2016-06-13
修回日期：2016-06-16