医用耗材采供信息系统在我院的应用
蔡鷖，王奎明
南通大学附属医院 设备科，江苏 南通226001
[摘 要]本文就我院医用耗材采供信息系统中医用耗材的采购、验收入库、出库发放、库房管理等模块功能的具体应用进行了阐述。该系统的应用，使我院医用耗材的采供管理上升到专业化、规范化、信息化的运营水平。
[关键词]医用耗材；耗材采供信息系统；库房管理；预警机制
0 前言
医用耗材是医院日常医疗及护理工作得以开展的物质基础[1]， 直接关系到患者健康和生命安全。随着现代生物医学工程技术产业的飞速发展，医用耗材越来越广泛地应用到病人诊断治疗及护理操作过程中。医用耗材品种规格繁多[2]，在临床上使用面广、消耗量大，但对其管理显得相对薄弱。因此，如何选择、采购、管理、应用医用耗材，一直是医疗工作的工作重点[3]。我院自2014年引进了医用耗材专用管理软件，建成医用耗材采供信息系统，系统中采购控制、验收入库、出库发放、库房管理各模块功能的实现，解决了医用耗材管理中的一系列难题，使医用耗材的采供管理上升到专业化、规范化、信息化的运营水平。
图1 医用耗材采供系统流程图
1 医用耗材采供信息系统的应用
医用耗材采供系统流程，见图1。
1.1 采购控制管理
1.1.1 供应商证照管理
我院以往对医用耗材供应商的证件管理存在不完整、资料的查找和核对不方便等问题。采供系统建成后，把参加集中统一招标，中标并与院方签订了供货合同的厂商的证件一次性录入系统保存。每增加、减少、更换供货商，系统就做相应修改。对普通医用耗材主要是《医疗器械生产许可证》、《医疗器械企业经营许可证》、《医疗器械产品注册证》三证和中标资质管理。而对高值耗材，除了三证外，还必须有《医疗器械产品注册登记表》、经营单位法定代表人鉴署的供货合同、廉政协议、销售人员、销售产品委托书及销售人员身份证复印件。通过互联网查询、核对供货商证件的真实性、有效性、合法性，实现了对供应商证照的有效监管。供应商证照档案管理流程，见图2。
图2 供应商证照档案管理流程
1.1.2 采购管理
每月中旬先由使用科室在系统中详细填写《医用耗材领用申请表》后，提交到库房保管员处。月底，仓库保管员和采购员对库存的医用耗材进行盘点后，按定额共同研究拟定采购计划，然后，在系统中生成《医用耗材采购申请单》提交给采购员，经逐级审核批准后方可采购[4]。由于医用耗材的需求具有复杂性、多样性和灵活性，以往常会出现联系错供应商，或供应商送货品种、数量与实际订货数不符的现象。应用信息系统后，可以把采购订单以短信的形式发送给供应商，并要求供应商及时回复，实现了供需双方信息化的互动，大大减少了差错的发生。
1.2 验收入库管理
1.2.1 常规验收入库
医用耗材入库实施货票同行，库房管理人员根据采购申请单，查看发票上的信息，对到货的医用耗材进行验收、清点数量、登记入库，并在系统生成采购验收入库单。入库登记要实物对照，取样拍照留档，做到看仔细、摸透彻、记清楚、对明白、分厘不差；通过查看是否破损、松懈、改包、雨淋等来判断货物的优劣，确保医用耗材的安全性。送货人员需提供正式的送货清单和产品的合格证明，要与实物进行核对，一个项目不符合都不能办理验收手续。验收合格后账务人员方可根据发票录入打印入库单，账物员和仓库保管员审核后签字。验收不合格的当场退货。
1.2.2 预入库
在实际工作中往往会遇到货票不能同行的情况：如供货商在外地、供货方没货临时从它处调货、月初税务部门发票结算、临床上突发事件或手术急需要求货物随时送达等而发票滞后，这样容易给库房管理工作带来了混乱。对于上述情况应用信息系统对未到发票的货物进行预入库登记管理，即品名、规格型号、产品批号、有效期、数量、价格、供货商等,以便发票送达后进行核对入库。
1.3 发放控制管理
1.3.1 出库管理
遵循“先进先出、近效期先出、按批号发货”的原则：① 高值耗材在临床科室实行二级库管理模式，由一级库下发二级库，二级库直接针对患者。临床科室在患者手术记录上粘贴高值耗材条形码，设备科和临床科室在信息系统中记录所使用的高值耗材的名称、规格型号、批号等信息，采供管理系统直接和医院信息系统（HIS）对接，已使用的高值耗材与使用的患者建立关联数据库，便于追溯；② 加强一级库的管理，建立规范出、入库程序[5]；③ 普通耗材由各科室及护理单元在其HIS网络终端提出领取材料的品名、规格、数量发送到库房医用耗材专用管理系统终端，接到申请后，由账务人员打印出《医用耗材出库单》，包括：科室、品名、规格、数量、单位、生产厂家、单价、金额、出库日期，一式2份。发放的医用耗材由库房保管员和领取员共同清点数量，检查外包装无损、发放数量无误，领取员签字后，使用科室1份，仓库保管员1份，建档备案。在确保科室够用的前提下，仓库保管员定期到系统后台上核查科室的领取量和使用量是否相一致，杜绝了货品名称多样化引起的供需不符、积压浪费等不良现象的发生。
1.3.2 库存预警
系统建立了预警机制，设置安全库存，优化订货流程。库存耗材均设定上、下限报警，管理系统自动提示仓库保管员定货、缺货产品，及时通知临床科室更换适宜产品，避免因缺货造成医疗风险，以便及时拟定计划补充货物。这样既保证了临床的供应，避免了积压又节约了资金。
1.4 库房管理
1.4.1 库房盘点管理
库房盘存工作中医用耗材库房管理人员必须做到医用耗材账物相符,定期对库存物品进行清点盘查，一般为每月1次,同时打印列出医用耗材的库存盘点清单。操作方法：由2人用人工的方式对库中的实有物品进行逐一清点，将实际物品数量与库存清单相核对，账物不符时及时查找原因，进行纠正，并进行盘存盈亏登记，使其与实物相符。并将每月的库存清单打印装订，归档保存，以备审核。
1.4.2 效期预警管理
利用信息系统建立效期预警机制，确保“先进先出，近期先出”的原则。对验收合格的医用耗材入库时，库房管理员将详细录入该批医用耗材的入库时间、入库单号、品名、数量、规格型号、单价、发票号、生产厂家、供应商、生产批号、灭菌批号、有效期等，当该批材料的失效期接近3个月或3个月未有出库记录时，系统在生成月库存清单时发出安全预警，提醒库管员及时做换货、退货处理，保证了医用耗材的合格性，杜绝了积压浪费的现象[6]。
2 结语
由于医疗耗材的复杂性和新产品的不断出现，再加上人为因素的影响，往往使其变化更加复杂而无法进行合理的控制、统计。而信息管理系统的建立，一方面不会因政策的变化、人员的变化而变化，另一方面计算机管理系统会随着时间的推移不断地得到丰富和充实[7]。
我院自实施医用耗材采供信息系统以来，利用网络优势实现了一体化管理，解决了院内耗材统一的条形码编码；健全了供应商档案管理，保证了证件的齐全性、真实性、有效性；加强了医疗耗材管理采购的科学性、合理性[8],提高了工作效率,为医院的信息化建设打下了良好的基础。
[参考文献]
[1] 赵艳琼.浅谈医疗耗材库房的网络化管理[J].中国医学装备, 2012.3(7):65-67.
[2] 张坚.医院耗材供应链一体化管理的应用[J].中国医疗器械杂志,2013,(4):304-307.
[3] 韩爱斌.医用耗材信息化管理模式的探索[J].中国医疗设备, 2014,29(12):103-104,108.
[4] 谭丹华.医用耗材的管理制度和建议[J].中国医疗器械信息,2008,6(14):51-54.
[5] 韩春蕾,陈默蓉.医用耗材分类编码与统一高效的监管体系[J].中国医学装备,2011,8(7):11-16.
[6] 张凤勤,陈姗姗.医用耗材库房管理方式探讨[J].中华实用诊断与治疗杂志,2013,27(4):413-415.
[7] 于春华.医院医用耗材(库房)管理技术规范的探讨[A].江苏省第一次临床医学工程学术会议论文集[C].2011．
[8] 杨宁,王倩.浅谈手术室一次性无菌库房管理[A].中华护理学会第15届全国手术室护理学术交流会议论文集[C].2011．
Implementation of the Medical Consumables Purchase Information System in Our Hospital
CAI Yi, WANG Kui-ming
Department of Equipment, the Affi liated Hospital of Nantong University, Nantong Jiangsu 226001, China
Abstract：The paper explained the implementation of the information system in our hospital, including functioning modules such as the control of medical consumables purchase, quality check before acceptance to storage, delivery from storage and distribution, as well as the inventory management of the medical supplies. The application of the information system allows our hospital to reach the level of professionalization, standardization, and informatization in the management of medical consumables purchase.
Key words：medical consumables; consumable purchase information system; management of storage; proactive warning mechanism
[中图分类号]R197.39
[文献标志码]C
doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2016.01.052
[文章编号]1674-1633(2016)01-0161-03
收稿日期：2015-03-12
修回日期：2015-03-24